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档案保密

浅析高校人事档案数字化转型的问题与对策

文/梧州学院档案馆罗元首

【摘要】随着信息技术的迅速发展，数字化转型已成为提升工作效率、优化管理质量、实现可持续发展

的必由之路。高校作为知识的殿堂和培养人才的摇篮，其人事档案的数字化转型对高校的现代化建设来说尤

为关键。基于此，文章分析高校人事档案管理数字化转型面临的挑战，提出建立高效智能的数字化档案管理

体系、优化档案数字化管理流程、加强档案信息安全保护等策略，以期有效推动高校人事档案数字化转型，

为学校的发展提供有力的支撑和保障。

【关键词】高校；人事档案；数字化转型；对策

一、高校人事档案数字化转型面临的问题片、音频、视频等多媒体信息。这些信息之间又存在复

杂的关联关系，需要进行分类、整理等操作，以便于检

传统的纸质档案管理方式已经难以适应时代的需

索和利用。同时，高校教职工的信息分布在各个学院、

求，高校人事档案数字化转型是一项系统、长期的工

科研单位和行政部门，这些信息具有分散性、多样性和

作，需要学校各级领导的高度重视和大力支持。高校人

动态变化等特点。此外，从教育环境的角度来看，高校

事档案数字化转型成了刻不容缓的任务，在转型过程中

的人事档案涵盖了从教授、副教授、讲师到行政人员、

也面临着诸多问题。

学生辅导员等各类角色。这些人员在教育背景、专业经

（一）档案数据量庞大。现阶段，高校内每位教职

历、工作职责等方面存在较大的差异，从而使得他们的

工的档案都涵盖了其个人经历、学术成就、教学心得、档案信息在内容、格式和重要性上呈现出多样性[2]。例

研究成果等信息。这些档案记录了教职工的职业轨迹，

如，教授和副教授的档案可能更多地关注其学术成果、

成为他们个人履历和成长的见证。首先，学校教职工的

科研项目和教学评价，而行政人员和学生辅导员的档案

数量较多。目前，随着办学规模的扩大，一所高校的教则可能更注重其行政工作经历、学生服务和与组织协调

师队伍数量庞大，每位教职工都有自己的人事档案。其能力相关的资料。

次，人事档案内容丰富。人事档案不仅包含了个人基本（三）安全性问题。高校人事档案数字化是一项

信息，还包含了他们的研究成果、教学视频、学术会议至关重要的任务，它旨在提高档案管理的效率，实现资

记录、学术评价报告等[1]。既包含文字资料，也包含图源的共享和快速检索。然而，在这一过程中，安全性问

片、视频等多媒体材料。这些多媒体数据的存在，无疑题不容忽视。若安全问题得不到重视，不仅可能导致档

进一步扩大了档案数据量的规模。最后，高校人事档案案信息的泄露、篡改或损坏，还可能对学校的声誉和发

的形成是一个长期的过程。随着时间的推移，高校的规展产生不良影响。高校人事档案数字化过程中的安全问

模不断扩大，教职工的数量不断增加，各种教学活动和题主要存在于信息流动、数据传输、技术支持、档案格

行政事务也逐渐增多。这些都使得档案数据量随着时间式、数据完整性、访问控制及法律合规等方面。信息的

的推移不断积累，形成一个庞大的数据库。传统的纸质流动和数据的传输可能受到外部攻击，导致信息泄露；

档案管理方式不仅会占用大量空间，还难以快速检索和技术支持和团队技能的不足可能引发操作失误，造成数

查询。因此，如何将这些纸质档案数字化，是高校人事据损坏；档案格式的不统一可能影响数据的可读性和可

档案管理转型中需要解决的首要问题。