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人事档案管理规范及电子化实施方案

引言

人事档案作为记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩等情况的重要载体，是企业人力资源管理的核心组成部分，对于员工录用、考核、晋升、奖惩、薪酬福利等关键决策具有不可替代的凭证作用。随着信息技术的飞速发展和企业管理精细化程度的不断提升，传统人事档案管理模式在效率、安全性、共享性等方面已逐渐显现其局限性。因此，建立健全人事档案管理规范，并稳步推进人事档案电子化建设，不仅是提升人力资源管理水平的内在要求，更是适应新时代企业发展的必然趋势。本文旨在系统阐述人事档案管理的核心规范，并提出一套切实可行的电子化实施方案，以期为企业人事档案管理工作的科学化、规范化、智能化提供参考。

一、人事档案管理规范

（一）总则

1.管理目的：为规范人事档案管理工作，确保档案材料的真实性、完整性、安全性和可用性，有效服务于企业人力资源开发与管理，保护员工合法权益。

2.管理原则：人事档案管理遵循统一领导、分级负责、真实准确、规范有序、安全保密、依法利用的原则。

3.适用范围：本规范适用于企业所有在职员工、离职员工、离退休人员以及其他按规定应建立人事档案的人员。

4.管理职责：明确人力资源部门为档案管理的归口管理部门，配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的建立、收集、鉴别、整理、保管、转递、利用、保密和销毁等工作。各部门应积极配合人力资源部门做好档案材料的收集与归档。

（二）档案的建立与接收

1.档案建立：员工入职后，人力资源部门应及时为其建立人事档案。档案材料应包括但不限于：履历材料、鉴定考核考察材料、学历学位专业技术职务职业资格材料、政治历史情况审查材料、党团材料、奖励材料、处分材料、招录聘用任免工资待遇出国退（离）休等材料，以及其他有参考价值的材料。

2.材料收集：人力资源部门应主动向员工本人及相关部门收集档案材料，确保材料的齐全性和时效性。员工应如实提供个人相关信息和材料，并对材料的真实性负责。

3.档案接收：对于从外部单位转入的员工档案，档案管理人员应认真核对档案材料的完整性、准确性，核对无误后办理接收手续，并登记建档。

（三）档案材料的归档与审核

1.归档要求：档案材料应真实、完整、规范、手续齐全。归档材料应为原件，复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

2.归档时间：新形成的档案材料应在形成后的规定时限内归档。

3.材料审核：档案管理人员对接收的材料要认真审核，对不符合要求的材料，应退回形成单位或个人补充完善。审核重点包括：材料是否真实有效、手续是否完备、内容是否规范、是否符合归档范围。

（四）档案的日常管理

1.档案存放：档案应存放在专用的档案库房或档案柜中，做到防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。档案库房应配备必要的温湿度调控设备和消防器材。

2.库房管理：建立档案库房管理制度，严格控制非档案管理人员进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

3.档案查阅与借阅：

*查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，履行审批手续。查阅本部门员工档案须经本部门负责人批准；查阅非本部门员工档案须经人力资源部门负责人批准；查阅高层管理人员档案或涉及敏感信息的档案，须经企业分管领导批准。

*借阅档案一般限在档案管理室内查阅。确因工作需要借出档案的，须经有权限领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅单位和个人对档案的安全、保密负全部责任。

*查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁复制、拍摄、摘抄档案中的敏感信息。

4.档案转递：员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休等原因离开企业时，人力资源部门应在规定时限内将其人事档案按规定转递至新的档案接收单位。档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。

5.档案保密：档案管理人员必须严格遵守国家及企业的保密制度，严守档案纪律，不得泄露档案内容。严禁私自复制、拍摄、摘抄、传播档案信息。

（五）档案的鉴定与销毁

1.档案鉴定：对于已故人员或已超过规定保存年限的档案，应按照国家有关规定进行鉴定。鉴定工作应由企业人力资源部门会同相关部门组成鉴定小组进行。

2.档案销毁：经鉴定确无保存价值的档案，应按规定履行销毁审批手续，由两人以上负责监销，并在指定地点进行销毁，确保档案信息不被泄露。销毁清册应永久保存。

二、人事档案电子化实施方案

（一）实施目标与原则

1.实施目标：

*实现人事档案信息的数字化存储、网络化管理和便捷化利用。

*提高档案管理工作效率，降低管理成本。

*保障档案信息的真实性、完整性、安全性和长期可读性。

*为