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办公设备采购审批标准化模板促进采购规范

一、适用范围与常见应用场景

本标准化模板适用于各类企业、事业单位及部门的办公设备采购审批全流程管理，涵盖计算机、打印机、复印机、办公家具、投影仪、通讯设备等常规办公资产的采购需求。常见应用场景包括：

新员工入职配置办公设备（如电脑、座椅）；

现有设备老化或故障报废后的更新替换；

部门职能扩张新增设备需求（如市场部增加展示屏、财务部加装票据打印机）；

办公环境升级（如会议室设备改造、前台接待区家具更新）。

通过标准化模板，可统一采购申请格式、明确审批权责、规范流程节点，避免采购过程中的随意性、重复审批或超预算采购等问题，提升采购效率与合规性。

二、标准化审批流程操作指引

办公设备采购审批需严格按照“需求发起→部门审核→行政初审→财务复核→管理层审批→采购执行→资产验收→归档留存”的流程推进，各环节责任人与操作要求

步骤1：需求发起与申请表填写

责任人：申请人（部门员工或需求部门对接人）

操作说明：

申请人根据实际办公需求，填写《办公设备采购申请表》（见模板表格），详细说明设备名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途及使用人信息；

如需特殊配置（如设计部需高显卡电脑），需附加《设备需求说明》，详细阐述技术参数选择依据；

附件需包含至少2家供应商的报价单（紧急采购可提供1家报价并备注说明），保证价格公允。

输出物：《办公设备采购申请表》（含附件）

步骤2：部门负责人审核

责任人：申请人所在部门负责人（如市场部经理、财务部主管）

操作说明：

部门负责人需核对申请需求的真实性、必要性及与部门工作计划的匹配度，避免盲目采购；

审核设备数量与规格是否合理（如行政部申请10把办公椅，需确认是否有新增员工或旧椅损坏无法修复等依据）；

确认无误后，在《申请表》“部门审核意见”栏签字，并注明“同意采购”或“调整后重报”，同时加盖部门公章。

注意事项：部门负责人对需求的合理性负直接责任，禁止为“囤备”或“跟风”而超额申请。

步骤3：行政部设备配置与预算初审

责任人：行政部设备管理员/采购专员

操作说明：

行政部收到申请后，1个工作日内完成设备配置审核：

①核对申请规格是否符合公司《办公设备配置标准》（如普通员工电脑配置为i5处理器、8G内存、256G固态硬盘，部门经理及以上可配置i7处理器）；

②查看公司现有设备台账，确认是否有闲置设备可调配（如市场部申请投影仪，若行政库房有闲置未报废设备，需优先调配使用）；

审核通过后，行政部在《申请表》“行政初审意见”栏填写“建议采购”，并标注推荐供应商（若公司有定点供应商名录）；若需调整配置，需注明修改建议及理由。

输出物：初审后的《申请表》（含配置调整建议）

步骤4：财务部预算复核

责任人：财务部预算专员/经理

操作说明：

财务部根据行政部初审通过的《申请表》，核对采购预算：

①查询《年度部门预算明细表》，确认该部门是否有对应科目的采购预算额度；

②核对预估总价与预算金额是否匹配，若超预算，需申请人补充《超预算说明》，并说明资金来源（如部门机动经费、专项申请等）；

预算复核通过后，在《申请表》“财务复核意见”栏签字确认；若预算不足或价格不合理，需退回申请人并注明调整要求（如降低配置、缩减数量等）。

关键点：财务部需严格把控预算红线，无预算或超预算且未获特殊批准的采购申请，一律不得进入下一环节。

步骤5：管理层审批（按金额分级）

责任人：分管副总/总经理/采购委员会（根据公司采购管理制度分级）

操作说明：

审批权限根据采购金额划分（示例，企业可自行调整）：

5,000元以下：由分管副总审批；

5,000-20,000元：由总经理审批；

20,000元以上：需提交采购委员会集体审议，并形成会议纪要；

管理层重点审核采购的必要性、预算合规性及性价比，审批通过后在《申请表》“管理层审批意见”栏签字确认。

特殊情况：紧急采购（如设备突发故障影响日常工作），可先通过电话/邮件向分管副总报备，说明紧急原因，并在24小时内补全审批流程。

步骤6：采购执行与订单确认

责任人：行政部采购专员

操作说明：

行政部凭审批通过的《申请表》，向定点供应商或询价后选定的供应商下达采购订单，订单需注明设备名称、规格、数量、单价、交货时间、付款方式及质保条款；

采购订单需经行政部负责人及财务部审核后盖章生效，同时将订单复印件抄送财务部备案；

跟踪供应商生产/发货进度，保证按约定时间到货，若延迟需提前告知申请人并协商解决方案。

步骤7：资产验收与登记

责任人：申请人、行政部设备管理员、财务部资产会计

操作说明：

设备到货后，申请人、行政部、财务部共同到场验收：

①核对设备名称、规格、数量、配件（如电脑原装电源、鼠标、保修卡等）是否与订单一致；

②测试设备基本功能（如开机、打印、扫描等），保证