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公司会议组织与实施流程指南

一、适用场景与工作目标

本指南适用于公司各类会议的组织与实施工作，包括但不限于：

常规例会：部门周例会、月度总结会、季度规划会等周期性固定会议；

专题会议：项目推进会、问题研讨会、政策宣贯会等针对特定议题的临时会议；

高层会议：董事会、总经理办公会、年度战略会等涉及公司重大决策的会议；

外部会议：客户对接会、行业交流会、沟通会等需协调外部资源的会议。

通过标准化流程，保证会议目标明确、组织高效、记录完整、决议落地，提升行政工作协同效率，避免会议资源浪费。

二、标准化操作流程详解

（一）会前准备阶段（核心：精准规划，周全筹备）

1.会议需求确认

发起人：根据工作需要提出会议申请，明确会议目的（如“明确Q3项目分工”“解决流程瓶颈”）、核心议题（建议不超过5个，避免发散）、预期成果（如“形成行动方案清单”“达成决策共识”）。

行政对接人：与发起人沟通确认会议必要性，避免“为开会而开会”；对于可邮件/即时通讯解决的简单问题，建议取消会议。

2.会议方案拟定

行政对接人根据需求拟定《会议初步方案》，包含以下要素：

会议基本信息：名称、时间（精确到分钟，建议非紧急会议避开周一上午/周五下午）、地点（优先选择公司会议室，需确认容量、设备配置）、形式（线下/线上/hybrid）；

参会人员：明确主持人（通常为议题负责人）、记录人（建议由行政人员或指定专人担任）、核心议题负责人、列席人员（如需）；

会议议程：按逻辑顺序排列议题，每个议题分配具体时间（如“议题1：项目进展汇报（20分钟）”“议题2：问题讨论（30分钟）”），预留10分钟缓冲时间；

物料与资源需求：投影仪、麦克风、白板、会议资料（PPT、纸质材料）、茶歇（如超过1.5小时）、线上会议（腾讯会议/Zoom等，提前测试设备）。

3.会议审批与通知

审批流程：

常规例会：部门负责人审批→行政部备案；

专题会议/高层会议：发起部门负责人审批→分管领导审批→行政部备案；

外部会议：发起部门负责人审批→分管领导审批→总经理审批→行政部备案。

发送通知：审批通过后，至少提前24小时发送正式会议通知（紧急会议除外，需提前4小时），通过企业/邮件发送，内容包含：

会议主题、时间、地点/、议程；

参会人员名单（标注“必选/可选”）；

会前准备要求（如“提前提交材料”“阅读附件1”）；

联系人及联系方式（行政对接人*）。

4.会前最终确认

场地与设备：会议前1小时，行政人员检查会议室环境（桌椅摆放、空调温度、灯光）、设备（投影仪连接、麦克风电量、网络稳定性），保证正常使用；线上会议提前测试音视频效果。

资料准备：打印纸质议程、签到表、相关材料（按参会人数+3份备用），电子版材料提前至共享文件夹或会议系统。

人员确认：再次与主持人、核心议题负责人确认参会时间，如有变动及时调整通知。

（二）会中执行阶段（核心：控场有序，高效推进）

1.会议签到与开场

签到：参会人员入场时在《会议签到表》（模板见第三章）签字，或通过企业签到（实时统计迟到/未到人员）；迟到超过15分钟需在会议结束后向主持人说明原因。

开场：主持人准时开始会议（预留5分钟等待迟到人员），明确会议目标、议程及时间规则（如“每个议题严格把控时间，超时将进入下一环节”），简要介绍参会人员。

2.议题讨论与决策

按议程推进：每个议题由负责人汇报（建议结合PPT，重点突出数据/问题/方案），主持人引导讨论，避免偏离主题；鼓励发言，控制单次发言时长（如“每人发言不超过3分钟”）。

关键记录：记录人实时记录讨论要点、分歧点、共识内容，对决议事项标注“决议+负责人+完成时限”（如“决议：由市场部*负责优化活动方案，9月15日前提交”）。

突发情况处理：

设备故障：立即联系行政人员更换会议室或启用备用设备；

议题争议：暂时搁置，明确后续沟通方式（如“会后由技术部与财务部单独对接，24小时内反馈意见”）；

人员缺席：由议题负责人指定代理人汇报，或调整该议题顺序。

3.会议结束与总结

总结确认：主持人逐一回顾各议题决议，保证所有参会人员对结果无异议；明确会后行动项（负责人、内容、时限）。

散会提醒：严格控制会议时长（如原定1小时会议，最多延长10分钟），提醒参会人员带走个人物品，关闭会议室设备。

（三）会后跟进阶段（核心：闭环管理，落地见效）

1.会议纪要整理

记录人职责：会议结束后2个工作日内完成《会议纪要》（模板见第三章），内容需包含：

会议基本信息（时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）；

议题及讨论摘要（按议程顺序，突出关键意见）；

决议事项与行动项（表格化呈现，含负责人、完成时限、备注）；

附件（如会议PPT、相关材料）。

审核分发：纪要经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门