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会议记录管理制度

会议记录管理制度

一、概述

会议记录管理制度是企业或组织规范会议记录工作的重要环节，旨在确保会议信息的准确记录、有效传递和妥善保管。通过建立完善的会议记录管理制度，可以提高会议效率，促进信息共享，并为后续工作提供依据。本制度明确了会议记录的职责分工、记录要求、审核流程、存储方式以及查阅权限等内容。

二、职责分工

（一）会议记录员

1.负责在会议期间准确、完整地记录会议内容。

2.及时整理会议记录，确保内容清晰、格式规范。

3.将会议记录提交给相关负责人审核。

（二）会议组织者

1.负责确定会议记录员人选。

2.提供会议议程和相关资料，协助记录员完成记录工作。

3.对会议记录进行初步审核。

（三）审核人员

1.负责对会议记录进行最终审核，确保内容的准确性和完整性。

2.修正记录中的错误或不清晰之处。

3.确认会议记录的最终版本。

三、记录要求

（一）记录内容

1.会议基本信息：会议名称、召开时间、地点、参会人员等。

2.会议议程：按照议程顺序记录各议题的讨论内容和决议。

3.主要发言：记录关键人物的发言要点，包括观点、建议和决策。

4.决议事项：明确记录会议达成的决议，包括责任人和完成时限。

（二）记录格式

1.使用统一的会议记录模板，确保格式规范。

2.按照时间顺序记录会议内容，使用清晰、简洁的语言。

3.对于重要的讨论点和决议，使用加粗或不同颜色进行标注。

（三）记录规范

1.实时记录，避免遗漏关键信息。

2.保持客观中立，避免个人主观意见。

3.对于专业术语，确保记录准确无误。

四、审核流程

（一）初步审核

1.会议组织者在会议结束后24小时内，对会议记录进行初步审核。

2.检查记录的完整性，确保所有议题和决议均有记录。

3.提出修改意见，反馈给会议记录员。

（二）最终审核

1.会议记录员根据初步审核意见，对会议记录进行修改。

2.将修改后的会议记录提交给审核人员。

3.审核人员在2个工作日内完成最终审核，确认无误后签字归档。

五、存储方式

（一）电子存储

1.将会议记录电子化，使用统一的文件格式（如.docx或.pdf）。

2.存储在指定的云盘或服务器中，确保数据安全。

3.设置访问权限，只有授权人员才能查阅和修改。

（二）纸质存储

1.对于重要会议，保留纸质版会议记录。

2.将纸质版会议记录存放在指定的档案柜中，做好防潮、防火措施。

3.定期检查纸质版记录的完整性，如有损坏及时修复或补充。

六、查阅权限

（一）内部查阅

1.部门内部人员可查阅与本部门工作相关的会议记录。

2.查阅人员需填写查阅申请表，经部门负责人批准后查阅。

（二）外部查阅

1.非内部人员需查阅会议记录，需提供相关证明材料。

2.查阅申请需经过相关负责人审批，符合条件的方可查阅。

3.查阅人员需在指定区域内查阅，不得外带或复制会议记录。

七、定期整理与归档

（一）定期整理

1.每月对会议记录进行整理，删除重复或无关信息。

2.对会议记录进行分类，按会议类型或时间顺序排列。

（二）归档

1.每季度对会议记录进行归档，电子版和纸质版同步归档。

2.归档前需进行备份，确保数据安全。

3.归档记录需标注清楚归档时间、责任人等信息，方便后续查阅。

八、制度更新

（一）定期评估

1.每半年对会议记录管理制度进行评估，检查制度的适用性和有效性。

2.收集各部门对会议记录工作的反馈意见，及时发现问题并进行改进。

（二）更新调整

1.根据评估结果和实际需求，对会议记录管理制度进行更新调整。

2.更新后的制度需经过相关部门审批，并通知所有相关人员。

二、职责分工

（一）会议记录员

1.职责详述：

会议准备阶段：接到会议通知后，及时获取会议议程、参会人员名单及相关背景资料。如有需要，提前熟悉议程内容，以便更好地跟进讨论。

会议记录阶段：

使用标准的会议记录模板或指定工具（如公司内部平台、电子表格、笔记软件等）进行记录。

实时、准确地记录会议的全部核心内容，包括但不限于：

与会领导、嘉宾、部门代表等关键人员的发言要点、观点、建议。

对讨论事项的分析、辩论过程及主要分歧点。

会议达成的共识、决策、决议事项。

明确的责任分配（由谁负责、做什么、截止时间）。

需要跟进或执行的具体任务。

注意记录的条理性和逻辑性，按议程顺序或自然讨论主题进行分段记录。对于关键决策和行动项，使用醒目标识（如加粗、项目符号、编号）。

保持客观中立，避免加入个人主观评价或猜测。记录语言应简洁、清晰、专业。

如有不清楚的议题或发言，