采购流程标准化操作手册合同审核与执行模块.docVIP

采购流程标准化操作手册合同审核与执行模块

一、模块适用范围与应用场景

本模块适用于企业各类采购项目（包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等）的合同审核与全流程管理环节，覆盖从合同文本准备到最终履约完成的全周期操作。具体应用场景包括：

新采购项目合同签订前的多部门联合审核；

合同履行过程中的进度跟踪、变更管理及风险预警；

合同收尾阶段的验收、结算与归档；

涉及合同纠纷的初步处理与协调。

适用对象包括采购部门、法务部门、财务部门、业务需求部门及供应商，保证各环节职责清晰、协同高效。

二、合同审核与执行全流程操作指引

（一）合同前置准备阶段

操作目标：保证合同基础信息准确、供应商资质合规，为后续审核与执行奠定基础。

需求与供应商确认

业务需求部门提交《采购需求申请表》（明确物料/服务名称、规格、数量、交付时间、质量标准等），经采购部门审核确认后，确定最终供应商。

采购专员*通过供应商管理系统查询供应商资质（营业执照、相关行业许可证、过往履约评价等），保证资质在有效期内且无不良记录。

合同文本准备

采购专员*根据采购结果，选择对应类型的合同模板（如购销合同、服务合同等），填写合同基本信息（合同编号、签约主体、合同金额、签订日期等）。

业务需求部门配合提供技术附件（如技术参数、服务方案等），法务部门提供标准法律条款模板，保证合同内容与采购需求一致。

（二）合同多部门审核阶段

操作目标：通过法务、财务、业务部门专业审核，规避法律风险、财务风险及履约风险。

法务部门审核（重点：法律条款合规性）

法务专员*审核合同主体是否具备签约资格（如供应商营业执照经营范围与合同内容匹配）、合同条款是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规。

重点检查违约责任、争议解决方式、知识产权、保密条款等关键条款是否明确，是否存在法律漏洞。

审核完成后，在《合同审核流程表》（见表1）中填写法务审核意见，标注“通过”“需修改”或“不通过”，并说明修改理由。

财务部门审核（重点：金额与支付条款合理性）

财务专员*审核合同金额与采购预算是否匹配，付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、支付节点是否符合公司财务制度。

检查发票类型（如增值税专用发票）、开票时间、税率等约定是否合规，避免税务风险。

审核完成后，在《合同审核流程表》中填写财务审核意见，重点关注资金安全与成本控制。

业务需求部门审核（重点：技术参数与履约可行性）

业务部门负责人*审核合同中的技术规格、交付标准、服务期限等是否与采购需求一致，保证供应商能够按约定履约。

核对验收标准、售后支持条款（如质保期、维修响应时间）是否符合实际使用需求。

审核完成后，在《合同审核流程表》中填写业务审核意见，确认技术条款无遗漏或歧义。

最终审批

采购部门汇总各部门审核意见，对修改内容与供应商沟通确认后，形成《合同审批汇总表》。

根据合同金额分级审批权限（如10万元以下由采购经理审批；10-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理*审批），完成最终审批流程。

（三）合同签订与用印管理阶段

操作目标：保证合同签订流程规范，用印安全合规。

合同文本确认与打印

采购专员*根据最终审批意见，输出正式合同文本（一式三份：采购部门、财务部门、供应商各执一份），保证文本内容与审批版本一致，无涂改或增删。

用印申请与登记

采购专员*填写《合同用印申请表》，附《合同审批汇总表》及最终版合同文本，经行政部审核用印权限后，到指定印章保管部门用印。

用印时需核对合同文本与申请材料一致，并在《合同用印登记簿》中记录用印日期、合同编号、用印份数、经办人等信息。

合同交付与存档

采购专员在合同用印后2个工作日内，将供应商联交付给供应商对接人（要求签字确认收讫），同步将采购部门联、财务部门联分别交至对应部门存档。

将合同扫描件至采购管理系统，保证电子档案与纸质档案一致，便于后续查询。

（四）合同执行跟踪阶段

操作目标：实时监控合同履行进度，及时识别并处理履约风险。

履约计划制定

采购专员根据合同约定的交付/服务时间节点，制定《合同执行跟踪表》（见表2），明确关键里程碑（如生产完成、物流发货、现场安装、阶段性验收等），并分配跟踪责任人（如采购专员、业务对接人*）。

进度监控与沟通

责任人按节点跟踪履约进展，通过电话、邮件或系统提醒等方式与供应商沟通，获取实时进度信息（如生产订单号、物流单号、完成比例等）。

若出现延迟风险（如供应商生产延误、物流异常），供应商需提前3个工作日提交《履约延期说明》，采购部门组织评估影响并制定应对方案（如调整交付时间、启动备用供应商等）。

变更管理（如需）

合同履行过程中如需变更（如数量增减、技术参数调整、交付时间变更等），由业务需求部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及影响。

采购部门组织法务、财务、业务部门重新审核