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“无纸化办公”背景下档案单套制管理路径分析

文/白伟

摘要：在新形势下，随着互联网技术的兴起及

现代化信息技术的广泛应用，使得传统纸质办公方式发

生了巨大变化，逐渐走向“无纸化办公”的工作环境，

使得档案文件的“单套制”得到了广泛的关注与推广。

本文以“‘无纸化办公’背景下档案单套制管理路径分

析”为题，在思想意识转变、人才队伍打造、数字资源

图1“单套制”管理优势图

建设、系统平台开发及安全技术应用等多个角度，提出享流通，使得“单套制”管理的优势逐渐展现出来[1]。

推进电子档案“单套制”管理的合理化建议，最大限度1.2无纸化办公环境下电子文件单套制归档的意义

地降低工作过程中纸质材料的堆积，实现档案信息的长档案文件的“单套制”管理对于整体行业的发展有

期电子化保存，以期为相关部门单位提供决策参考。着巨大的推动作用，如图1所示。一是降低管理成本。

关键词：“无纸化办公”；单套制在过去传统的管理模式下，档案文件大多由人工方式收

集整理和存放利用，不仅需要巨大的人力资源，还需要

在新形势下，以大数据为主的现代化技术快速推较大面积的库房合理保管，在过程中所需档案柜、消防

进，对于档案事业的发展起着革命性的推动作用，科技设备及恒温恒湿设备的费用也较高，在一定程度上造成

化、智能化、自动化和电子化是档案管理的主流方式，了资源浪费。实现档案的“单套制”管理，将档案业务

尤其在无纸化办公方面实现电子化覆盖。突破“双套的全生命周期由线下转移到线上，无论是收集整理过程

制”档案管理模式的桎梏是各级部门单位需要面临的重还是开发利用环节，仅需要工作人员通过计算机终端与

要课题。在此背景下，需要相关部门紧跟时代潮流，积互联网技术完成，足不出户便可实现规范化与精细化的

极推动档案数字化改革，借助信息化技术手段，对档案管理。二是实现高效检索。在过去的档案文件类型中，

的收集整理、开发利用和共享服务等方面进行全方位、大多是纸质文书档案，少量的检索较为轻松，但随着社

多角度、安全性的优化，借助大数据共享化利用平台不会经济水平的发展与各项工作任务的纷繁复杂，出现了

断地为其提供人才与技术支撑，从而更好地发挥单套制大量结构性与非结构性数据，在查询利用过程中人工检

电子档案的价值。索方式工作量大、难度高。“单套制”管理模式下利用

1“无纸化办公”背景下档案单套制管理的可行性管理平台的搜索引擎技术，可进行关键词定位检索，大

与必要性大降低了工作难度，也提高了档案的利用率。三是保证

1.1“档案单套制管理的概念与施行背景文件安全。让档案工作告别库房时代，克服了过去因环

“单套制”的概念最初在2007年在《档案信息资境因素与人为因素造成原始档案文件破损、老化、丢失

源法制建设评价》一文中提出，其中说明是“电子文件与泄露等问题的弊端，利用备份技术，实现永久性电子

进行单独归档”，随后此概念逐步应用与档案管理的研档案文件保存。四是实现远程办公。这也是“无纸化办

究中。2015年，上海市档案局开展“单套制”试点工公”环境的优势所在，使得档案工作不再是“各自为

作；2016年，国家档案局提出“单套制”管理模式应在政”的工作模式，各部门单位可通过互联网实现在线归

具备合适条件的地区运行测试。2021年，《“十四五”档、在线审批与在线流转，解决了过去