会议纪要撰写规范及执行情况反馈模板.docVIP

会议纪要撰写规范及执行情况反馈模板

一、适用场景：高效记录与跟踪会议成果

本模板适用于企业内部各类会议的纪要撰写及后续执行跟踪，包括但不限于：

项目启动会、周例会、月度复盘会等项目管理类会议；

跨部门协调会、资源评审会等协作推进类会议；

决策研讨会、方案评审会等议题决策类会议；

问题整改会、专项任务推进会等执行落地类会议。

通过规范会议纪要的格式与内容，明确会议决议、行动项及责任人，保证会议成果有效传达，同时通过执行情况反馈跟踪机制，推动决议事项闭环管理，提升会议效率与组织执行力。

二、会议纪要撰写与执行反馈操作流程

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议信息：提前获取会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、议程等基础信息，记录人需熟悉会议背景及核心目标。

准备记录工具：根据会议类型选择记录方式（如电子文档、手写笔记、会议纪要模板等），重点准备行动项跟踪表（可提前预设表格列：行动内容、负责人、计划完成时间、所需资源等）。

梳理会议资料：提前查阅会议相关材料（如议程、上期纪要、议题背景说明等），明确各议题讨论重点及预期成果，避免记录时遗漏关键信息。

（二）会中记录：精准捕捉核心内容

记录关键要素：重点记录以下信息，保证“5W1H”清晰（Who、What、When、Where、Why、How）：

会议基本信息：会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）；

议题讨论过程：各议题的核心争议点、主要发言人（总、经理、*主管等）的结论性意见；

会议决议：对议题的最终决策结果（如“通过方案”“否决提议”等）；

行动项：明确“做什么（具体任务）”“谁负责（责任人）”“何时完成（截止时间）”“需什么支持（所需资源）”，避免模糊表述（如“尽快完成”“相关部门配合”）。

区分“事实”与“观点”：客观记录讨论内容及决议，不加入记录人主观判断；若需记录个人观点，需标注“认为”“建议”等明确来源。

确认存疑信息：对不确定的时间、数据、责任人等内容，及时向主持人或发言人确认，避免会后反复核实影响效率。

（三）会后整理：规范输出纪要文档

整理初稿：会议结束后2个工作日内完成纪要初稿，按以下结构组织内容：

会议纪要（含会议日期，如“2023年10月27日项目周例会纪要”）；

基本信息：时间、地点、参会人员、缺席人员、记录人；

会议议程与讨论内容：按议程顺序分议题记录，每个议题包含“讨论要点”“决议结果”；

行动项清单：单独列表，明确每项行动的“编号、任务内容、负责人、计划完成时间、所需资源”；

附件说明：如会议PPT、方案文档、签到表等附件名称及获取方式；

分发范围：明确纪要抄送人员（如参会人员、相关领导、部门负责人等）。

审核确认：初稿完成后，提交主持人审核，保证决议及行动项准确无误；涉及跨部门行动项时，需同步与相关负责人确认内容一致性。

定稿分发：审核通过后，1个工作日内将纪要正式版分发至相关人员，并通过邮件/企业等方式发送，抄送存档部门（如行政部、项目管理部）。

（四）执行跟踪：推动决议落地闭环

建立执行台账：以会议纪要中的行动项为基础，更新《会议执行情况跟踪表》，定期（如每周/每月）更新行动项状态（“进行中”“已完成”“延期”“取消”）。

定期跟进提醒：责任人在截止时间前1-2个工作日未完成任务时，记录人或会议组织部门需主动提醒；对延期行动项，需要求责任人说明原因及预计完成时间。

反馈闭环管理：行动项完成后，责任人需提交成果证明（如文档、报告、截图等）至记录人，记录人在跟踪表中更新“实际完成时间”“产出成果”；对未按期完成的行动项，需在后续会议中重点跟进，直至问题解决。

三、会议纪要标准模板

会议纪要

会议名称：______________________

会议时间：____年__月日:-:__

会议地点：______________________（如：3楼会议室/线上腾讯会议）

主持人：______________________

记录人：______________________

参会人员：______________________（总、经理、主管、专员等）

缺席人员：______________________（姓名及原因，如：*因出差缺席）

一、会议议程与讨论内容

序号

议题名称

讨论要点

决议结果

1

项目进度汇报

*主管汇报当前项目里程碑完成情况，风险点：模块开发延期3天

1.*牵头协调研发部，10月30日前解决模块技术问题；2.每日17:00更新进度看板

2

市场推广方案评审

专员汇报Q4推广方案预算，建议增加短视频投放渠道，*认为需优先保证线下活动

通过Q4推广方案，预算按建议调整，短视频投放预算增加5万元，由负责11月5日前完成方案细化

3

…

…

…

二、行动项清单

编号

行动内容