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行政事务审批流程通用工具集

一、工具集概述

本工具集旨在规范企业内部行政事务审批流程，统一标准、明确职责、提高效率，减少因流程不清晰导致的审批延误或争议。通过标准化操作模板和分步骤指引，覆盖行政事务全生命周期管理，适用于企业各部门及全体员工，助力行政工作有序开展。

二、适用范围与典型场景

本工具集适用于企业各类常规行政事务审批，具体典型场景包括：

（一）日常费用报销

员工因公产生的交通费、招待费、办公费等日常支出报销，需提交审批流程确认合规性后，由财务部安排支付。

（二）公章/合同用印申请

企业公章、合同专用章等印章使用前，需通过审批流程明确用印事由、文件内容及责任人，保证用印合规、风险可控。

（三）办公用品采购申请

部门因业务需要采购办公用品（如文具、设备耗材等），需提交申请明确采购清单、预算及用途，经审批后由行政部统一采购。

（四）员工请假/出差审批

员工因事请假（病假、事假、年假等）或因公出差，需通过流程申请，明确时间、事由及工作交接安排，经批准后方可离岗。

（五）固定资产领用/报废申请

部门领用新固定资产（如电脑、打印机等）或报废闲置资产，需提交审批确认资产状态、用途及处置方式，保证资产台账清晰。

三、标准化操作流程

行政事务审批流程遵循“发起-审核-审批-执行-归档”闭环管理，具体步骤

（一）第一步：发起申请——提交完整申请材料

操作内容：

申请人根据具体事务类型，填写对应的《行政事务审批申请表》（模板见第四部分），并附相关证明材料（如费用报销需附发票原件、行程单；用印申请需附合同/文件复印件等）。保证填写信息真实、准确，事由描述清晰，附件齐全。

责任人：申请人（事务发起人）

输出物：《行政事务审批申请表》（含附件）

（二）第二步：部门审核——确认事项真实性与必要性

操作内容：

申请人将申请材料提交至所在部门负责人，部门负责人需在1个工作日内完成审核，重点确认：

事项是否属于部门职责范围内，是否符合业务需求；

申请内容（如费用金额、采购清单、请假时间等）是否合理；

附件材料是否真实、完整（如发票是否合规、请假手续是否齐全）。

审核通过后，部门负责人在申请表“部门审核”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

责任人：部门负责人

输出物：签字确认的《行政事务审批申请表》（审核通过/退回说明）

（三）第三步：跨部门会签——涉及多部门事务的协同确认

操作内容：

若事项涉及其他部门职责（如跨部门采购需行政部确认预算，用印申请需法务部确认合同风险），由部门负责人发起跨部门会签。相关部门需在1-2个工作日内反馈意见，在“相关部门会签”栏签署意见并签字。

示例：办公用品采购申请，需行政部审核采购清单是否符合标准、预算是否在部门额度内；

示例：合同用印申请，需法务部审核合同条款合规性。

责任人：相关部门负责人

输出物：多部门签字确认的《行政事务审批申请表》

（四）第四步：领导审批——按权限层级最终确认

操作内容：

根据事项性质及金额/重要性，提交至对应层级领导审批，审批时限一般为1-3个工作日（紧急事项可标注“加急”，缩短至0.5个工作日）：

常规事项（如部门内500元以下费用报销、1天内事假）：由部门总监审批；

重要事项（如5000元以上费用报销、3天以上请假、合同用印）：由分管副总审批；

重大事项（如10万元以上采购、资产报废）：由总经理审批。

领导审批通过后，在“领导审批”栏签署意见并签字；若不通过，注明原因并退回至发起部门。

责任人：对应层级领导（部门总监/分管副总/总经理）

输出物：领导签字确认的《行政事务审批申请表》（审批通过/驳回意见）

（五）第五步：结果通知——同步审批结论与执行要求

操作内容：

审批通过后，由行政部（或指定部门）在1个工作日内通知申请人及相关部门，明确执行要求（如报销款项到账时间、用印领取方式、办公用品发放时间等）。审批驳回的，需同步告知申请人具体原因及修改建议，申请人调整后可重新发起流程。

责任人：行政部/指定对接人

输出物：审批结果通知（邮件/系统消息/书面通知）

（六）第六步：资料归档——留存审批全流程记录

操作内容：

审批完成后，行政部负责将《行政事务审批申请表》及附件材料整理归档：

电子档：按“申请日期+申请人+事项名称”命名，存储至企业共享服务器/审批系统；

纸质档：打印签字版，按月份分类存放于档案柜，保存期限不少于3年（重要事项如合同用印审批保存不少于5年）。

责任人：行政部档案管理员

输出物：完整归档的审批资料（电子档+纸质档）

四、通用审批申请表（模板）

行政事务审批申请表

基本信息

申请人

所属部门

员工编号

联系方式

申请日期

年月日

申请事项（可多选）

□费用报销□公章/合同用印□办公用品采购□请假/出差□其他：______

事由与明细

（请详细说明申请