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企业费用申请审批流程执行标准

一、适用范围与核心目标

本标准适用于企业内部各类费用的申请与审批管理，涵盖日常办公费用（如办公用品、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、补贴）、业务招待费用、市场推广费用、固定资产采购费用及其他常规经营支出。通过标准化流程明确各环节职责、时限与要求，旨在实现费用支出的合规性、合理性及可控性，提高审批效率，保障企业资源合理配置，防范财务风险。

二、标准化执行流程详解

（一）费用申请发起

责任主体：费用申请人（实际支出人）

操作内容：

确认费用类型与预算：申请人需提前确认费用是否符合部门年度预算，超预算费用需提前向财务部提交预算调整申请（详见《预算调整管理规范》）。

准备申请材料：根据费用类型准备完整材料，包括但不限于：

《企业费用申请单》（需填写费用用途、金额、明细、预算科目、预计发生时间等）；

相关业务证明材料（如会议通知、采购合同、出差审批单、招待事由说明等）；

第三方报价单（单笔金额≥5000元的采购类费用需提供至少2家供应商比价记录）。

提交申请：通过企业OA系统或线下填写《企业费用申请单》，附件材料，提交至直接部门负责人审批。

时限要求：费用需提前至少3个工作日发起申请（紧急事项需在申请单备注“紧急”，并说明原因，经部门负责人签字后优先处理）。

（二）部门负责人审核

责任主体：申请人直接部门负责人

操作内容：

初审材料完整性：核查《企业费用申请单》填写是否规范、附件材料是否齐全（如报价单、出差审批单等）。

审核费用合理性：结合部门工作计划与预算，判断费用支出是否符合必要性、合理性原则（如招待费用需核对客户信息、招待事由及标准；差旅费用需核对行程合理性、住宿标准等）。

审批预算匹配度：确认费用是否在部门预算额度内，超预算部分需在审批意见中明确说明调整建议。

系统审批反馈：在OA系统中完成审批（通过/驳回），驳回需注明具体原因并退回申请人修改。

时限要求：收到申请后1个工作日内完成审批，紧急事项需4小时内反馈。

（三）财务部复核

责任主体：财务部指定专员（按费用类型分工）

操作内容：

合规性核查：检查费用申请是否符合企业财务制度（如费用标准、报销范围、票据类型等），重点审核：

费用是否符合税法规定（如业务招待费需提供合规发票，且不超过年度营收的5‰）；

固定资产采购是否履行资产入库流程（需附《资产验收单》）；

差旅补贴是否符合公司《差旅费管理办法》中规定的交通、住宿标准。

金额与预算核对：复核申请金额与附件材料（如报价单、发票）是否一致，确认最终审批金额是否在预算范围内。

风险提示：对存在潜在风险的事项（如大额预付款、无合同付款等）标注风险点，反馈至审批人参考。

系统复核反馈：在OA系统中填写复核意见，通过后流转至下一审批层级，驳回需注明财务合规性问题的具体条款。

时限要求：收到申请后1-2个工作日内完成复核，复杂事项（如大额采购、跨部门费用）需延长至3个工作日内。

（四）权限审批

责任主体：根据费用金额与类型划分审批权限（详见下表），最终审批人为企业负责人或其授权人。

费用类型

金额范围

审批人层级

日常办公费用

≤2000元

部门负责人

2001-10000元

部门负责人+财务主管

＞10000元

部门负责人+财务主管+分管副总

差旅费用

≤5000元

部门负责人

5001-20000元

部门负责人+财务主管

＞20000元

部门负责人+财务主管+总经理

业务招待费用

≤3000元

部门负责人

3001-10000元

部门负责人+分管副总

＞10000元

部门负责人+分管副总+总经理

固定资产采购/大额支出

≥50000元

财务主管+分管副总+总经理+董事长（需提交董事会决议）

操作内容：

审批人根据部门负责人审核意见、财务部复核意见及业务实际需求，判断是否批准费用申请；

涉及“三重一大”事项（如大额固定资产采购、对外投资等），需提交总经理办公会或董事会审议，会议通过后由董事长或授权总经理最终审批；

审批人需在OA系统中签署审批意见，明确“同意”“同意但附加条件”（如“需补充合同附件”）或“不同意”。

时限要求：

分管副总：收到申请后1个工作日内完成；

总经理/董事长：收到申请后2个工作日内完成（紧急事项需24小时内反馈）。

（五）结果反馈与执行

责任主体：行政部/财务部（根据费用类型）

操作内容：

审批结果通知：审批完成后，OA系统自动通过消息提醒申请人，审批通过的《企业费用申请单》由行政部（办公用品、固定资产）或财务部（费用报销）存档；

费用执行与管控：

办公用品/固定资产采购：行政部根据审批结果执行采购，验收合格后入库，并同步更新《资产台账》；

差旅/招待费用：申请人需在费用发生后5个工作日内，凭合规发票及原始单据至财务部报销（详见《费用报销管理规范》）；

预付款项：需签订合同的采购类