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行政机关档案管理数字化转型实践

引言

档案作为行政机关履行职能、开展工作的原始记录，是国家治理体系和治理能力现代化建设中不可或缺的基础性信息资源。随着信息技术的飞速发展和数字中国战略的深入推进，行政机关档案管理面临着从传统载体向数字形态、从物理管理向智能管理、从封闭保管向开放共享的深刻变革。数字化转型已不再是“选择题”，而是提升行政效能、优化公共服务、保障决策科学的“必修课”。本文结合当前行政机关档案管理工作的实际，探讨数字化转型的实践路径、面临的挑战及应对策略，以期为同行提供有益的参考与借鉴。

一、深刻认识行政机关档案管理数字化转型的时代必然性与核心要义

行政机关档案管理的数字化转型，绝非简单地将纸质档案扫描成电子图片，而是一场涉及理念、技术、流程、机制和人员能力的全方位、系统性变革。其核心目标在于通过运用现代信息技术，优化档案管理流程，提升档案资源的采集、存储、管理、利用和共享效率，从而更好地服务于机关履职、服务于公众需求、服务于国家发展。

时代必然性体现在：

1.国家治理现代化的内在要求：数字政府建设步伐加快，要求政务数据资源实现高效流转与深度融合，档案作为政务数据的重要组成部分，其数字化是提升国家治理能力的基础工程。

2.提升行政效能的关键路径：传统档案管理模式在检索速度、利用便捷性、共享协同等方面存在明显瓶颈。数字化能够实现档案的快速定位、远程调阅和协同利用，显著降低行政成本，提升工作效率。

3.满足公众知情权与服务需求的有效手段：随着“放管服”改革的深化，公众对政务信息的公开透明和便捷获取提出了更高要求。档案数字化为政务公开、历史信息查询、民生服务等提供了有力支撑。

核心要义在于：

1.数据化：将档案信息转化为结构化、可计算的数据，实现从“文件”到“数据”的转变，为后续的智能分析和深度应用奠定基础。

2.网络化：依托政务网络，构建互联互通的档案管理与服务平台，打破“信息孤岛”，促进跨部门、跨层级、跨区域的档案资源共享。

3.智能化：引入人工智能、大数据等技术，实现档案著录、分类、检索、鉴定、编研等环节的智能化辅助，提升档案管理的智慧化水平。

4.规范化：建立健全涵盖数字档案生命周期各环节的标准规范体系，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

二、行政机关档案管理数字化转型面临的现实挑战与突出问题

尽管行政机关档案管理数字化转型势在必行，但在实践过程中仍面临诸多挑战：

1.思想观念与认识水平有待提升：部分单位对档案数字化转型的战略意义认识不足，仍停留在“重保管、轻利用”、“重形式、轻实效”的传统思维，对转型的紧迫性和艰巨性估计不足。

2.标准规范体系尚不完善与执行不到位：虽然国家层面已出台一系列档案数字化相关标准，但在实际操作中，不同地区、不同部门之间可能存在标准不统一、执行打折扣的现象，影响了档案数据的互认共享和长期保存。

3.数据安全与保密风险不容忽视：档案数据往往涉及敏感信息和国家秘密，数字化环境下，数据泄露、篡改、丢失等风险陡增。如何在开放共享与安全保密之间寻求平衡，是必须攻克的难题。

4.技术应用与人才队伍建设滞后：部分单位档案管理系统功能单一，智能化水平不高，难以满足转型需求。同时，既懂档案业务又掌握信息技术的复合型人才短缺，成为制约转型深入推进的关键瓶颈。

5.历史档案数字化任务繁重与质量参差不齐：大量存量纸质档案的数字化加工是一项耗时耗力的工程，资金投入、人员保障、质量控制都是现实问题。部分早期数字化成果可能存在质量不达标、元数据缺失等问题，需要返工或补充。

6.长效保障机制尚未健全：档案数字化转型是一项系统工程，需要持续的资金投入、稳定的人员队伍和健全的运维机制。部分单位存在“重建设、轻运维”的倾向，影响了数字化成果的持续发挥。

三、行政机关档案管理数字化转型的实践路径与关键举措

推进行政机关档案管理数字化转型，应坚持问题导向、目标导向，系统性谋划，分步实施。

1.强化顶层设计，明确转型战略与规划：

*提高政治站位：将档案数字化转型纳入本单位、本地区的信息化发展总体规划和重要议事日程，明确领导责任和牵头部门。

*制定专项规划：结合实际，制定详细的档案数字化转型实施方案，明确发展目标、重点任务、阶段步骤、保障措施和时间表、路线图。

*健全组织协调机制：建立跨部门的协调联动机制，形成工作合力，统筹推进各项任务落实。

2.夯实基础建设，构建标准规范与资源体系：

*完善标准规范：严格遵循国家和行业标准，结合自身特点，细化数字档案的采集、著录、存储、传输、利用、销毁等各环节的操作规范和技术要求。

*推进存量档案数字化：按照“存量数字化、增量电子化”的原则，优先对利用率高、价值珍