通用行业合同管理与审批模板.docVIP

通用行业合同管理与审批模板

一、适用场景与行业覆盖

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常经营中涉及的合同管理全流程，覆盖采购、销售、服务外包、项目合作、人力资源、租赁、知识产权等多个行业场景。无论是初创企业的简单协议，还是成熟企业的复杂合作，均可通过标准化流程实现合同的规范起草、高效审批、风险控制及有序归档，保证合同管理合规、高效、可追溯。

二、合同全流程操作指引

（一）合同起草与准备

需求对接

业务部门根据合作需求，明确合同标的、数量、质量、履行期限、付款方式等核心要素，与对方（供应商/客户/合作方）进行初步沟通，达成合作意向。

示例：采购部门需明确“采购设备型号、技术参数、交货时间、验收标准”；服务外包需明确“服务范围、交付成果、考核指标、服务期限”。

模板选择与起草

优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），如无对应模板，由法务部门或指定人员起草合同文本。

合同内容需包含以下核心条款：

双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表联系方式）；

合同标的、数量、质量标准（可引用国家标准/行业标准/双方约定标准）；

价款/报酬、支付方式（账户信息、分期支付节点）、发票要求；

履行期限、地点、方式（如交货地点、服务交付方式）；

违约责任（违约情形、赔偿计算方式、违约金上限）；

争议解决方式（仲裁/诉讼，明确管辖机构）；

合同生效条件（签字盖章后生效/附条件生效）、份数及持有方。

内部初审

起草部门负责人对合同内容进行初审，重点核对业务需求匹配度、条款完整性、数据准确性（如金额、日期、数量），保证无重大遗漏或明显错误。

（二）合同审批流程

根据合同金额、类型及风险等级，通过线上/线下审批系统逐级提交，审批节点可灵活调整（以下为通用流程）：

审批环节

审批人

审核要点

时效要求

部门负责人

业务部门负责人

业务必要性、条款与需求一致性、资源匹配度（预算、人力）

1个工作日内

法务审核

法务专员/法务部负责人

合法合规性（条款是否违反法律法规、公司制度）、权利义务对等性、风险点识别

2-3个工作日内

财务审核

财务负责人

价款合理性、支付方式安全性（账户信息是否准确）、税务处理合规性、预算审批

1-2个工作日内

高管审批

分管总经理/总经理

重大合同（如金额超万元、战略级合作）的必要性、风险可控性、公司战略匹配

3-5个工作日内

审批规则说明：

金额较小（如≤5万元）或标准化合同，可简化流程（部门负责人+法务审核）；

涉及重大风险（如知识产权归属、无限责任条款），需增加风控部门或外部律师审核；

审批驳回需明确修改意见，起草部门根据意见修订后重新提交。

（三）合同签署与生效

文本定稿

审批通过后，由法务部门或起草部门根据审批意见最终修订合同文本，形成“正式签署版本”（需标注“最终稿”及版本日期）。

签署方式

纸质合同：双方法定代表人或授权代表签字并加盖合同专用章/公章（需核对授权委托书，保证权限有效），骑缝章加盖（多页合同）；

电子合同：通过合法第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名与手写签名同等法律效力，保存签署日志及存证文件。

生效确认

合同签署后，由行政或法务部门确认生效条件达成（如签字盖章完成、附条件生效的条件满足），同步更新《合同台账》。

（四）合同履行与监控

履行跟踪

业务部门作为合同履行主体，需建立《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如交货日期、服务里程碑、付款节点），定期向部门负责人汇报履行情况（每周/每月）。

风险预警

发觉对方可能违约（如延迟交货、服务质量不达标）或自身履约困难时，业务部门应立即启动预警机制，书面通知法务及财务部门，协商解决方案（如延期、索赔、终止合同）。

验收与确认

合同标的交付后，由业务部门、质量部门（如需）共同验收，形成《验收确认单》（双方盖章确认），作为付款及后续履约依据。

（五）合同变更、解除与归档

合同变更

需变更合同时由双方协商一致，签订《合同变更协议》（明确变更内容、生效条件），参照原审批流程提交审核；

重大变更（如标的、金额核心条款调整）需重新履行审批流程。

合同解除

协商解除：双方签订《合同解除协议》，明确解除日期、已履行部分处理方式、违约责任；

单方解除：依据法定或约定条件行使解除权，书面通知对方并留存证据（如对方违约证明），必要时通过法律途径确认解除效力。

合同归档

合同履行完毕（或解除/终止）后15个工作日内，由行政/法务部门完成归档：

纸质合同：正本+副本（按“合同编号+年份”分类存放，附《合同归档清单》）；

电子合同：将签署文件、审批记录、履行凭证等刻录光盘或加密存储至企业服务器；

归档信息录入合同管理系统，支持关键词检索（如合同编号、对方主体、履行期限）。

三、核心模板与表格工具

（一）合同基本信息表（模