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研究生学术沙龙活动规定方案管理

一、总则

学术沙龙活动是研究生培养的重要补充形式，旨在促进学术交流、激发创新思维、提升科研能力。为确保活动规范有序、高效开展，特制定本管理方案。

二、活动组织管理

（一）组织机构

1.成立学术沙龙活动管理小组，由研究生培养部门牵头，联合相关学院和导师代表组成。

2.管理小组负责活动的整体策划、资源协调、流程监督及效果评估。

（二）活动策划与审批

1.活动策划：

(1)每学期初，管理小组根据研究生培养需求，制定学期活动计划，明确活动主题、频次、形式等。

(2)每次活动需提前一周提交详细策划方案，包括活动时间、地点、参与人员、内容安排、经费预算等。

2.审批流程：

(1)策划方案经管理小组审核通过后，报研究生培养部门备案。

(2)涉及跨学院合作或外部专家邀请的活动，需额外报相关学院负责人审批。

（三）活动实施

1.活动准备：

(1)确定活动主题后，由主持人提前发布预告，明确参与方式及注意事项。

(2)准备必要的场地、设备（如投影仪、白板等）及资料（如参考文献、讨论提纲等）。

2.活动过程：

(1)按照策划方案开展，主持人引导讨论，确保活动聚焦主题，控制时间节奏。

(2)鼓励所有参与者积极发言，记录关键观点及待解决问题。

三、参与管理

（一）参与资格

1.普遍参与：所有在读研究生均可报名参加，无需特定门槛。

2.重点参与：部分专题沙龙可邀请相关领域导师或资深研究生参与，需提前审核资格。

（二）报名与签到

1.报名方式：通过线上报名系统或线下报名表进行登记，注明姓名、学号、专业、联系方式。

2.签到管理：活动开始前30分钟开放签到，采用电子签到或纸质签到表，确保参与人数准确。

四、经费管理

（一）经费来源

1.主要由研究生培养经费支持，按学期或活动批次统筹预算。

2.鼓励跨学院或跨领域合作，争取外部资源补充。

（二）经费使用

1.严格按预算执行，主要用于场地租赁、资料打印、专家劳务（若适用）、茶歇等。

2.每次活动结束后，管理小组需提交经费使用明细，经审核后报备财务部门。

五、效果评估与改进

（一）评估方式

1.活动后通过问卷调查收集参与者反馈，评估内容满意度、组织效率等。

2.每学期末进行综合总结，分析活动成效及存在问题。

（二）持续改进

1.根据评估结果调整活动形式、主题或频率，优化资源配置。

2.定期与管理小组成员及研究生代表召开会议，讨论改进方案并落实。

六、附则

（一）本方案适用于所有研究生学术沙龙活动，由研究生培养部门负责解释。

（二）本方案自发布之日起施行，可根据实际情况修订更新。

一、总则

学术沙龙活动是研究生培养的重要补充形式，旨在促进学术交流、激发创新思维、提升科研能力。为确保活动规范有序、高效开展，特制定本管理方案。

本方案旨在明确活动组织、参与、经费及效果评估等方面的管理细则，通过系统化运作，提升学术沙龙活动的质量与影响力，为研究生提供高质量的交流平台。

二、活动组织管理

（一）组织机构

1.成立学术沙龙活动管理小组，由研究生培养部门牵头，联合相关学院和导师代表组成。

管理小组的主要职责包括：

(1)制定学期活动计划，明确活动主题、频次、形式等；

(2)协调场地、设备、资料等资源；

(3)监督活动流程，确保活动顺利进行；

(4)收集反馈并进行效果评估。

2.管理小组下设秘书处，负责日常事务，包括：

(1)活动报名与通知；

(2)会议记录与资料整理；

(3)经费申请与报销。

（二）活动策划与审批

1.活动策划：

(1)学期活动计划制定（每学期初）：

-管理小组根据研究生培养需求，结合学科热点，制定学期活动计划表。计划表需包含：

-活动主题（如“人工智能前沿技术”“材料科学跨学科应用”等）；

-活动频次（如每周/每两周一次）；

-活动形式（如主题报告、圆桌讨论、案例分析等）；

-参与对象（面向全体研究生或特定专业）；

-预算分配。

-计划表需经管理小组讨论通过，并报研究生培养部门备案。

(2)单次活动策划（提前一周）：

-每次活动需提交详细策划方案，包括：

-活动基本信息：主题、时间、地点（线上/线下）、参与人数预估；

-内容安排：主持人、报告人（若有）、讨论环节设计、时间分配（如报告15分钟、讨论30分钟）；

-资源需求：场地布置要求、设备清单（投影仪、麦克风、白板等）、资料准备（如参考文献、讨论提纲）；

-经费预算：场地租赁费（若适用）、资料打印费、茶歇费（若提供）、专家劳务费（若邀请外部专家）；

-应急预案：如设备故障、嘉宾缺席等应对措施。

2.审批流程：

(1)内部审核：策划方案提交后，由管理小组进行初步审核，重点关注内容相关性、时间合理性、预算合理性等。审核通过后，报研