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档案数字化加工实施服务合同

一、合同双方基本信息与鉴于条款

合同的开篇应首先明确合同双方的主体资格。需详细列明甲方（通常为档案所有权或管理单位）与乙方（数字化加工服务提供方）的全称、法定代表人/负责人、统一社会信用代码、注册地址、联系方式等基本信息，确保双方身份的真实性与合法性。若乙方涉及项目分包，需在合同中明确约定，并确保分包方具备相应资质且甲方对此知情并书面同意。

鉴于条款部分，应简要阐述合同签订的背景、目的与依据。例如，甲方为提升档案管理现代化水平、实现档案资源共享利用，需对特定范围的档案进行数字化加工；乙方凭借其在档案数字化领域的技术实力与服务经验，具备承接该项目的能力。鉴于条款虽非合同核心权利义务条款，但其有助于理解合同签订的初衷与上下文，对后续条款的解释具有一定辅助作用。

二、项目概况与目标

此章节旨在清晰界定项目的边界与预期成果，是合同履行的基础。

1.项目名称：应准确、规范地反映项目内容，例如“XX单位XX年度文书档案数字化加工项目”。

2.加工档案范围与数量：需明确界定拟进行数字化加工的档案所属年度、形成部门、档案门类（如文书、科技、会计、声像等）、保管期限等。对于档案数量，应以甲方提供的档案清点清单为基础，可采用“预计数量约为XX（单位：卷/件/页，具体以实际加工并验收合格数量为准）”的表述方式，避免因预估偏差引发后续争议。

3.项目目标：明确数字化加工后档案应达到的质量标准与应用目标。例如，实现档案的全文检索、在线阅览、异地备份，符合国家或行业相关数字化规范要求，确保档案信息的真实性、完整性、可用性与安全性。

三、服务内容与技术规范

这是合同的核心章节，需详尽、具体地约定乙方应提供的各项服务及对应的技术参数与质量标准，应尽可能量化或明确可操作的判断依据。

1.档案接收与整理：约定乙方接收甲方档案的流程、清点核对方式、双方交接记录的签署要求。如需乙方协助进行档案的前期整理（如拆除装订、页码编写、区分扫描件与非扫描件等），应明确整理的具体要求与质量标准。

2.档案著录：明确元数据著录字段（依据相关《档案著录规则》及甲方特定需求）、著录深度、著录准确率要求。应附《档案著录项目与细则》作为合同附件。

3.档案扫描：

*扫描方式：根据档案材质（如纸张、照片、图纸等）明确采用平板扫描、高速扫描或其他方式。

*扫描分辨率：如文书档案通常采用XXdpi灰度或黑白模式，特殊档案（如工程图纸、照片档案）可根据需要提高分辨率。

*图像格式与压缩率：如采用JPEG、TIFF等格式，约定合理的压缩率以平衡图像质量与存储需求。

*扫描色彩模式：根据档案内容与保存价值确定黑白、灰度或彩色扫描。

4.图像处理：明确对扫描后图像进行纠偏、去污、去黑边、裁剪、亮度对比度调整等处理的具体要求与质量标准，确保图像清晰、端正、信息完整。

5.图像质检：约定质检比例（如100%自检、XX%抽检）、质检标准及不合格图像的返工流程。

6.数据挂接与著录数据校验：若涉及与甲方档案管理系统对接，需明确数据挂接的字段对应关系、技术实现方式及挂接准确率。同时，对著录数据进行校验，确保与图像内容的一致性。

7.数字化成果验收与交付：明确交付的数字化成果形式（如硬盘、光盘、在线传输等）、介质要求、数据备份要求，以及成果清单。

8.档案返还与保管：约定加工完成后，纸质档案的清点、整理、装订与返还流程，确保档案实体安全。项目实施期间，乙方对甲方档案的保管责任也应在此明确。

9.技术文档交付：如项目实施方案、操作手册、质检报告、验收报告等。

四、项目实施计划与周期

1.项目周期：明确项目的总工期，以及从合同生效、甲方提供符合加工条件的档案、首付款支付等任一节点开始计算工期的约定。

2.阶段性工作安排：可根据项目规模与复杂程度，将项目划分为若干阶段（如准备阶段、试点阶段、全面实施阶段、验收阶段），并约定各阶段的工作内容、起止时间与阶段性成果交付要求。

3.进度报告：约定乙方定期（如每周/每月）向甲方提交项目进展报告的义务，内容应包括已完成工作量、质量情况、下周/月计划、存在问题及解决方案等。

五、质量标准与验收

质量是档案数字化项目的生命线，此章节需细致入微。

1.质量标准依据：明确项目执行所依据的国家、行业标准及甲方特定的质量要求（可作为附件）。例如《纸质档案数字化规范》、《档案著录规则》等。

2.验收方式与程序：

*过程检验：甲方有权对乙方的加工过程及阶段性成果进行抽查与检验，乙方应予以配合。

*初步验收：乙方完成全部或阶段性加工任务后，向甲方提交验收申请及相关资料，甲方在约定期限内组织初步验收。

*最终验收：在初步验收合格并经一定期限试运行（如数据稳定性、可