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文书档案保管课件

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汇报人：XX

目录

第一章

档案保管概述

第二章

档案保管的条件

第四章

档案的存储与保护

第三章

档案分类与整理

第六章

档案的利用与服务

第五章

电子档案管理

档案保管概述

第一章

档案保管的定义

核心目的

维护档案原始记录性，便于检索利用。

定义概述

档案保管指确保档案安全、完整、有序的管理活动。

01

02

档案保管的重要性

档案保管确保信息不丢失、不泄露，维护信息安全与完整。

确保信息安全

档案为业务决策提供依据，助力组织高效运作与发展。

支持业务决策

档案保管的基本原则

确保档案齐全，不遗漏任何重要文件。

完整性原则

采取物理与电子手段，保护档案免受损坏、丢失或非法访问。

安全性原则

档案保管的条件

第二章

环境要求

保持适宜温湿度，防止档案受潮、霉变或干裂。

温湿度控制

采取防尘防虫措施，确保档案保存环境清洁无害。

防尘防虫

设施设备

专业保管柜

采用防火、防潮、防盗的专业档案柜，确保档案安全。

温湿度调控

安装温湿度调控设备，保持档案室环境稳定，延长档案寿命。

安全措施

01

防火设施

安装烟雾报警器和自动喷水灭火系统，确保档案室安全。

02

防潮防虫

采用除湿机和防虫剂，保持档案干燥无虫蛀。

03

保密管理

对涉密档案实施严格保密管理，确保信息安全。

档案分类与整理

第三章

档案分类方法

根据档案形成的时间顺序进行分类，便于追溯历史。

按时间分类

根据档案内容所属领域或主题进行分类，便于查找利用。

按内容分类

档案整理流程

按档案类型和年份初步分类，确保档案有序存放。

初步分类

对每份档案进行编号、登记，并制作目录，便于查找和管理。

详细整理

档案编号与索引

制定统一编号规则，确保档案有序管理。

编号规则

建立档案索引系统，便于快速检索所需档案。

索引系统

档案的存储与保护

第四章

存储介质选择

01

光介质存储

光盘、玻璃存储等，稳定性高，适宜长期保存。

02

磁介质存储

硬盘、磁带等，容量大，适合在线或近线存储。

保护技术应用

采用专业设备调控档案室温湿度，确保档案保存环境稳定。

温湿度调控

01

使用防虫剂和防霉剂，定期进行档案室处理，保护档案免受损害。

防虫防霉处理

02

防潮防虫措施

定期检查档案，及时发现并处理潮湿、虫害问题。

定期检查

在档案室放置干燥剂，吸收湿气，保持环境干燥。

放置干燥剂

电子档案管理

第五章

电子档案特点

电子档案易于存储，节省物理空间。

存储便捷性

需加强加密与备份，确保档案信息安全。

信息安全性

通过关键词快速检索，提高查找效率。

检索高效性

01

02

03

电子档案存储

01

云存储技术

采用云存储，确保电子档案安全、便捷访问。

02

本地备份

实施本地备份策略，以防云存储故障，保障数据不丢失。

电子档案安全

采用加密技术对电子档案进行保护，确保数据不被非法访问。

加密保护

01

定期对电子档案进行备份，防止数据丢失或损坏。

定期备份

02

档案的利用与服务

第六章

档案查阅流程

用户提交查阅申请，进行身份核实与需求登记。

申请登记

根据档案级别与用户权限，审核查阅申请是否批准。

权限审核

批准后，由专人引导用户进行档案查阅，确保过程合规。

查阅引导

档案借阅规定

明确档案借阅的申请、审批及归还流程。

借阅流程

根据档案密级，设定不同人员的借阅权限。

借阅权限

对违反借阅规定的行为，明确相应的处罚措施。

违规处理

档案信息共享

01

在线查阅平台

建立在线档案查阅平台，方便用户随时随地访问所需档案信息。

02

跨部门共享

促进不同部门间的档案信息共享，提高工作协同效率。

谢谢

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