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项目监理资料管理流程与制度规范

一、项目监理资料管理的重要性与基本原则

项目监理资料贯穿于工程建设的始终，是监理工程师履行监理职责、进行“三控三管一协调”工作的具体体现。它服务于项目决策、实施和运营的各个阶段，为工程质量终身责任制提供了可追溯的凭证。

监理资料管理应遵循以下基本原则：

1.真实性原则：资料必须真实反映工程实际情况，严禁伪造、篡改。监理工程师对所签认资料的真实性、准确性负责。

2.及时性原则：资料的形成、收集、整理应与工程进度同步，确保信息传递的时效性，避免事后补签、补做。

3.规范性原则：资料的格式、内容、签署、编号、装订等应符合国家、行业及地方相关标准、规范和合同约定。

4.完整性原则：资料应齐全完整，不缺项、不漏项，能够全面反映监理工作的各个环节。

5.系统性原则：资料应按工程内在联系、形成规律进行科学分类、有序排列，便于查阅和使用。

6.安全性原则：采取有效措施，确保资料在形成、流转、存储过程中的安全，防止丢失、损坏和泄密。

二、项目监理资料管理流程

项目监理资料管理流程应覆盖从项目准备阶段开始，直至竣工验收、资料归档移交的全过程。

（一）项目准备阶段：明确职责，制定方案

1.组建资料管理团队：明确项目总监理工程师为资料管理第一责任人，指定专人（通常为监理员或信息管理员）负责日常资料的收集、整理、保管和移交工作。

2.制定资料管理计划：根据项目特点、规模及相关法规要求，制定详细的监理资料管理实施细则，明确资料的分类、编码、格式、份数、传递路径、归档要求及各岗位人员的资料管理职责。

3.配备必要资源：准备符合要求的办公场所、文件柜、档案盒、装订工具、计算机及相关管理软件等。

4.熟悉相关规范：组织监理人员学习国家、行业及地方关于工程资料管理的最新规范、标准和规定，统一认识和做法。

（二）施工阶段：过程控制，规范形成

1.资料的形成与收集：

*监理规划、监理实施细则：在开工前编制完成，并按规定报批。

*监理通知单、联系单、备忘录：针对施工中发现的问题及时签发，并跟踪落实。

*会议纪要：及时整理各类监理会议（监理例会、专题会议等）纪要，分发相关单位并归档。

*进度控制资料：施工进度计划审核、进度检查记录、工程延期申请与批复等。

*质量控制资料：原材料、构配件、设备进场检验记录与复试报告审核，施工测量放线成果审核，隐蔽工程验收记录，检验批、分项、分部工程质量验收记录的审核与签认，旁站、巡视、平行检验记录等。

*投资控制资料：工程量报审与支付证书审核，工程变更费用审核，索赔处理文件等。

*合同管理资料：合同评审记录，合同变更、解除记录，违约处理记录等。

*其他资料：如天气记录、影像资料等。

*所有资料的形成应及时、准确、完整，各方签认手续齐全。

2.资料的审核与签认：监理工程师对施工单位报送的各类资料进行严格审核，确认其真实性、完整性、合规性后，按规定程序进行签认。对于不符合要求的资料，应退回施工单位限期整改。

3.资料的整理与编目：对收集到的资料，应按照资料管理计划的分类和编码规则进行系统整理、排序、编目、装订。做到目录清晰，查阅方便。

4.资料的传阅与传递：建立规范的资料传阅和传递制度，确保信息及时送达相关方，并做好签收记录。

（三）竣工验收与移交阶段：汇总归档，规范移交

1.资料的汇总与审查：工程竣工前，监理单位应将项目全过程形成的监理资料进行全面汇总、整理、审查，确保资料的完整性、准确性和系统性，符合归档要求。

2.竣工图的审核：参与或负责审核施工单位提交的竣工图，确保竣工图与工程实际情况相符。

3.监理工作总结：编制监理工作总结报告。

4.资料的组卷与装订：按照档案管理部门的要求，对监理资料进行组卷、装订，做到案卷整洁、牢固，符合长期保存要求。

5.资料的移交：按照合同约定和相关规定，将整理合格的监理资料向建设单位或相关档案管理部门进行移交，并办理书面移交手续。

三、项目监理资料管理制度规范

为确保上述流程的有效执行，必须建立健全相应的管理制度规范。

1.岗位责任制：明确项目总监理工程师、专业监理工程师、监理员及资料管理员在资料管理各环节的职责、权限和工作标准，做到各司其职，各负其责。

2.资料形成与填写规范：统一各类监理资料的格式、填写要求（如字迹清晰、语言规范、内容完整、签字盖章齐全等），可制定《监理资料填写指南》。

3.资料审核与签认制度：明确各类资料的审核权限、程序和签认要求，确保签认的严肃性和有效性。监理工程师对所签认资料的质量负直接责任。

4.资料分类与编码规则：根据工程特点和档案管理要求，