员工职离职合同管理规程.docxVIP

员工职离职合同管理规程

员工职离职合同管理规程

一、概述

本规程旨在规范公司员工入职、在职及离职过程中的合同管理流程，确保合同签订、履行、变更及终止的合规性与有效性。通过明确各环节的操作要求，提高人力资源管理效率，降低用工风险，维护公司及员工的合法权益。本规程适用于公司所有在职员工及人力资源部门相关人员。

二、入职合同管理

（一）合同准备

1.合同模板审核

-人力资源部定期审核入职合同模板，确保条款符合最新法律法规要求。

-每年至少更新一次合同模板，并报法务部门备案。

2.合同内容确认

-根据岗位性质、薪资水平及员工需求，调整合同具体条款。

-必须包含但不限于：职位名称、工作地点、薪酬标准、试用期、保密协议等核心内容。

（二）合同签订

1.候选人确认

-招聘部门完成背景调查后，将候选人名单及初步薪资方案提交人力资源部。

2.合同草拟

-人力资源部根据候选人信息草拟个性化合同草案。

-法务部门对草案进行合规性审查，提出修改意见。

3.合同签署

-安排候选人到指定地点签署合同，确保签署过程清晰记录。

-签署时需员工亲笔签名，并由人力资源部专员见证。

4.合同归档

-签署完成的合同原件由人力资源部统一归档，电子版同步录入人力资源信息系统。

-建立员工合同电子档案，便于后续查阅及管理。

（三）合同效力确认

1.试用期管理

-试用期期限根据劳动合同法规定执行（3个月-6个月）。

-试用期考核结果需记录在案，作为转正依据。

2.合同生效条件

-合同自双方签字盖章之日起生效。

-法务部门在合同生效后5个工作日内完成最终审核确认。

三、在职合同管理

（一）合同变更

1.变更申请

-员工或部门提出合同变更需求时，需填写《合同变更申请表》。

-人力资源部对申请进行初步审核，确认变更必要性。

2.变更协商

-人力资源部与员工就变更条款进行协商，达成一致后形成书面协议。

-必要时需法务部门参与，确保变更条款合规。

3.变更签署

-双方在变更协议上签字确认，并替换原合同相应条款。

-更新人力资源信息系统中的合同记录。

（二）合同续签

1.续签提醒

-合同期满前3个月，人力资源部自动生成续签提醒。

-将续签意向通知员工及部门负责人。

2.续签谈判

-根据员工绩效及岗位调整，重新协商薪酬福利等条款。

-法务部门参与审核续签协议的合规性。

3.续签签署

-双方完成续签协议签署，流程同首次入职合同签订。

（三）合同解除

1.协商解除

-员工或公司提出解除意向时，需提前30天书面通知对方。

-双方就离职补偿、工作交接等事宜达成协议。

2.法定解除

-按照劳动合同法规定，处理因员工违纪或公司经营调整引发的合同解除。

-解除过程需严格记录，保留相关证据材料。

四、离职合同管理

（一）离职手续

1.离职申请

-员工提交《离职申请表》，人力资源部审核确认。

-审核通过后，安排离职面谈，了解离职原因。

2.合同终止

-离职当日，人力资源部与员工完成合同交接。

-确认员工已签署《离职确认书》，注明最后工作日及薪资结算方式。

（二）离职补偿

1.经济补偿

-按照劳动合同法规定计算补偿金，并一次性支付。

-计算标准：N+1（N为工作年限，1为代通知金）。

2.未结清款项

-处理工资、奖金、社保等未结款项，确保全额发放。

（三）档案管理

1.合同归档

-将员工在职期间所有合同及变更记录整理归档。

-原件由人力资源部保管，电子版备份至公司服务器。

2.数据销毁

-合同到期或离职后2年内，根据档案管理规定处理纸质合同。

-电子档案定期备份，并设定访问权限。

五、附则

1.流程监督

-财务部门定期抽查合同管理流程执行情况。

-发现问题及时反馈给人力资源部及法务部门。

2.培训要求

-每年组织人力资源专员进行合同管理培训，更新相关法规知识。

-新员工入职后需接受合同条款培训，确保理解自身权利义务。

3.应急处理

-遇重大劳动纠纷时，立即启动应急预案，由法务部门牵头处理。

-相关合同变更及终止需法务部门全程参与审核。

三、在职合同管理

（一）合同变更

合同变更是指在劳动合同签订后、终止前，因用人单位生产经营状况发生重大变化、客观情况发生重大变化，或者劳动者自身情况变化等原因，导致原合同部分条款需要修改或补充的法律行为。合同变更必须遵循合法、公平、平等自愿的原则，并确保变更内容不损害劳动者合法权益。具体操作流程如下：

1.变更申请

(1)员工提出变更申请：员工因岗位调整、工作内容变化、薪资期望调整等原因，需要变更合同