商业合同签订及归档管理模板.docVIP

商业合同签订及归档管理模板

一、适用业务场景

本模板适用于各类企业开展日常业务合作时的合同签订及后续归档管理，具体包括但不限于：

产品/服务采购与销售合同（如原材料采购、设备采购、服务外包等）；

合作开发、技术许可、知识产权转让等专项合同；

劳动合同、租赁合同、委托代理等常规商务合同；

需要规范流程、防范法律风险及保证合同可追溯性的其他商业合作场景。

二、全流程操作指南

（一）合同准备阶段

需求明确与合作方筛选

业务部门根据合作需求（如采购标的、服务内容、合作期限等），明确合同核心条款（价款、数量、质量标准等）；

对合作方进行背景调查：核实其营业执照、资质证书（如行业许可证、ISO认证等）、信用状况（通过“信用中国”等公开平台查询），保证合作方具备履约能力；

初步接洽合作方，就合作意向、核心条款进行口头沟通，形成初步合作共识。

合同起草任务分配

业务部门根据合作需求，指定专人（如*经理）作为合同起草负责人，收集相关资料（如技术参数、价格表、过往合作记录等）；

涉及复杂法律条款或专业技术内容的，需同步联系公司法务部门（或外部法律顾问）提供支持。

（二）合同谈判与修订

条款逐项谈判

起草负责人与合作方就合同核心条款进行书面/现场谈判，重点包括：

合同主体：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人信息；

标的物/服务：名称、规格、型号、数量、质量标准（需引用国家标准或行业标准，或明确技术附件）；

价款与支付：金额、币种、支付方式（如电汇/支票）、支付节点（如预付款比例到货验收款质保金比例）、发票类型；

履行期限与地点：交货/服务开始时间、交付地点、验收流程；

违约责任：违约情形（如逾期交货、质量不达标）、违约金计算方式、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖法院）；

保密条款：保密范围、保密期限、泄密责任；

合同生效与终止条件：签字盖章后生效、终止情形（如合作期满、一方违约）。

内部修订与确认

谈判结束后，起草负责人根据谈判结果修订合同文本，形成《合同修订版》；

提交业务部门负责人（如*总监）审核，确认条款是否符合业务需求；

涉及金额较大或法律风险较高的合同，需同步提交法务部门审核，重点核查合法性、合规性及风险点（如格式条款是否公平、违约责任是否明确）。

（三）合同审核与审批

多部门联审

业务部门：审核合同内容与业务需求的一致性，如标的物规格、数量、付款节点等；

法务部门：审核法律条款的完备性、合法性，如主体资质、争议解决、违约责任等，出具《法务审核意见表》；

财务部门：审核价款、支付方式、发票条款是否符合财务制度，评估资金风险，出具《财务审核意见表》；

采购/销售部门（若涉及）：审核供应商/客户资质、价格合理性等。

最终审批

各部门审核通过后，根据合同金额及企业权限划分，提交对应层级领导审批：

金额≤10万元：业务部门负责人+法务部门负责人审批；

10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务部门负责人+财务部门负责人+分管副总审批；

金额＞50万元：需提交总经理办公会审批；

审批通过后，形成《合同审批表》（见附件1），作为合同签订依据。

（四）合同签订与生效

文本最终确认

审批通过后，起草负责人与对方确认最终合同文本，保证双方版本一致（建议采用书面形式一式多份，或加盖“合同确认章”的电子版本）。

签署与盖章

双方签署人需具备合法授权：

企业法定代表人：需提供法定代表人身份证明；

授权代表人：需提供《授权委托书》（载明授权范围、权限、期限）及身份证明；

签署时需核对对方签署人身份信息，保证与合同主体一致；

加盖公章/合同章：公章需为备案公章，合同章需在授权范围内使用，骑缝章需加盖在合同骑缝处；

签署完成后，双方各执正本一份，复印件/扫描件分送业务、财务、法务部门存档。

（五）合同履行与跟踪

履行过程监控

业务部门指定专人（如*专员）作为合同履行跟踪人，负责监督对方按合同约定履行义务（如交付进度、质量验收、付款进度等）；

关键节点（如交货、验收、付款）前3个工作日，提醒对方准备相关材料（如发货单、验收报告、发票）。

异常情况处理

若对方出现违约情形（如逾期交货、质量不达标），履行跟踪人需及时收集证据（如沟通记录、现场照片、检测报告），形成《违约情况说明》，提交业务部门及法务部门；

根据合同约定，通过发函、协商、仲裁/诉讼等方式维护企业权益，同步更新《合同履行跟踪表》（见附件3）。

（六）合同归档管理

归档范围与分类

归档材料包括：合同正本、审批文件（《合同审批表》《法务/财务审核意见表》）、谈判记录（邮件、会议纪要）、对方资质文件（营业执照复印件、授权委托书）、履行过程中的函件、验收报告、付款凭证等；

按合同类型分类（如采购合同、销售合同、服务合同），再按签订时间排序，每类合同建立独立档案袋/电子文件夹。

归档流程

合同履行完毕或终