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会议室使用申请与安排管理工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位、学校、科研机构等有会议室资源统一管理需求的组织，旨在通过标准化流程解决会议室使用中的冲突、资源浪费、信息不透明等问题。典型应用场景包括：

日常工作会议：部门周会、项目例会、跨部门协调会等固定周期会议的申请与安排；

临时性会议：突发讨论、紧急决策、客户临时拜访等非计划性会议的快速响应；

大型活动：年度总结会、产品发布会、培训讲座等需占用特定会议室或需特殊布置的活动；

资源紧张场景：在会议室数量有限的情况下，通过优先级排序实现资源高效分配，避免“会议室占用但闲置”或“无处开会”的情况。

二、会议室申请与安排全流程操作指南

（一）会议申请发起

确定会议基本信息：申请人需提前明确会议主题、参会人数、期望时间（精确到开始/结束时间）、所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风等）及特殊需求（如茶歇、横幅、桌型布局等）。

登录会议室管理系统：通过内部OA系统、企业/钉钉审批模块或线下提交申请表（根据组织管理方式选择）。

填写申请表单：按要求完整填写以下信息（以线上系统为例）：

申请人姓名*、所属部门、联系方式；

会议主题、会议类型（日常/临时/大型）；

申请日期、期望会议日期（可同时申请多个时间段备选）；

会议时长、预计参会人数；

所需设备清单（勾选系统预设设备或手动补充）；

特殊需求说明（如“需U型桌布局”“需提前测试视频会议设备”等）；

部门负责人审批意见（若需部门前置审批）。

提交申请：确认信息无误后提交，系统自动申请单编号（如“会议室202405001”），供后续流程追踪。

（二）审批与资源协调

部门审批（如需）：部门负责人在1个工作日内查看申请，重点审核会议必要性、时间合理性及部门内资源冲突情况，通过系统“同意”或“驳回”（驳回需注明原因，如“时间与部门例会冲突”）。

行政部/资源管理部门审批：行政部收到申请后，优先查询会议室使用状态：

会议室空闲：直接分配对应会议室（根据人数匹配会议室容量，如10人以下用小型会议室，20-50人用中型会议室），并通过系统/邮件通知申请人“会议室已分配，请于会前30分钟到场调试设备”；

会议室冲突：若申请时间段已被占用，需与申请人沟通备选时间（如提前1小时或延后2小时），或协调其他会议室（如将“3号会议室”调整为“5号会议室”，需说明调整原因）；

资源不足：若所需设备（如视频会议系统）当前不可用，需告知申请人替代方案（如改用其他会议室的设备或调整会议形式），或协调设备维护人员提前准备。

特殊情况处理：

紧急会议：可电话联系行政部加急处理，后续补全系统申请流程；

大型活动申请：需提前3个工作日提交，行政部需协调场地布置、设备调试及安保等事宜，必要时上报上级审批。

（三）会议安排确认与通知

发送正式通知：审批通过后，行政部在1个工作日内通过系统/邮件向申请人发送《会议室安排确认单》，包含以下信息：

会议室编号及名称（如“3号会议室-301”）；

会议日期、具体时间、会议室地址；

已配备设备清单及使用说明；

联系人及联系方式（行政部对接人*）；

温馨提示（如“请自带会议资料”“禁止在会议室用餐”等）。

申请人确认：收到确认单后，申请人需在24小时内回复“确认”，如有异议需立即与行政部沟通调整。

（四）会议使用与现场管理

提前到场准备：申请人需在会议开始前30分钟到达会议室，检查设备是否正常运行（如投影仪开关、麦克风电量、网络连接等），如遇设备故障，立即联系行政部（联系人，电话：分机号）处理。

会议进行中：参会人员需遵守会议室使用规范，保持场地整洁，禁止吸烟、乱扔垃圾；如需延长使用时间，需提前1小时通过系统申请“续用”，经行政部确认后方可继续使用。

临时变更处理：若会议取消或时间调整，申请人需在会议开始前2小时通过系统撤销或修改申请，以便行政部及时释放会议室资源。

（五）会后整理与反馈

场地清洁与设备归位：会议结束后，申请人需组织参会人员将会议室恢复原状：关闭所有设备（投影仪、灯光、空调）、整理桌椅、清理垃圾，保证无遗留物品。

设备损坏报修：如发觉设备损坏（如麦克风故障、投影仪无法启动），需立即在系统中填写《设备损坏报修单》，注明损坏原因及设备情况，行政部将在1个工作日内安排维修。

使用反馈：申请人可通过系统提交“会议室使用反馈”，评价设备满意度、服务效率等，行政部定期汇总反馈意见，持续优化管理流程。

三、会议室使用申请表（模板）及使用状态表示例

（一）会议室使用申请表（模板）

项目

内容示例

申请单编号

会议室202405001

申请人姓名*

*

所属部门

市场营销部

会议主题

2024年Q3产品推广方案研讨会

会议类型

日常会议

申请日期

2024年5月10日

会议日期

2024年5月15日

开始时间

14