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行政采购申请与审批管理流程模板
一、模板概述与适用范围
本流程模板旨在规范企业行政采购活动的全流程管理，适用于中小型企业、集团行政部、事业单位后勤部门等组织开展办公用品、固定资产、服务类（如保洁、维修）等非生产性采购场景。通过明确各环节责任主体、操作规范及控制要点，实现采购活动的“流程标准化、责任清晰化、成本可控化”，避免采购过程中的随意性、低效性及廉政风险，保障采购需求的及时满足与资源的合理配置。
二、全流程操作步骤详解
（一）第一步：需求发起与申请单填写
责任主体：需求部门申请人（如行政专员、部门助理）
操作说明：
需求部门根据实际工作需要（如新员工入职需采购办公用品、办公设备故障需维修等），明确采购物品/服务的具体名称、规格型号、数量、用途、预算金额及期望到货时间。
申请人登录公司OA系统或填写《行政采购申请单》（模板见第三章），附件需包含：需求说明（如“为市场部新入职3名员工采购办公椅3把”）、至少2家供应商的报价单（单价、总价、服务承诺等，紧急采购或小额零采可简化为1家报价但需备注原因）、固定资产采购需附《固定资产申购审批表》（如适用）。
申请单填写完毕后，提交至需求部门负责人进行初步审核。
输出成果：《行政采购申请单》（含附件）
（二）第二步：部门内部审核
责任主体：需求部门负责人（如市场部经理、行政主管）
操作说明：
部门负责人重点审核采购需求的必要性（如是否为重复采购、是否有替代方案）、预算合理性（是否符合部门年度预算、单价是否在市场公允范围内）、规格型号的适用性（如办公椅是否符合人体工学标准）。
审核通过后，在申请单“部门负责人意见”栏签字确认，并注明“同意采购”，同步提交至行政部；审核不通过的，注明原因（如“预算超支，建议调整采购数量”并退回申请人修改。
输出成果：部门负责人签字确认的《行政采购申请单》
（三）第三步：行政部复核与预算初审
责任主体：行政部采购专员、行政部经理
操作说明：
行政部收到申请单后，1个工作日内完成复核：
形式复核：检查申请单填写是否完整、附件是否齐全（报价单、需求说明等）；
实质复核：核对采购物品是否属于行政部采购目录（如非行政部采购范围，如生产原材料，需退回并告知申请人走对应采购流程）；审核供应商资质（报价供应商是否为合格供应商名录内企业，紧急采购可后补资质但需备注）；
预算初审：对照公司年度采购预算，检查该笔采购是否超部门预算额度，如超预算需标注“超预算”并同步财务部。
复核通过后，行政部经理在“行政部意见”栏签字，转交财务部；复核不通过的（如供应商资质不符、需求描述模糊），退回需求部门补充说明或重新选择供应商。
输出成果：行政部复核签字的《行政采购申请单》
（四）第四步：财务部预算与合规性审核
责任主体：财务部审核会计、财务部经理
操作说明：
财务部收到申请单后，1个工作日内完成审核：
预算审核：确认采购预算是否在部门年度预算额度内，超预算部分需检查是否有“预算调整审批表”（如无，需退回申请人补办）；
合规性审核：检查采购流程是否符合公司《采购管理制度》（如是否需公开招标、是否达到招标金额标准）、付款方式是否符合财务规定（如预付比例是否≤30%）、发票类型（如是否为增值税专用发票）。
审核通过后，财务部经理在“财务部意见”栏签字；审核不通过的（如预算不足、付款方式违规），注明原因并退回行政部或需求部门。
输出成果：财务部审核签字的《行政采购申请单》
（五）第五步：管理层审批（按金额分级）
责任主体：按采购金额分级审批（示例，企业可根据自身规模调整）
操作说明：
采购金额（人民币）
审批人
审批要点
5000元以下
行政部经理*
重点审核需求紧急性、性价比，确认可快速执行采购
5000-20000元
行政总监*
审核采购必要性、预算合理性，确认是否需比价或选择固定供应商
20000-50000元
分管副总*
审核采购对公司整体成本的影响，必要时组织相关部门集体评审
50000元以上
总经理*
审核采购的战略必要性、投资回报率，需附《采购可行性分析报告》（如适用）
审批人需在“管理层审批意见”栏明确签字（“同意”或“不同意，原因：X”），审批通过后流程流转至行政部采购专员；审批不通过的，流程终止，由行政部通知需求部门。
输出成果：管理层审批签字的《行政采购申请单》
（六）第六步：采购任务执行与供应商选择
责任主体：行政部采购专员、行政部经理
操作说明：
审批通过后，采购专员根据申请单要求，启动采购执行：
小额采购（5000元以下）：从“合格供应商名录”中选择1-2家比价，优先选择性价比高、服务优的供应商，确认最终价格、交货期后，电话或邮件通知供应商下单；
中额采购（5000-20000元）：至少邀请3家合格供应商报价，填写《比价记录表》（含供应商名称、报价、服务承诺、优势对比）
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