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工程项目合同监督流程规范

1.总则

1.1目的

为规范工程项目合同的监督管理工作，确保合同履行过程的合规性、有效性，防范合同风险，保障合同双方的合法权益，提高项目管理水平，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有工程项目的合同监督管理工作，包括但不限于施工合同、监理合同、勘察设计合同、采购合同、分包合同等。

1.3基本原则

合法合规原则：合同监督必须遵守国家法律法规及行业相关规定。

全面性原则：合同监督应覆盖合同订立、履行、变更、终止全过程。

动态性原则：合同监督应贯穿项目始终，实行动态跟踪管理。

预防为主原则：以预防合同风险为主，及时发现并纠正合同履行中的问题。

权责对等原则：明确各相关部门及人员的监督职责，确保责任落实到人。

2.术语与定义

合同监督：指对合同订立、履行、变更、终止等全过程进行的检查、督促、协调和评价活动。

合同交底：指合同签订后，由合同管理部门向项目实施部门及相关人员说明合同主要条款、履行要求及风险防范措施的活动。

合同履行跟踪：指对合同履行情况进行的定期或不定期的检查、记录和分析。

合同变更：指对已签订合同的条款、内容、范围等进行修改、补充或调整的行为。

合同纠纷：指合同当事人因合同履行发生的争议。

3.组织机构与职责

3.1合同管理委员会

组成：由公司分管领导、法务部、项目管理部、财务部、审计部等部门负责人组成。

职责：

审批公司合同监督管理制度和流程。

协调解决合同履行中的重大问题。

审议重大合同变更和纠纷处理方案。

3.2合同管理部门（法务部）

职责：

制定和完善合同监督管理制度和流程。

组织合同交底，解答合同履行中的法律问题。

监督合同履行情况，审核合同变更、解除等事项。

参与合同纠纷的处理，提供法律支持。

定期向合同管理委员会汇报合同监督工作情况。

3.3项目管理部门

职责：

具体负责项目合同的日常监督管理工作。

组织合同交底，确保项目相关人员熟悉合同内容。

定期向合同管理部门报送合同履行情况报告。

及时发现并报告合同履行中的问题，提出处理建议。

负责合同变更的申请和初步审核。

3.4财务部门

职责：

审核合同款项支付的合规性和准确性。

监督合同履约保证金、保函等保证措施的落实。

参与合同成本控制和风险分析。

3.5审计部门

职责：

对合同监督工作的有效性进行审计。

参与重大合同纠纷的调查和处理。

提出改进合同监督工作的审计建议。

3.6其他相关部门

根据合同内容和项目需要，参与合同监督工作，履行各自职责。

4.合同监督流程

4.1合同订立阶段的监督

4.1.1合同评审

项目管理部门组织相关部门对合同文本进行评审，重点评审以下内容：

合同主体资格和履约能力。

合同条款的完整性、准确性和合法性。

合同价格、支付方式、结算方式等经济条款。

合同履行期限、质量标准、验收标准等技术条款。

违约责任、争议解决方式等风险条款。

评审意见形成书面记录，作为合同签订的依据。

4.1.2合同审批

根据合同金额和重要性，按照公司规定的审批权限履行审批手续。

审批通过后，由授权代表签署合同。

4.1.3合同交底

合同签订后10个工作日内，由合同管理部门组织合同交底会议。

参会人员包括项目管理部门、技术部门、财务部门、现场施工负责人等。

交底内容包括合同主要条款、双方权利义务、履行计划、风险点及防范措施等。

形成合同交底记录，并由参会人员签字确认。

4.2合同履行阶段的监督

4.2.1履行计划制定

项目管理部门根据合同要求，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作内容、时间节点、责任人员。

履行计划报合同管理部门备案。

4.2.2履行跟踪检查

日常检查：项目管理部门定期对合同履行情况进行检查，重点检查以下内容：

工程进度是否符合合同约定。

工程质量是否符合合同标准。

安全生产措施是否落实。

材料设备供应是否符合合同要求。

款项支付是否合规。

专项检查：针对合同履行中的重点问题或风险点，组织专项检查。

检查记录：每次检查形成书面记录，记录检查情况、发现问题及整改要求。

4.2.3履行情况报告

项目管理部门每月向合同管理部门报送《合同履行情况月报》，内容包括：

本月合同履行概况。

存在的主要问题及原因分析。

整改措施及下月工作计划。

合同管理部门定期汇总分析合同履行情况，向合同管理委员会汇报。

4.3合同变更管理

4.3.1变更申请

合同履行过程中，如需变更合同内容，由项目管理部门提交《合同变更申请表》，附变更理由、变更方案及影响分析。

4.3.2变更审核

合同管理部门组织相关部门对变更申请进行审核，重点审核：

变更的必要性和合理性。

变更条款的合规性。

变更对合同价格、工期、质量等的影响。

审核通过后，按审批权限报批。

4.3.3变更协议签订

变更经批准后，