企业合同审核及档案管理标准工具集.docVIP

企业合同审核及档案管理标准工具集

一、工具集概述

本工具集旨在规范企业合同全生命周期管理流程，通过标准化操作指引、实用模板及风险控制要点，帮助法务、业务及行政部门高效完成合同审核、归档、查询及管理工作，降低法律风险，提升管理效率，保证合同档案的完整性、安全性与可追溯性。适用于企业各类业务合同（采购、销售、服务、劳动合同、合作协议等）的审核与档案管理场景。

二、典型应用场景

（一）新合同审核场景

业务部门与客户/供应商达成合作意向后，需起草合同文本并提交审核。法务部门需对合同条款的合法性、合规性、商业风险进行全面评估，财务部门需对付款方式、税费条款进行审核，最终形成审批意见，保证合同内容符合企业利益。

（二）合同履行监控场景

合同签订后，业务部门需跟踪履行进度（如交货、验收、付款节点），档案管理部门需同步更新合同状态。若出现履约异常（如延迟交付、质量纠纷），可通过合同档案快速调取原始条款，明确责任方并启动应对流程。

（三）历史合同查询场景

企业需查询某份历史合同（如2023年度与某供应商的采购合同），可通过档案编码、关键词（合同名称、对方主体）快速定位档案位置及电子版本，支持审计、复盘或续签决策。

（四）合同到期/归档场景

合同到期前30天，档案管理部门需提醒业务部门评估续约需求；对已履行完毕或终止的合同，按分类规则整理归档，超过保管期限的合同需按流程销毁，保证档案管理合规。

三、合同审核标准化操作流程

（一）合同发起与起草

责任主体：业务部门（如销售部、采购部）

操作内容：

根据合作需求，选择对应类型的合同模板（见第四章模板工具集）；

填写合同核心信息：双方主体名称、合同标的、数量/金额、履行期限、付款方式、违约责任等；

附上附件（如技术协议、报价单、对方资质文件等），保证内容真实、准确。

输出成果：《合同审批单》（含合同草案及附件）

（二）法务部门审核

责任主体：法务部（审核人：*法务经理）

审核要点：

合法性：合同主体是否具备签约资格（如营业执照、授权委托书），条款是否符合法律法规（《民法典》《公司法》等）；

条款完整性：是否包含必备条款（如标的、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式）；

风险排查：是否存在不公平条款（如单方解除权、责任豁免）、知识产权漏洞、保密义务缺失等；

文字表述：是否清晰无歧义，避免模糊用语（如“尽可能”“大概”）。

输出成果：法务审核意见（通过/不通过/修改后重审），标注具体修改建议并反馈至业务部门。

（三）财务部门审核

责任主体：财务部（审核人：*财务主管）

审核要点：

金额准确性：合同总价、分项金额是否与报价单、预算一致；

付款方式：是否与企业资金政策匹配（如分期付款节点、预付款比例）；

税费条款：税费承担方、税率计算是否符合税法规定；

发票要求：是否明确发票类型（增值税专用/普通发票）、开具时间。

输出成果：财务审核意见，重点关注资金风险并反馈至业务部门。

（四）业务负责人审批

责任主体：业务部门负责人（如销售总监、采购经理）

审批要点：

结合业务目标，审核合同条款是否满足合作需求；

确认法务、财务意见已落实，对修改后的最终版本确认签字。

输出成果：业务负责人审批签字的《合同审批单》。

（五）用印与签订

责任主体：行政部（用印专员）、法务部（监印人）

操作内容：

行政部核对《合同审批单》与合同文本一致性，确认审批流程完整后加盖企业公章；

法务部监印，保证用印规范（如骑缝章、公章清晰）；

合同签订后，正本至少2份（企业留存1份，对方留存1份），副本按需分发至业务、财务、法务部门。

输出成果：已盖章的正式合同文本及《合同签订登记表》。

四、档案管理标准化操作流程

（一）档案收集与移交

责任主体：业务部门（移交人）、档案管理部门（接收人：*档案管理员）

操作内容：

合同签订后3个工作日内，业务部门将合同正本、附件、《合同审批单》《签订登记表》等材料整理成套；

填写《档案移交清单》（含档案编号、名称、份数、移交日期），双方签字确认。

输出成果：完整的合同档案材料及签字的《档案移交清单》。

（二）档案分类与编码

分类规则：按合同类型+部门+年度+序号编码，示例：

采购类-采购部-2023-001（2023年采购部第1份采购合同）

销售类-销售部-2023-015（2023年销售部第15份销售合同）

编码要求：

合同类型：采购（CG）、销售（XS）、服务（FW）、劳动合同（LD）、合作协议（HZ）等；

部门：使用部门简称（如采购部-CG、销售部-XS）；

年度：签订年份后2位（如2023年-23）；

序号：当年该类型合同的流水号，从001开始。

（三）档案归档与登记

责任主体：档案管理部门

操作内容：

将档案材料按编码顺序存入专用档案盒，标注档案编码及名称；

登记电子台账（如Excel或档案管理系统），