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展会策划与执行流程标准范文

前言

展会作为企业展示形象、拓展市场、促进交流的重要平台，其策划与执行的专业性、系统性直接关系到展会的成败。一份科学严谨的展会策划与执行流程，是确保展会目标顺利实现、资源高效利用、风险有效控制的关键。本文旨在梳理展会策划与执行的标准流程，为相关从业者提供一份具有实操价值的参考框架。

一、筹备与策划阶段

1.1明确展会目标与定位

在启动任何展会项目之前，首要任务是清晰定义展会的核心目标。是为了推广新产品、拓展新客户、提升品牌知名度，还是促进行业交流与合作？目标不同，展会的定位、规模、内容及后续的各项策略也会相应调整。同时，需明确展会的目标受众（参展商与专业观众）、行业属性及特色定位，确保展会具有明确的市场切入点和独特的吸引力。

1.2可行性分析与预算制定

基于展会目标与定位，进行全面的市场调研与可行性分析。评估行业发展趋势、市场需求、竞争格局、潜在风险及预期效益。在充分论证的基础上，编制详细的展会预算方案，涵盖场地租赁、设计搭建、宣传推广、人员薪酬、物料制作、交通住宿、应急储备等所有可能产生的费用，并设定严格的预算控制机制。

1.3确定展会基本要素

*展会名称与主题：名称应简洁明了，主题需鲜明突出，能准确传递展会核心价值。

*举办时间与地点：选择合适的展期（需考虑行业旺季、节假日、同类展会冲突等因素）和交通便利、设施完善、符合展会规模需求的场馆。

*预计规模：包括展览面积、预计参展商数量、预计专业观众人次等。

*展品范围与展区规划：明确展品的类别、档次，初步规划各展区的功能与布局。

*收费标准：制定合理的展位费、门票费（如收费）、广告赞助费等价格体系。

1.4制定招展招商方案

根据展会定位和目标客户群体，制定针对性的招展与招商策略。明确招展范围、重点目标企业、招商渠道（专业协会、媒体合作、数据库营销、定向邀请等），设计具有吸引力的参展/参观权益包，并编制招展招商手册等宣传材料。

1.5制定宣传推广方案

策划多渠道、多维度的宣传推广组合拳。包括但不限于行业媒体广告投放、专业网站合作、社交媒体营销、电子邮件营销、新闻发布会、户外广告、直邮推广、合作伙伴联动等。明确不同阶段的宣传重点和节奏，确保信息有效触达目标群体。

1.6初步场地规划与设计

与场馆方进行初步沟通，获取场地平面图及相关技术参数。根据展会规模、展品特性、人流导向等因素，进行初步的展位划分、功能区域（如签到区、咨询区、论坛区、休息区、媒体区等）规划，并构思展会整体视觉形象（VI）系统的初步框架。

1.7制定展会工作日程表（倒计时表）

将展会筹备至闭幕的各项工作任务进行分解，明确每项任务的起止时间、负责人、所需资源及交付成果，形成详细的项目倒计时表，确保各项工作有序推进。

二、项目启动与组织阶段

2.1成立项目团队与明确分工

根据展会规模和复杂程度，组建核心项目团队，明确各成员的岗位职责与工作权限。通常可设置策划组、招展招商组、宣传推广组、设计搭建组、现场运营组、后勤保障组等。建立有效的内部沟通机制与例会制度。

2.2确定合作伙伴与供应商

甄选并确定合格的供应商，如场馆方、搭建商、设计公司、广告公司、礼仪公司、设备租赁公司、酒店、旅行社等。签订规范的合作合同，明确服务内容、标准、价格、交付时间及违约责任。

2.3展商与观众邀请的全面启动

依据招展招商方案，全面铺开展商招募工作，通过电话、邮件、拜访等方式与潜在展商进行深度沟通。同步启动专业观众的组织邀请工作，建立观众数据库，开展精准营销。

2.4赞助商招募（如适用）

根据展会资源，设计不同层级的赞助方案，明确赞助回报权益，积极联络潜在赞助商，争取资金或实物支持，以弥补预算不足并提升展会规格。

三、展前准备与协调阶段

3.1展品范围与展区规划细化

与已报名参展商沟通，确认展品信息，根据实际招展情况，进一步细化展区划分和展位分配方案，绘制最终的展位分布图。

3.2宣传推广持续深化

加大宣传推广力度，发布展会最新动态、展商亮点、同期活动等信息，吸引更多关注。发送展会邀请函，组织媒体探班或预览活动。

3.3场馆租赁与技术参数确认

与场馆方签订正式租赁合同，明确租赁面积、期限、费用、各项服务（水、电、空调、网络、清洁、安保等）及技术要求。获取详细的场馆技术资料，如荷载、层高、出入口、消防通道等，为搭建方案提供依据。

3.4展位设计与搭建方案确定

组织参展商进行标准展位或特装展位的设计与申报。审核特装展位设计方案的安全性、合规性及美观性。确定主场搭建商，并与其敲定总体的搭建方案、预算及进度安排。

3.5参展商手册编制与发放

编制详尽的《参展商手册》，内容应包括展会日程、展位信息、搭建须知、运输指南、报到流程、现场管理规定、餐饮住宿、联系方