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座谈交流会议活动方案制定

一、方案概述

本方案旨在规范座谈交流会议活动的策划与执行流程，确保会议目标明确、流程顺畅、效果显著，为参与者提供高效的交流平台。

1.1方案目的

明确会议目标与议题

规范会议筹备与执行流程

优化会议资源配置

提升会议参与体验与成果转化

1.2适用范围

适用于各类座谈交流会议，包括但不限于：

内部工作研讨会

客户需求座谈会

行业交流沙龙

专家咨询会

二、会议前期筹备

2.1明确会议目标

核心目标：确定会议需解决的核心问题或达成的共识

次要目标：如信息共享、关系建立、需求收集等

可量化指标：如形成X条建议、达成Y项合作意向等

2.2确定会议基本信息

项目

内容说明

示例

会议主题

简明扼要概括会议核心

2023年度产品创新座谈会

时间

日期、具体时段

2023年10月15日14:00-17:00

地点

线上/线下具体地址

公司3楼会议室A/腾讯会议

参会人数

预计规模及人员构成

20人（内部10人，客户10人）

主持人

负责会议流程把控

张三（市场部经理）

2.3制定会议议程

14:00-14:10开场致辞（主持人）

14:10-14:30主题分享（主讲人：李四）

14:30-15:30分组讨论（3组，每组6-7人）

15:30-16:30成果汇报（每组代【表】分钟）

16:30-16:50自由交流与提问

16:50-17:00总结与行动计划（主持人）

2.4邀请参会人员

内部人员：相关部门负责人、核心业务骨干

外部人员：客户代表、行业专家、合作伙伴

发送邀请：提前7-10天发送电子邀请（含会议链接/地址）

2.5准备会议材料

材料类型

准备内容

负责人

完成时限

会议资料

议程表、参会名单、背景资料

行政部

会前3天

分享材料

PPT、演示文稿、案例文档

主讲人

会前2天

讨论材料

议题提纲、讨论问题、记录表

策划组

会前1天

物料准备

名牌、签到表、文具、茶歇

后勤组

会前1天

三、会议执行流程

3.1会前准备（提前1小时）

场地布置：桌椅摆放、设备调试（投影、麦克风、网络）

物料摆放：名牌、资料袋、饮用水、茶歇

人员到位：主持人、记录员、技术支持人员

3.2会议进行

开场阶段（10分钟）

主持人介绍会议目的与议程

介绍主要与会人员

强调会议纪律与互动规则

主题分享（20-30分钟）

主讲人按PPT进行核心内容分享

技术人员保障演示流畅

互动讨论（60-90分钟）

按预定议题分组讨论

安排专人记录讨论要点

控制各组讨论时间

成果汇报（30-60分钟）

各组派代表汇报讨论成果

主持人引导补充与提问

记录员整理关键结论

总结阶段（10-20分钟）

主持人总结会议成果

明确后续行动计划与责任人

感谢与会人员参与

3.3会务管理

签到管理：电子签到表/纸质签到表

时间控制：专人计时提醒

突发情况处理：

设备故障：准备备用设备

发言超时：主持人礼貌提醒

冷场应对：主持人引导提问

四、会议后期跟进

4.1会议纪要整理

24小时内完成初稿

包含：会议概况、讨论要点、决议事项、行动计划

发送至所有参会人员确认（2天内反馈）

4.2成果落实

建立《会议行动跟踪表》

明确各项任务的责任人、时间节点

定期检查进度（建议每周跟进）

4.3效果评估

即时反馈：会后发放满意度问卷（线上/纸质）

长期评估：1个月后评估行动计划完成情况

改进建议：收集各方对会议组织的反馈

4.4资料归档

会议资料：PPT、纪要、照片、签到表

电子存档：公司共享服务器/云盘

保存期限：至少1年

五、应急预案

5.1人员缺席

关键人员：准备备选发言人

普通参会：会后单独收集意见

5.2技术故障

线上会议：备用会议号、电话接入

线下会议：提前测试设备、准备技术支持

5.3讨论偏离主题

主持人及时引导回归议题

可设置”停车场”记录临时议题

六、预算方案（示例）

项目

明细

预算（元）

备注

场地费

会议室租赁

2000

如为公司内部场地则为0

茶歇

饮品、点心

1500

按20人/75元标准

材料制作

打印、名牌等

500

技术支持

设备租赁

800

如需专业设备

杂项

交通、应急

200

合计

5000

七、方案审批

部门

审批人

意见

签字

日期

策划部门

行政部门

财务部门

分管领导

编制部门：[填写部门名称]

编制日期：YYYY年MM月DD日

版本号：V1.0

座谈交流会议活动方案制定（1）

一、活动名称

XXXX座谈交流会议

二、活动目的

深入了解XXXX领域现状与发展趋势

加强业界交流与合作，促进信息共享

推动XXXX问题的解决与XXXX的进步

三、活动时间

XXXX年XX月XX日（星期X）XX:XX-XX:XX

四、活动地点

XXXX会议中心/酒店会议室

五、参会人员

X