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跨部门协作与沟通会议记录模板（通用工具）

引言

跨部门协作是企业高效运转的核心环节，而规范的会议记录是保证协作信息准确传递、责任明确落地、问题持续跟进的关键工具。本模板旨在为跨部门会议提供标准化记录框架，帮助团队清晰梳理讨论脉络、固化决策结果、跟踪行动进展，减少因信息不对称导致的协作低效问题。

一、适用场景说明

本模板适用于各类需要多部门共同参与的协作场景，包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、部门分工、资源需求及时间节点；

跨部门问题协调会：解决涉及多个部门的流程卡点、资源冲突或协作障碍；

阶段性工作复盘会：回顾阶段性成果、分析问题原因、优化协作机制；

资源调配会议：分配跨部门共享资源（如人力、预算、设备等）；

流程优化研讨会：针对跨部门流程进行讨论、修订与确认。

二、会议记录全流程操作指南

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议核心目标

会前与会议主持人确认会议核心目的（如“确定Q3市场推广活动的部门分工”），避免记录偏离主题。

梳理会议议程与参会方

获取会议议程，明确各议题的讨论重点、预计时长及主讲部门/人；

核实参会部门及人员（含线上参会者），提前通知记录人需重点关注的关键角色（如决策人、资源协调人）。

准备记录工具与模板

打印本模板或准备电子版表格，保证包含“会议基本信息”“讨论与决议”“行动计划”等核心模块；

准备辅助记录工具（如录音设备需提前告知参会者、思维导图软件梳理逻辑框架）。

（二）会中记录：聚焦关键信息，保证客观准确

记录基础信息

在“会议基本信息”栏填写会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人；

参会人员按“部门-姓名-职务”登记，缺席人员需注明原因（如“市场部–经理：因客户接待请假”）。

按议程逐项记录讨论要点

针对“议题名称”，记录各部门的核心观点（如“销售部提出需增加20万元推广预算，产品部建议优先投放短视频平台”）；

客观记录分歧与共识（避免使用“我认为”“应该”等主观表述，改为“销售部强调……”“最终达成共识……”）；

对复杂议题可辅以关键词或简图辅助说明（如流程问题可用步骤图标注卡点）。

固化决议与行动项

对“决议事项”需明确“具体内容”“决策依据”（如“根据Q2用户调研数据，确定优先推广A功能”）；

“行动计划”必须包含“任务描述”“责任部门/人”“完成时间”“交付成果”四要素（避免“尽快”“适时”等模糊时间，明确“2023年8月15日前提交初稿”）。

实时标注待确认信息

对会中未明确的细节（如“待财务部确认预算上限”），用“？”标注，会后及时跟进补充。

（三）会后整理：核对归档，推动落地

24小时内完成记录初稿

根据会议笔记及录音（如有）补充遗漏信息，重点核对决议与行动项的准确性（如责任人姓名、时间节点是否与会议一致）；

对专业术语或缩写进行注释（如“ROI：投资回报率”），保证非参会人员能理解。

分发与确认

将记录初稿发送给主持人及各参会部门负责人，明确“如有异议请在24小时内反馈”；

根据反馈修改后，形成最终版会议记录，标注“最终确认版”及日期。

归档与同步

最终版记录按“部门-日期-会议主题”命名后，归档至共享文件夹（如企业网盘“跨部门会议记录”目录）；

-抄送相关协作部门负责人及执行人，保证行动项责任方知悉。

三、标准化会议记录模板

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：2023年Q3产品迭代跨部门协作启动会

会议时间

例：2023年7月10日14:00-16:30

会议地点

例：公司3楼第一会议室（线上：腾讯会议ID56）

主持人

例：研发部–总监

记录人

例：项目部–专员

参会人员

研发部（、赵六）、市场部（孙七、周八）、销售部（吴九、郑十）、财务部（冯十一）

缺席人员及原因

产品部（钱十二-经理）：因临时客户评审会请假

会议类型

项目启动会

（二）会议议程与讨论记录表

序号

议题名称

主讲部门/人

讨论要点

决议事项

责任人

完成时间

备注（所需支持）

1

Q3产品迭代目标与核心功能优先级

研发部-

-介绍迭代目标：提升用户留存率15%-核心功能：A功能（用户需求最高）、B功能（技术难度低）

确定优先开发A、B功能，C功能延后至Q4

研发部-

7月20日前

市场部需提供A功能用户调研数据

2

市场推广资源需求

市场部-孙七

-预算需求：50万（含广告投放、内容制作）-人力资源：需设计部支持2人周素材设计

预算上限40万，优先保障短视频平台投放；设计部支持1人周素材，协调外部设计补充

市场部-孙七

7月18日前

财务部需7月15日前反馈预算审批进度

3

销售端协同配合机制

销售部-吴九

-建议每周召开销售-研发同步会-需研发部提供功能培训（不少于2次）

每周三17:00召开销售-研发同步会；研发部于8月5日前完