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采购管理规程

一、概述

采购管理规程是企业规范采购活动、控制采购成本、保障物资供应的重要制度。本规程旨在明确采购流程、职责分工、风险控制及绩效评估，确保采购活动高效、合规、透明。通过标准化操作，提升采购效率，降低运营风险，优化供应链管理。

二、采购流程管理

（一）需求管理

1.需求提出：各部门根据业务计划，填写《采购需求申请表》，明确物资名称、规格、数量、用途及预算。

2.需求审核：采购部对需求表进行合理性、必要性审核，确认无误后提交审批。

3.需求汇总：每月5日前汇总上月需求，编制《月度采购计划》，报管理层备案。

（二）供应商管理

1.供应商筛选：通过公开招标、邀请招标或比价方式，选择符合资质的供应商。

2.供应商评估：建立《供应商评估表》，从质量、价格、交期、服务等方面进行评分，定期更新供应商名录。

3.供应商关系维护：定期走访供应商，了解市场动态，保持长期合作。

（三）采购执行

1.询价与比价：对至少3家供应商进行询价，综合比价结果择优选择。

2.合同签订：采购部与供应商签订《采购合同》，明确交货时间、质量标准、付款方式等条款。

3.订单跟踪：采购部实时跟踪订单进度，确保按时到货，如遇延迟需及时协调供应商。

三、质量控制与验收

（一）到货检验

1.核对信息：收货部门核对到货物资与订单信息是否一致，包括数量、规格、批次等。

2.质量抽检：对关键物资进行抽检，抽检比例不低于10%，并记录检验结果。不合格品需退回供应商。

3.验收确认：检验合格后，填写《到货验收单》，签字确认。

（二）不合格品处理

1.退换货申请：对不合格品，填写《不合格品报告》，联系供应商办理退换货。

2.索赔处理：如供应商未及时处理，采购部需启动索赔程序，依据合同条款要求赔偿。

四、成本控制与付款

（一）成本核算

1.价格监控：采购部定期分析市场价格，建立《价格数据库》，动态调整采购策略。

2.采购折扣：通过批量采购、长期合作等方式争取折扣，降低采购成本。

（二）付款管理

1.付款审批：采购部根据合同约定，提交《付款申请表》，财务部审核后支付。

2.付款方式：优先采用银行转账，确保资金安全。每月核对供应商账目，避免重复付款。

五、文档与档案管理

（一）文档归档

1.采购文档包括《采购需求申请表》《供应商评估表》《采购合同》《到货验收单》等，按批次整理归档。

2.电子档案：建立电子台账，录入采购数据，便于查询统计。

（二）档案保存

1.纸质档案：保存期限为3年，重要合同可长期保存。

2.电子档案：定期备份，确保数据安全。

六、绩效考核与持续改进

（一）考核指标

1.采购及时率：考核需求满足率，目标≥95%。

2.成本控制率：考核采购价格与预算偏差，目标≤5%。

3.供应商满意度：通过问卷调查，目标≥90%。

（二）改进措施

1.定期复盘：每月召开采购会议，分析问题，优化流程。

2.技术应用：引入ERP系统，实现采购自动化管理。

一、概述

采购管理规程是企业规范采购活动、控制采购成本、保障物资供应的重要制度。本规程旨在明确采购流程、职责分工、风险控制及绩效评估，确保采购活动高效、合规、透明。通过标准化操作，提升采购效率，降低运营风险，优化供应链管理。

二、采购流程管理

（一）需求管理

1.需求提出：

各部门根据业务计划、设备维护计划、库存水平及未来生产/运营需求，填写《采购需求申请表》。申请表必须包含以下详细信息：

(1)物资名称及详细规格型号（建议附带技术参数或图纸要求）；

(2)预需日期及预计使用期限；

(3)申请部门、申请人及联系方式；

(4)预算金额及资金来源；

(5)预计需求数量及计算依据。

需求申请表需经部门负责人签字确认。

2.需求审核：

采购部收到需求申请表后，应在2个工作日内完成审核。审核内容包括：

(1)需求的合理性：评估需求是否与公司业务实际相符，是否存在重复或非必要采购；

(2)需求的必要性：结合现有库存及替代方案，判断采购的紧迫性和必要性；

(3)规格的准确性：核对规格描述是否清晰、完整，是否与公司标准或过往采购记录一致。

审核通过后，采购部在申请表上标注“同意采购”并签章，退回申请部门；若需修改或驳回，需注明原因并反馈给申请部门。

3.需求汇总与计划编制：

采购部每月初（例如，每月1日至3日）负责汇总上月未完成且本月在进行采购的需求申请，结合紧急程度和库存情况，编制《月度采购计划》。该计划应包含：

(1)计划采购项目列表（含需求部门、物资信息、预估数量、预估单价、预估总金额）；

(2)采购优先级排序（可根据交期要求、预算重要性等因素划分）；

(3)主要供应商建议（如有初步意向供应商）。

《月度采购计划》需经采购部负责人审核，并报请管理层（如运营总监或相