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采购申请与审批操作指南

一、适用场景与范围

本指南适用于企业内部各类采购活动的申请与审批流程，涵盖但不限于以下场景：

日常办公物资采购：如文具、耗材、设备配件等常规性物资补充；

项目专项采购：如新项目实施所需的原材料、设备、服务采购；

固定资产采购：如电脑、仪器、生产设备等价值较高或使用周期长的资产购置；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）需快速响应的采购需求；

供应商服务采购：如外包服务、咨询支持、维修维护等服务类采购。

无论采购金额大小、品类差异，均需严格按照本流程执行，保证采购合规、高效、可追溯。

二、操作流程详解

采购申请与审批流程分为“发起申请→部门审核→跨部门会签（如需）→领导审批→结果反馈→执行归档”六个环节，具体操作

（一）发起申请：填写采购申请表

操作主体：采购需求部门申请人（如行政专员、项目负责人等）。

操作步骤：

获取模板：通过企业OA系统、共享文件夹或行政部领取《采购申请表》（模板详见第三部分）。

填写基本信息：准确录入申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购用途（需注明具体项目名称或日常使用场景）。

填写采购明细：逐项列明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数（如品牌、材质、功能要求等）、数量、预估单价、总价（总价=数量×预估单价），并备注“首选供应商”（如有）或“无指定供应商需比选”。

附件：根据采购类型补充必要材料，包括：

日常办公物资：无需特殊附件，仅需注明规格参数；

固定资产/项目采购：需附《固定资产购置审批表》（如适用）、项目立项批复文件；

金额≥5000元：需附至少2家供应商的报价单或比价记录；

技术复杂采购：需附技术参数说明图纸或需求确认函。

提交初审：检查填写内容完整、附件齐全后，通过OA系统提交至部门负责人审核，或纸质版签字后报送至行政/采购部。

（二）部门审核：确认需求合理性

操作主体：需求部门负责人（如部门经理）。

审核要点：

需求真实性：确认采购需求是否为部门工作必需，是否存在重复采购或可替代方案；

预算匹配性：核对采购金额是否在部门年度预算范围内，超预算需注明“超预算说明”并同步财务部；

规格准确性：审核技术参数是否明确，避免模糊描述（如“好用的电脑”需明确CPU、内存、硬盘等配置）。

处理时效：收到申请后1个工作日内完成审核，通过则流转至下一环节，驳回则需注明原因（如“需求不明确”“超预算未说明”）并退回申请人修改。

（三）跨部门会签：协同专业审核

操作主体：根据采购类型启动对应部门会签，常见会签部门及职责

采购类型

会签部门

审核重点

金额≥10000元

财务部

预算余额、资金支付方式、成本合理性

固定资产/设备采购

资产管理部

资产登记可行性、折旧年限、维护责任

技术复杂采购

技术部/研发部

技术参数可行性、与现有设备兼容性

涉及合同签订

法务部

合同条款合规性、供应商资质风险

操作说明：

会签通过OA系统发起，各部门按顺序审核（如财务→技术→法务），无需会签的环节直接跳过；

任一部门审核不通过，流程终止，由会签部门反馈原因，需求部门整改后重新发起。

（四）领导审批：确定最终决策

操作主体：根据采购金额及重要性，由不同层级领导审批，审批权限划分

采购金额（元）

审批层级

说明

＜5000

需求部门负责人

已在“部门审核”环节完成，无需再审批

5000-20000

部门总监/分管副总

需确认跨部门会签意见及预算合理性

20000-50000

总经理

重点审核战略匹配性、大额成本效益

＞50000

董事长/总经理办公会

需提交会议审议，形成书面决议

操作说明：

审批人需在1-3个工作日内完成审批（紧急采购可缩短至4小时），通过则流转至结果反馈环节，驳回需注明具体意见（如“超出年度预算”“供应商资质不符”）。

（五）结果反馈：通知申请人

操作主体：行政部/采购部。

操作步骤：

审批通过后，行政/采购部在1个工作日内通过OA系统、邮件或电话通知申请人，并反馈《采购申请审批表》（最终版）；

审批驳回的，同步反馈驳回原因及整改建议，申请人修改后重新发起流程。

（六）执行归档：闭环管理

操作主体：采购需求部门、行政/采购部、财务部。

操作说明：

采购执行：申请人凭审批通过的《采购申请表》对接行政/采购部，由采购部负责供应商比选、合同签订、订单下达（紧急采购可由申请人先行联系，但需保留审批记录）；

验收入库：物品到货后，需求部门联合行政/采购部、资产管理部（如为固定资产）按规格参数验收，填写《验收单》，双方签字确认；

归档管理：行政/采购部将《采购申请表》《报价单》《审批表》《验收单》《合同》等资料整理归档（电子版存入系统，纸质版按年度装订），保存期限不少于3年。

三、采购申请表模板

采购申请表

基本信息

内容

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

采购用途