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采购预算管理流程标准化制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司采购预算管理，提高采购资金使用效益，优化资源配置，强化成本控制，防范采购风险，确保公司经营目标的实现，依据国家相关财经法规及公司内部管理制度，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有部门及下属单位的各项采购活动所涉及的预算编制、审批、执行、控制、调整、分析与考核等管理工作。凡涉及对外采购物资、服务及工程等项目，均须遵循本制度规定。

（三）基本原则

采购预算管理应遵循以下原则：

1.战略导向原则：采购预算应与公司整体发展战略和年度经营计划相衔接，服务于公司核心目标。

2.量力而行原则：预算编制应基于公司实际财力和经营需求，量入为出，确保预算的可行性。

3.全面性与重点性相结合原则：预算应覆盖所有采购活动，同时突出重点，优先保障关键业务和重点项目的采购需求。

4.权责对等原则：明确各部门在采购预算管理中的职责与权限，确保预算管理责任落实到人。

5.严肃性与灵活性相结合原则：预算一经批准，应严格执行；同时，当内外部环境发生重大变化时，应按规定程序进行调整。

二、采购预算管理流程

（一）预算编制

采购预算编制是预算管理的起点，是确保后续预算执行的基础。

1.编制依据：各部门应根据公司年度经营目标、生产计划、项目规划、历史采购数据、市场价格趋势及内部资源需求等，科学合理地预测采购需求。

2.编制流程：

*需求提报：各需求部门根据实际业务需要，填写《采购需求申报表》，明确采购物品名称、规格型号、数量、质量要求、预计单价、预计金额、需求时间及用途等信息，并经部门负责人审核。

*汇总初审：采购部门收集各需求部门的采购需求，结合库存情况、供应商信息及采购策略进行初步汇总、整理与审核，形成部门级采购预算草案。

*综合平衡：财务部门会同采购部门，依据公司整体预算目标、资金状况及成本控制要求，对各部门提交的采购预算草案进行综合平衡与调整，形成公司层面的采购预算初步方案。

3.编制方法：可根据采购项目的特点和重要性，采用零基预算、增量预算、滚动预算等不同编制方法，鼓励采用更具前瞻性和准确性的预算编制工具。

（二）预算审批

采购预算的审批应遵循规定的层级和权限，确保预算的严肃性和权威性。

1.审批层级：

*部门级采购预算草案由部门负责人审批后提交采购部门。

*公司层面的采购预算初步方案，须按审批权限逐级上报，经相关分管领导审核后，提交公司预算管理委员会（或类似决策机构）审议。

*重大采购项目预算或超出一定金额标准的采购预算，需报请公司最高决策层审批。

2.审批要点：审批过程中应重点关注预算的合理性、必要性、合规性以及与公司战略目标的一致性。

3.预算下达：经最终审批通过的采购预算，由财务部门正式下达至采购部门及各需求部门执行。

（三）预算执行与控制

预算执行与控制是确保预算目标实现的关键环节，需要各部门协同配合。

1.采购执行：采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动。所有采购行为必须在预算范围内进行，严禁无预算、超预算采购。

2.资金支付：财务部门依据批准的采购预算、有效的采购合同及合规的验收凭证办理资金支付手续，对超预算、无预算的支付申请应予以拒付或要求补充审批。

3.动态监控：采购部门与财务部门应建立常态化的预算执行监控机制，定期（如月度、季度）核对采购预算执行情况，分析预算差异，及时发现并预警潜在风险。

4.过程记录：对采购预算的执行过程应进行详细记录，包括采购申请、招投标、合同签订、验收、付款等各环节的凭证和文件，确保可追溯。

（四）预算调整

在预算执行过程中，因市场环境变化、公司经营计划调整或出现不可预见因素导致原预算无法执行时，可按规定程序申请预算调整。

1.调整条件：只有当出现重大、不可预见的情况，如政策法规重大调整、市场价格大幅波动、关键项目变更等，且对预算执行产生显著影响时，方可申请预算调整。

2.调整申请：需求部门或采购部门应就预算调整的原因、调整金额、调整后的预算方案及对经营目标的影响等进行详细说明，提交《采购预算调整申请表》。

3.调整审批：预算调整申请的审批流程参照预算编制的审批流程执行，未经批准，不得擅自调整预算。

4.调整记录：所有批准的预算调整均应记录在案，并相应更新预算文件。

（五）预算分析与考核

预算分析与考核是总结经验、改进工作、提升预算管理水平的重要手段。

1.预算分析：预算期结束后，财务部门牵头，采购部门及各需求部门配合，对采购预算的执行情况进行全面、深入的分析。重点分析预算差异产生的原因（包括数量差异、价格差异、效率差异等），评估预算编制的准确性和预算执行的有效性。

2.报告反馈：定期编制《采购预算执行情况分析