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会议记录与跟踪标准化模板多场景适用指南

一、适用场景：覆盖多类会议类型

本标准化模板适用于企业内部各类会议场景，包括但不限于：

部门例会：定期同步工作进展、解决日常问题、部署阶段性任务；

项目启动会：明确项目目标、分工、时间节点及风险预案；

跨部门协调会：解决跨部门协作障碍、资源调配及流程优化问题；

专题研讨会：针对特定议题（如技术方案、市场策略）进行深度讨论并形成结论；

客户沟通会：记录客户需求、反馈及双方达成的合作共识；

复盘总结会：对已完成项目/工作进行回顾，分析问题并提炼改进经验。

二、标准化操作流程：从会前到会后的全链路管理

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与范围

组织人需提前1-2天确定会议核心目标（如“明确Q3产品迭代计划”），并限定议题数量（建议不超过5个），避免讨论发散。

若会议涉及决策，需提前同步相关资料（如数据报告、方案草案），供参会人预准备。

确定参会人员与分工

根据议题内容邀请必要人员（如决策层、执行层、相关支持部门），避免无关人员参会。

指定记录人（建议由熟悉业务的人员担任），提前告知其需重点记录的内容（如决议、任务、争议点）。

发送会议通知

通知需包含：会议名称、时间、地点（或会议）、议程、参会人、会前准备材料（如有）。

示例：“2023年Q3产品迭代启动会，时间：8月10日14:00-16:00，地点：3楼会议室，议程：1.市场部反馈用户需求（经理）；2.技术部方案可行性（主管）；3.资源分配与排期（*总监）。请提前查阅《用户需求调研报告》。”

（二）会中记录：保证信息准确完整

记录基本信息

模板第一部分“会议基本信息”需实时填写，包括：会议名称、时间、地点、主持人（经理）、记录人（助理）、参会人员（主管、专员等）、缺席人员及原因（如有）、会议主题（与通知一致）。

结构化记录议题讨论

按“议题编号+议题名称+讨论内容+关键观点+争议点+结论”顺序记录，避免流水账。

示例：

议题1：用户需求优先级排序

讨论内容：市场部提出“功能A（用户需求占比40%）应优先开发”，技术部认为“功能B（开发周期短）可快速上线验证”。

关键观点：经理强调“需结合用户付费意愿”；主管建议“先开发MVP版本验证核心需求”。

争议点：功能A与功能B的开发资源冲突。

结论：优先开发功能B（MVP版本），同步启动功能A的技术预研。

聚焦决议与任务

对会议达成的决议明确“具体内容”“负责人”“完成时限”，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“8月15日前完成”）。

示例：

决议1：确定Q3产品迭代优先级为“功能B＞功能A＞功能C”。

任务1：技术部*主管负责完成功能B技术方案，8月12日前提交评审。

实时确认存疑信息

记录人对不确定的内容（如数据、时间节点）需当场向主持人或发言人确认，避免事后遗漏。

（三）会后整理：形成标准化纪要

整理会议纪要

会议结束后24小时内，记录人需根据会议记录整理纪要，结构包括：

会议基本信息（同会中记录）；

会议议程及讨论摘要（按议题顺序提炼核心观点，删减冗余内容）；

决议事项（汇总所有决议，明确“决议内容”）；

行动任务（按“任务描述、负责人、完成时限、优先级”列表呈现，优先级分为“高/中/低”）。

分发与确认

纪要整理完成后，发送给所有参会人及相关部门负责人，要求1个工作日内反馈确认（如有异议需标注修改意见）。

确认无误后，标注“最终版”并同步存档（建议存档路径：公司共享文件夹→会议记录→2023年→Q3）。

（四）跟踪落实：保证会议成果闭环

任务分解与进度跟踪

任务负责人需根据“行动任务”表分解具体执行步骤，并在每周例会同步进度。

记录人每周更新“任务跟踪表”，标注“进行中/已完成/延期/受阻”状态，延期需注明原因及新完成时间。

定期复盘与反馈

对跨周期任务（如项目类会议），每月组织一次进度复盘会，分析未完成任务原因，调整资源或计划。

任务完成后，负责人需提交《任务完成报告》，记录成果、问题及经验，作为后续会议参考。

三、核心模板表格：结构化记录与跟踪工具

（一）会议基本信息表

字段名称

填写说明

示例

会议名称

需体现会议核心主题，避免模糊表述

2023年Q3产品迭代启动会

会议时间

起始时间-结束时间（精确到分钟）

2023-08-1014:00-16:00

会议地点/

线下会议填写会议室，线上会议填写会议

3楼会议室/腾讯会议（会议号：X）

主持人

填写姓名（*号代替），明确会议决策人

*经理

记录人

填写姓名（*号代替），负责会议记录与后续跟踪

*助理

参会人员

列出所有参会人员姓名（*号代替），部门+岗位（可选）

主管（技术部）、专员（市场部）

缺席人员

列出缺席人员姓名及原因（如“出差”“请假”）

*总监（赴客户洽谈）

会议主题

与会议通知一致，概括核心目标