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企业费用支出管理规范流程说明

一、总则

（一）目的与依据

为加强企业内部管理，规范费用支出行为，提高资金使用效益，保障企业经营活动的有序进行，依据国家相关财经法律法规及本企业实际经营情况，特制定本规范流程。本流程旨在明确各部门及员工在费用支出过程中的职责、权限和操作规范，确保费用支出的真实性、合法性、合理性和及时性。

（二）适用范围

本规范流程适用于企业全体员工在日常经营管理活动中发生的各类费用支出，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公费、交通费、通讯费、培训费、咨询费等。控股子公司可参照执行，或根据自身情况另行制定，但需报母公司备案。

（三）基本原则

1.预算控制原则：各项费用支出应严格控制在年度预算及月度用款计划范围内，未经预算审批的费用原则上不予支出。

2.事前申请原则：除小额零星支出外，大额或特定费用支出前需履行事前申请审批程序。

3.真实性与合法性原则：费用支出必须基于真实的业务背景，符合国家法律法规及公司内部规定，票据真实、合法、有效。

4.权责对等原则：费用支出的审批人对其审批行为负责，报销人对所提供报销凭证的真实性、合规性负责。

5.效益性原则：在满足业务需求的前提下，力求以最经济的方式实现支出，杜绝铺张浪费。

二、职责分工

（一）公司管理层

1.审议并批准公司年度费用预算。

2.审批超出部门权限或符合特定条件的重大费用支出。

3.对费用支出管理规范的有效性负总责。

（二）财务部门

1.负责本规范流程的制定、修订、解释和培训工作。

2.组织编制公司年度费用预算，并对预算执行情况进行跟踪、分析与控制。

3.负责费用报销的审核，确保报销凭证的合规性、完整性和准确性。

4.办理费用的支付手续，并进行相应的会计核算。

5.对公司费用支出情况进行监督检查，提出改进建议。

（三）各业务部门

1.负责本部门年度费用预算的编制与执行。

2.严格按照本规范流程及预算控制本部门各项费用支出。

3.对本部门员工发生的费用支出的真实性、合理性进行初步审核。

4.配合财务部门进行费用预算执行分析及相关检查工作。

（四）费用报销人

1.严格遵守公司费用支出管理规定，如实发生和申报费用。

2.负责收集、整理合法有效的费用报销凭证，并按要求填写报销单据。

3.对报销业务的真实性、凭证的合法性及完整性承担直接责任。

三、费用支出管理基本流程

（一）预算编制与控制

1.各部门根据年度经营计划和工作任务，科学合理编制本部门年度费用预算，报财务部门汇总。

2.财务部门对各部门预算进行审核、汇总、平衡后，形成公司年度费用预算草案，按审批权限报批。

3.预算一经批准，各部门应严格执行。财务部门对各项费用支出实时监控，确保在预算额度内开支。确需调整预算的，应按原预算审批程序办理。

（二）费用事前申请

1.对于预算内大额费用支出（如大额采购、业务招待、差旅等）或预算外任何费用支出，报销人需在费用发生前填写《费用事前申请表》，详细说明费用发生的事由、预算金额、预计发生时间等。

2.《费用事前申请表》按审批权限逐级报批。审批通过后，方可安排后续支出。未履行事前申请或申请未获批准的，原则上不予报销。

（三）采购与支出

1.涉及物资采购、服务采购的费用支出，应优先通过公司集中采购或招标程序进行，具体执行公司《采购管理办法》。

2.支出发生时，报销人应主动向对方索取合法有效的原始凭证，如发票（需注明公司全称及税号）、行程单、付款凭证等，并确保凭证内容与实际业务相符。

（四）费用报销

1.单据填写与凭证整理：报销人在费用发生后，应及时（通常不超过发生当月或次月规定日期）填写《费用报销单》，准确填写费用发生日期、事由、金额、所属部门、预算项目等信息。同时，将原始凭证（发票、付款凭证等）及相关附件（如事前申请审批单、合同、验收单、行程安排等）按要求整理粘贴。

2.部门审核：报销人将填写完整、附件齐全的报销单据提交部门负责人或其授权人进行审核。部门负责人对费用发生的真实性、必要性及单据的完整性进行审核签字。

3.财务审核：经部门审核后的报销单据提交财务部门。财务部门审核人员对以下内容进行审核：

*报销单据填写是否规范、完整；

*原始凭证是否合法、真实、有效，内容是否与报销事项一致；

*附件是否齐全，是否符合公司规定；

*费用支出是否符合预算控制要求；

*金额计算是否准确，是否符合公司费用标准（如差旅费补贴标准、业务招待费标准等）。

财务审核通过后，按审批权限提交相应领导审批。对审核不通过的单据，退回报销人补充完善。

4.审批：报销单据按公司规定的审批权限和审批流程进行逐级审批。各级审批人根据其职责权限对报销业务进行最终审定。