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跨部门沟通协作标准化流程手册

版本号：V1.0

编制部门：企业管理部

生效日期：2023年10月

目录

第一章适用范围与协作场景

第二章跨部门协作标准化操作步骤

第三章关键协作工具与模板

第四章协作风险与注意事项

附录：术语解释

一、适用范围与协作场景

（一）手册目的

本手册旨在规范企业内部跨部门沟通协作流程，明确各环节职责分工，减少信息壁垒，提升协作效率，保证跨部门项目、问题解决及资源协调等工作有序推进。

（二）核心协作场景

项目类协作

新产品开发、市场活动策划、系统升级等项目需多部门配合推进时（如市场部与技术部协作开发线上营销工具）。

问题解决类协作

涉及多部门职责的客户投诉、流程瓶颈、质量等问题处理（如客户反馈产品质量问题，需生产部、质检部、销售部联合响应）。

资源协调类协作

跨部门人力、预算、物料等资源调配申请（如研发部临时申请市场部推广资源支持新产品测试）。

流程优化类协作

涉及多环节的流程制度修订、跨部门系统对接优化（如财务部与采购部协同优化报销审批流程）。

二、跨部门协作标准化操作步骤

跨部门协作需遵循“需求明确—方案共识—执行管控—复盘优化”的闭环流程，具体步骤

（一）第一步：协作需求发起与确认

目标：清晰界定协作需求，避免信息偏差，保证接收方准确理解任务目标。

操作要点：

需求发起方：

填写《跨部门协作需求申请表》（详见第三章模板1），明确以下核心信息：

需求背景与目标（如“为提升用户活跃度，需技术部配合开发积分兑换功能”）；

协作部门及具体需求（如“需技术部3人团队支持，预计开发周期15天”）；

期望成果交付标准（如“功能需通过压力测试，兼容iOS/Android双系统”）；

时间节点（如“需在11月30日前上线测试版”）；

发起部门负责人签字及日期。

将申请表同步至协作部门负责人及企业管理部备案。

需求接收方：

收到申请表后2个工作日内，组织内部评估资源匹配度、需求可行性，并反馈意见：

若可行：明确对接人（如“技术部指派*工程师为项目接口人”），初步确认时间节点；

若不可行：说明具体原因（如“当前人力不足，需延期至12月15日”），提出替代方案建议。

双方共识：

需求发起方与接收方召开需求沟通会（必要时邀请企业管理部参与），对需求内容、时间、资源达成一致，形成《协作需求确认函》（可附在申请表后），双方负责人签字确认。

（二）第二步：协作方案制定与共识

目标：细化协作分工，明确责任边界，保证各方行动协同一致。

操作要点：

组建协作小组：

根据需求复杂程度，由需求发起方牵头组建跨部门协作小组，包含各部门核心接口人（如市场部活动负责人、技术部开发负责人、设计部UI负责人等），指定总协调人（建议为需求发起部门负责人或资深项目经理）。

制定协作方案：

协作小组共同制定《跨部门协作方案》，明确以下内容：

任务分解：将总目标拆解为可执行的具体任务（如“积分兑换功能开发”拆解为“需求分析、UI设计、前端开发、后端开发、联调测试”5个子任务）；

责任分工：使用RACI矩阵明确每项任务的负责人（Responsible）、审批人（Accountable）、咨询人（Consulted）、知会人（Informed）（详见附录）；

时间计划：细化各任务的起止时间、里程碑节点（如“11月10日前完成UI设计初稿”）；

资源支持：明确所需人力、预算、工具等资源及提供方（如“设计部需提供2名UI设计师，市场部承担测试用户招募费用”）；

沟通机制：确定例会频次（如每周三下午召开进度会）、沟通渠道（如企业群、项目管理工具Jira）、信息同步要求（如“每日17点前在群内更新任务进度”）。

方案审批与发布：

《协作方案》经各部门负责人签字确认后，由企业管理部备案，并通过正式渠道（如邮件、OA系统）发布至协作小组全体成员。

（三）第三步：任务执行与过程管控

目标：实时跟踪协作进度，及时解决执行中的问题，保证按计划推进。

操作要点：

进度跟踪与同步：

各接口人按沟通机制要求，定期提交《跨部门协作进度跟踪表》（详见第三章模板3），说明任务完成情况、遇到的问题及需协调资源。

总协调人每周汇总进度，对滞后任务预警（如“后端开发进度延迟2天，需排查原因”），并在例会上同步。

问题协调与解决：

执行过程中出现资源冲突、职责争议、技术瓶颈等问题时，接口人需第一时间在协作群内反馈，总协调人牵头组织相关部门召开临时协调会（24小时内响应），明确解决方案和责任人。

若问题超出协作小组解决范围（如涉及高层资源决策），由总协调人上报企业管理部，由企业管理部协调分管领导召开专题会决策。

过程文档记录：

重要会议需形成《会议纪要》，明确决议事项、责任人及完成时间；需求变更、方案调整等需书面记录（《协作需求变更申请表》，可参考模板1格式调整），经双方负责人签字确认后生效