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采购审批流程与成本控制管理手册

前言

本手册旨在规范企业采购活动全流程，明确各环节职责分工，通过标准化审批流程与精细化成本控制措施，实现“采购合规、成本可控、效率提升、风险防范”的目标。手册适用于企业各类采购场景（含原材料采购、设备购置、服务外包、办公用品采购等），涵盖采购需求提出、预算管理、供应商选择、合同签订、执行验收、成本分析等关键环节，为企业采购管理提供实操指引。

一、适用范围与核心目标

（一）适用范围

采购对象：生产原材料、固定资产（机器设备、办公设施）、服务类（咨询、物流、IT运维）、办公用品（低值易耗品）等各类采购需求。

责任主体：企业各业务部门（需求方）、采购部、财务部、法务部、管理层（含部门负责人、分管副总、总经理）等。

采购类型：日常采购、紧急采购、战略采购、零星采购等（特殊类型需额外说明）。

（二）核心目标

流程标准化：明确各环节操作步骤与时限，避免职责交叉或流程遗漏。

成本可控化：通过预算管控、比价议价、成本分析等措施，实现采购总成本最优。

风险最小化：防范采购舞弊、合同纠纷、供应商履约风险等。

效率提升：简化审批链条，明确紧急采购处理机制，保障物资及时供应。

二、采购审批全流程操作指南

（一）需求提出与预算确认

操作步骤：

需求部门发起：业务部门根据生产计划、项目需求或日常运营需要，填写《采购申请单》（详见模板1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、用途、交付时间等关键信息，部门负责人*主任签字确认。

预算核对：采购部收到《采购申请单》后，需在1个工作日内核对财务部提供的《年度采购预算明细表》（详见模板2），保证采购需求在预算范围内。若超预算，需求部门需提交《超预算采购申请说明》，详细说明超预算原因（如市场价格波动、紧急需求等），经分管副总*总审批后，方可进入下一环节。

关键输出：《采购申请单》《年度采购预算明细表》《超预算采购申请说明》（如需）。

（二）供应商寻源与资质审核

操作步骤：

供应商寻源：

常规采购：采购部通过企业合格供应商名录（详见模板3）、公开招标、行业推荐等方式，筛选至少3家符合条件的供应商。

紧急采购（如生产突发故障需48小时内到货）：可缩短供应商寻源时间，但需保留至少2家比价记录，事后补填《紧急采购审批表》（详见模板4）。

资质审核：采购部向候选供应商索取《供应商资质文件》（详见模板5），包括营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、3C认证等）、过往合作业绩证明等，法务部*专员审核资质真实性，保证供应商具备履约能力。

关键输出：《供应商信息登记表》（详见模板6）、《供应商资质文件审核记录》。

（三）询比价与议价

操作步骤：

发出询价单：采购部向资质审核通过的供应商发出《询价单》（详见模板7），明确采购物品/服务的技术要求、数量、交付时间、报价方式（含单价、总价、增值税税率等），要求供应商在2个工作日内反馈报价。

比价分析：采购部汇总各供应商报价，填写《询比价记录表》（详见模板8），从价格、质量、交期、服务能力等维度进行对比分析，推荐最优候选方案（并非最低价优先，需综合评估）。

议价谈判：采购部与最优候选供应商进行价格谈判，争取进一步降低成本（如批量采购折扣、付款账期优化等），谈判结果需在《询比价记录表》中备注说明。

关键输出：《询价单》《询比价记录表》。

（四）合同评审与审批

操作步骤：

合同拟定：采购部根据谈判结果，拟定《采购合同》（详见模板9），条款需包括：双方信息、采购物品/服务详情、价格与支付方式、交付与验收标准、违约责任、争议解决方式等。

部门评审：

采购部：审核合同条款与采购需求一致性，保证技术参数、交付时间准确无误；

财务部：审核价格条款、付款方式、税费计算等，控制资金风险；

法务部：审核合同法律合规性，避免条款歧义或法律漏洞。

管理层审批：根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤5万元：采购部经理*经理审批；

5万元＜金额≤20万元：分管副总*总审批；

金额＞20万元：总经理*总审批。

审批通过后，合同由双方授权代表签字盖章生效。

关键输出：《采购合同》《合同评审记录表》（详见模板10）。

（五）订单执行与交付跟踪

操作步骤：

下达订单：审批通过后，采购部向供应商下达《采购订单》（详见模板11），明确订单编号、物品/服务详情、交付时间、地点、联系人等信息，同步抄送需求部门。

交付跟踪：采购部需全程跟踪订单执行进度，若供应商可能延迟交付，需提前3个工作日通知采购部及需求部门，协商调整交付时间或启动备用供应商方案。

到货通知：供应商交付物品/服务后，需向采购部提交《送货单》（或服务完成报告），采购部核对物品名称、数量、规格无误后，通知需求部门验收。

关键输出：《采购订单》《送货单》《交付进度跟踪表》（详见模板12）。

（六）验收与结算

操作