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会议纪要格式及规范

核心概述

会议纪要作为一种应用文体，是对会议主要内容、讨论事项、决议结果等进行如实记录和整理的书面材料。它具有纪实性、概括性和指导性等特点，在企事业单位、政府机关等各类组织的日常工作中发挥着重要作用。

会议纪要的格式

版头

1.纪要名称

通常由“会议名称+纪要”构成，如“公司月度工作会议纪要”“项目进度协调会议纪要”等。名称应准确反映会议的主要内容和性质，字体一般使用宋体或黑体，字号为二号，加粗，居中排列，以突出显示。

2.编号

为了便于管理和查询会议纪要，通常会对其进行编号。编号的格式可以根据组织的规定来确定，常见的有“年份+序号”的形式，如“[2024]第001号”。编号一般位于纪要名称的正下方，用小括号括起来，字体为四号宋体，居中排列。

3.发文机关标志

一些正式的会议纪要会在版头部分设置发文机关标志，即组织的名称和标识。发文机关标志应使用全称或规范化简称，字体一般为红色小标宋体字，字号根据版面情况进行调整，位于纪要名称的上方，居中排列。

正文

1.引言部分

引言部分主要介绍会议的基本信息，包括会议的时间、地点、主持人、参会人员等。这部分内容应简洁明了，准确无误。例如：“[具体时间]，[会议名称]在[具体地点]召开。会议由[主持人姓名]主持，[参会部门及人员名单]参加了会议。”在介绍参会人员时，如果人数较多，可以采用分组或分类的方式进行列举，避免冗长和混乱。

2.会议主要内容

这是会议纪要的核心部分，需要详细记录会议讨论的主要问题、各方观点和意见、决策过程等。在记录时，应遵循客观、准确、全面的原则，如实反映会议的实际情况。可以按照会议讨论的议题顺序进行记录，每个议题下再分别记录讨论的具体内容。

对于重要的观点和意见，可以采用直接引用的方式进行记录，以增强纪要的可信度和说服力。例如：“[发言人姓名]指出，当前项目存在[具体问题]，建议采取[具体措施]加以解决。”对于一般性的讨论内容，可以进行概括性记录，但要注意保留关键信息。

在记录决策过程时，应明确记录决策的方式（如投票表决、协商一致等）和结果。例如：“经与会人员充分讨论，以投票表决的方式通过了[具体决议]，赞成[X]票，反对[X]票，弃权[X]票。”

3.会议决议

会议决议是会议达成的重要成果，需要明确、具体地记录下来。决议内容应包括决议事项、责任部门、完成时间等要素，以便于执行和跟踪。例如：“会议决定，由[责任部门]负责[具体工作事项]，务必在[具体时间]前完成。”对于有多个决议事项的情况，可以采用序号或小标题的方式进行区分，使决议内容更加清晰明了。

4.下一步工作安排

根据会议讨论和决议的结果，明确下一步的工作安排。这部分内容应与会议决议相呼应，具体说明各项工作的任务、目标、责任人等。例如：“[责任部门]要在[具体时间]内制定详细的[工作计划]，并提交给[审核部门]审核。[责任人]要定期向会议汇报工作进展情况。”同时，还可以对工作的重点和难点进行提示，为执行人员提供指导。

5.结语

结语部分一般用于总结会议的重要意义和强调会议决议的执行要求。可以简要概括会议取得的成果，鼓励参会人员积极落实会议精神。例如：“本次会议对[相关工作]进行了深入讨论，形成了明确的决议。各部门要高度重视，密切配合，确保各项工作任务按时完成，推动[组织目标]的实现。”

版记

1.抄送单位

如果会议纪要需要抄送其他相关单位或部门，应在版记部分注明抄送单位的名称。抄送单位的排列顺序一般按照单位的重要程度或与会议内容的关联程度进行排列，字体为四号宋体，左右各空一字编排。

2.印发单位和印发日期

印发单位指负责印发会议纪要的部门或机构，印发日期指会议纪要的实际印发时间。印发单位和印发日期一般位于版记的最后一行，印发单位居左空一字编排，印发日期居右空一字编排，字体为四号宋体。

会议纪要的规范要求

记录规范

1.准确性

会议纪要的内容必须准确无误，如实反映会议的实际情况。记录人员应认真倾听参会人员的发言，准确理解其意图，避免出现记录错误或偏差。对于重要的观点和数据，要进行核实和确认，确保其真实性和可靠性。

2.完整性

会议纪要应全面记录会议的主要内容和决议，不能遗漏重要信息。不仅要记录会议讨论的结果，还要记录讨论的过程和各方的观点，使读者能够全面了解会议的全貌。对于会议中提出的问题和建议，无论是否形成决议，都应进行记录，以便后续参考。

3.清晰性

会议纪要的内容应条理清晰，逻辑连贯。在记录时，应按照一定的顺序进行组织，如按照议题的先后顺序或重要程度进行排列。对于复杂的内容，可以采用分段、分点的方式进行表述，使读者能够快速抓住重点。同时，语言表达应简洁明了，避免使用模糊、歧义的词汇和句子。

4.客观性

会议纪要应保持客观中立的态度，不