施工单位资料档案管理工作制度.docxVIP

施工单位资料档案管理工作制度

一、总则

资料档案管理是施工单位项目管理工作的重要组成部分，是工程建设全过程的真实记录，是工程质量评定、竣工验收、后期维护以及企业运营决策的重要依据。为规范我单位施工项目的资料档案管理工作，确保资料的真实性、完整性、规范性、及时性和安全性，充分发挥资料档案在工程建设与企业发展中的作用，依据国家相关法律法规及行业规范，结合我单位实际情况，特制定本制度。

本制度适用于我单位所有新建、扩建、改建工程项目的资料档案管理工作。各项目部及相关部门均须严格遵守本制度规定，确保资料档案管理工作有序开展。

资料档案管理工作应遵循统一领导、分级负责、专人管理、全程控制的原则，坚持以工程建设为中心，服务于项目管理和企业发展大局。

二、管理机构与职责

（一）管理机构设置

公司层面由技术管理部门牵头，负责统筹规划、指导、监督和检查各项目部的资料档案管理工作。各项目经理部是资料档案管理的直接责任主体，应根据项目规模和实际需要，设立专门的资料管理部门或配备专职（或兼职）资料管理员，明确其职责权限。

（二）主要职责

1.项目经理部：对本项目资料档案管理负总责，项目经理是第一责任人，负责审批资料管理相关制度和重大事项，保障必要的资源投入。

2.项目技术负责人：协助项目经理分管资料档案管理工作，负责资料管理工作的技术指导、监督和审核，确保资料的技术规范性和完整性。

3.资料管理部门/资料管理员：

*具体负责本制度的执行，制定项目资料管理实施细则。

*负责工程建设全过程各类资料的收集、整理、审核、编目、保管、借阅、移交等工作。

*指导和督促项目各部门、各专业工程师及施工班组及时、准确地形成和提交各类原始资料。

*参与工程竣工验收资料的准备和审查工作。

*负责竣工资料的组卷、装订和向相关单位（建设单位、城建档案馆等）的移交工作。

4.项目各职能部门（工程、质量、安全、物资、合同、财务等）及专业工程师：负责本部门、本专业相关资料的形成、收集、整理，并对其真实性、准确性和完整性负责，按规定时限向资料管理部门移交。

5.施工班组：负责本班组施工过程中形成的原始记录、自检记录等基础资料的填写、收集和提交。

三、资料档案的形成与收集

资料档案的形成应与工程建设进度同步，确保其及时性和真实性。各相关人员在履行职责过程中，应规范填写、收集各类文件资料。

（一）资料收集范围

1.前期准备阶段资料：包括但不限于项目立项、可行性研究、招投标文件、中标通知书、合同协议（勘察、设计、施工、监理、采购等）、施工许可证、规划许可证、图纸会审记录、设计交底记录、施工组织设计、专项施工方案等。

2.施工过程资料：

*技术管理资料：施工日志、技术交底记录、工程变更单、洽商记录、测量放线记录等。

*质量管理资料：原材料、半成品、构配件出厂质量证明文件及复试报告、施工试验记录、隐蔽工程验收记录、检验批验收记录、分项分部工程质量验收记录、质量事故处理记录等。

*安全管理资料：安全技术交底、安全教育培训记录、安全检查记录、危险源辨识与控制记录、特种设备验收记录、安全事故处理记录等。

*物资管理资料：材料设备进场验收记录、台账、出入库记录等。

*进度管理资料：施工进度计划、进度报表、工期延误签证等。

*合同与造价资料：工程量签证、工程款支付申请与证书、索赔资料、竣工结算资料等。

3.竣工验收资料：竣工图、竣工总结、竣工验收报告、各专项验收证明文件等。

4.其他应归档的文件资料：包括但不限于会议纪要、监理通知及回复、业主指示及回复、声像资料（照片、视频）等。

（二）资料收集要求

1.所有收集的资料必须是原件，确需用复印件归档的，应注明原件存放处，并由原件保管单位或相关责任人签字盖章确认。

2.资料内容必须真实、准确、完整，与工程实际情况相符，不得涂改、伪造、抽换。

3.资料的填写应规范、清晰，使用法定计量单位和规范术语，签字盖章手续齐全。

4.各部门及相关人员应在规定时间内将形成的资料整理后移交资料管理部门，不得拖延或积压。资料管理员对接收的资料应进行核对，对不符合要求的应退回并要求整改。

四、资料档案的整理与归档

资料档案的整理应遵循规范、系统、便于查阅的原则，按照一定的规则进行分类、组卷、编目和装订。

（一）整理要求

1.分类：应根据工程特点和资料性质，参照国家或行业相关资料管理规程进行分类。通常可按单位工程、分部工程、分项工程或文件资料的形成阶段、专业类别进行划分。

2.组卷：将具有内在联系的文件资料组合成案卷。组卷应科学合理，厚度适宜，便于保管和利用。案卷内文件资料应排列有序，一般按文件形成时间或重要程度排列。

3.编目：每个案卷应编制卷内目录，