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企业物资采购审批及供应管理模板
一、模板适用范围与核心价值
本模板适用于各类大中型企业、中小型制造及服务型企业，覆盖生产物资、办公用品、设备采购等全品类物资管理场景。通过标准化流程设计，解决企业采购中常见的需求随意、审批滞后、供应商管理混乱、库存积压等问题，实现采购流程透明化、审批责任明确化、供应管理精细化，助力企业控制采购成本、提升运营效率、降低合规风险。
二、全流程操作指引
（一）采购审批流程：从需求到订单的标准化管控
1.需求发起与部门初审
操作主体：需求部门（如生产部、行政部、研发部等）
操作步骤：
需求部门根据实际业务需要（如生产缺料、设备更换、办公消耗等），填写《物资需求申请表》，详细注明物资名称、规格型号、单位、需求数量、预计用途、预算单价、预算总价、紧急程度（普通/紧急/特急）及需求日期。
部门负责人（*部门经理）对需求的合理性、必要性进行审核，重点核查数量是否与实际匹配、预算是否符合部门年度计划，审核通过后在“部门意见”栏签字确认；若需求不合规，需注明退回理由并反馈给需求部门修改。
输出文档：《物资需求申请表》（部门负责人签字版）
2.采购计划编制与多级审批
操作主体：采购部、财务部、管理层
操作步骤：
采购部收到《物资需求申请表》后，汇总各部门需求，结合当前库存水平（通过ERP系统或库存台账查询），判断是否存在可调拨库存或替代物资，避免重复采购。
编制《采购计划表》，列明采购周期、物资清单（含名称、规格、数量、预算）、采购方式建议（公开招标/询价比价/单一来源采购/竞争性谈判等）及预算总额，提交采购部负责人（*采购总监）初审。
财务部（*财务经理）对采购计划的预算合规性、成本合理性进行审核，重点核查总预算是否超年度预算、单价是否偏离市场均价，审核通过后签字确认；若预算超标，需说明调整理由或要求需求部门优化需求。
根据采购金额分级报批：
小额采购（≤5万元）：采购部负责人审批；
中额采购（5万-20万元）：采购部负责人+财务部联合审批；
大额采购（＞20万元）：提交总经理（*总经理）最终审批。
输出文档：《采购计划审批表》（含采购部、财务部、管理层审批意见）
3.供应商选择与比价议价
操作主体：采购部、需求部门、质检部（必要时）
操作步骤：
采购部根据《采购计划表》确定的采购方式，启动供应商选择流程：
公开招标/询价比价：从合格供应商库中筛选至少3家供应商，邀请其提供报价单（需含物资规格、单价、总价、交货期、质保期等），填写《供应商比价表》，对比价格、质量、交货能力、售后服务等维度，初步选定候选供应商。
单一来源采购：仅适用于独家供应或紧急情况，需提交《单一来源采购申请表》，说明理由（如专利、紧急维修等），经采购部负责人+总经理审批后方可执行。
需求部门、质检部参与技术参数或质量标准的确认，保证供应商资质与采购要求匹配（如特种设备需提供生产许可证，原材料需提供检测报告）。
与候选供应商进行商务谈判，最终确定成交价格、交货条款及付款条件，形成《供应商谈判记录表》。
输出文档：《供应商比价表》《单一来源采购申请表》（若有）、《供应商谈判记录表》
4.采购订单与审批
操作主体：采购部、法务部（必要时）
操作步骤：
采购部根据谈判结果，在ERP系统中《采购订单》，列明订单编号、供应商信息（名称、地址、联系人、电话）、物资明细（名称、规格、型号、单位、数量、单价、金额）、交货日期、交货地点、付款方式、质量标准、违约责任等核心条款。
采购订单按审批流程流转：采购部负责人（采购总监）审核→财务部（财务经理）审核（重点核查价格、付款条款）→总经理（*总经理）审批（大额订单需审批）。
审批通过后，采购部将《采购订单》加盖公章，正式发送给供应商，并要求供应商在2个工作日内签字确认回传，保证双方对订单内容无异议。
输出文档：《采购订单》（审批通过版+供应商回传版）
5.合同签订与执行跟踪
操作主体：采购部、法务部
操作步骤：
对于单笔金额≥10万元或涉及长期合作的采购项目，需签订正式《采购合同》。合同内容需包含《采购订单》全部条款，并补充保密协议、知识产权条款、争议解决方式等细节，由法务部（*法务专员）审核无误后，双方加盖公章（合同章）生效。
采购部指定专人作为合同执行人，每周跟踪供应商生产/备货进度，提前3天提醒供应商准备发货；若预计延迟交货，供应商需书面说明原因及新的交货期，采购部评估是否影响生产/运营，必要时启动应急预案（如寻找替代供应商）。
输出文档：《采购合同》（法务审核版+双方签字版）、《合同执行跟踪表》
6.物资验收与付款结算
操作主体：需求部门、仓库、质检部、财务部、采购部
操作步骤：
到货通知：供应商发货后，将《发货单》扫描件发送给采购部，采购部提前1天通知需求部门、仓库、质检部准备验收。
联合验收：
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