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企业行政工作标准作业程序模板

——以办公用品管理为例

一、适用范围

本标准作业程序（SOP）适用于企业内部办公用品的全生命周期管理，包括需求提报、采购审批、入库登记、领用发放、库存盘点及报废处置等环节。适用于企业行政部、各部门办公用品管理员及全体员工，旨在规范办公用品管理流程，控制行政成本，保障办公资源高效利用。

二、标准操作流程

（一）需求提报

发起人：各部门员工或部门办公用品管理员。

操作说明：

（1）当部门办公用品库存不足或即将耗尽时，由员工根据实际工作需要填写《办公用品需求申请表》（详见“三、配套表单模板”），注明物品名称、规格型号、预估数量、用途及紧急程度。

（2）部门办公用品管理员汇总本部门需求，核对库存后提交部门负责人审批。

（3）紧急需求（如会议临时所需）可先通过口头或企业即时通讯工具向行政部申请，事后24小时内补填书面申请表。

输出成果：《办公用品需求申请表》（经部门负责人签字确认）。

（二）采购审批与执行

审批人：行政部主管、行政部负责人（根据采购金额分级审批）。

操作说明：

（1）行政部收到《办公用品需求申请表》后，2个工作日内核对库存情况，确认是否需采购。

（2）对于常规办公用品（如A4纸、笔、文件夹等），行政部根据历史使用数据及库存量制定采购计划；对于非常规或高价值物品（如办公设备、专业工具等），需组织评估采购必要性及性价比。

（3）采购金额在[具体金额，如500元]以下，由行政部主管审批；[500-2000元]由行政部负责人审批；超过2000元需提交公司总经理审批。

（4）审批通过后，行政部根据采购标准选择合格供应商（优先选择定点合作供应商），通过比价、议价后下达采购订单，明确交付时间、质量标准及付款方式。

输出成果》：采购订单、供应商报价单（审批版）。

（三）入库验收与登记

责任人：行政部仓库管理员、采购专员。

操作说明：

（1）办公用品送达后，仓库管理员与采购专员共同对照采购订单核对物品名称、规格、数量、质量，保证无误。

（2）如发觉物品损坏、数量不符或质量不合格，需在24小时内联系供应商退换货，并记录异常情况。

（3）验收合格后，仓库管理员在《办公用品入库登记表》（详见“三、配套表单模板”）中详细登记物品信息、入库时间、供应商、采购金额及经手人，并将物品分类存放到指定仓库位置，粘贴库存标签。

输出成果：《办公用品入库登记表》、入库物品库存标签。

（四）领用发放

发起人：各部门员工或部门办公用品管理员。

操作说明：

（1）员工领用办公用品时，需填写《办公用品领用登记表》（详见“三、配套表单模板”），注明领用物品、数量、领用日期、领用人及部门。

（2）部门办公用品管理员审核本部门领用需求，保证符合办公用品使用规范（如非工作必需品或超量领用需说明原因）。

（3）仓库管理员核对《办公用品领用登记表》与库存信息，确认无误后发放物品，并在《办公用品库存台账》中更新库存数量（领用人签字确认）。

（4）贵重物品（如打印机、扫描仪等）领用需经部门负责人及行政部负责人双重审批，并填写《固定资产领用单》，明保证管责任人及归还日期。

输出成果：《办公用品领用登记表》、更新后的《办公用品库存台账》。

（五）库存盘点

责任人：行政部仓库管理员、财务部专员。

操作说明：

（1）定期盘点：每月最后一个工作日，行政部仓库管理员组织对办公用品进行全面盘点，核对实际库存与《办公用品库存台账》数据，编制《月度库存盘点表》。

（2）不定期盘点：遇岗位变动、季度审计或异常情况（如库存差异超过5%）时，由行政部牵头，联合财务部进行临时盘点。

（3）盘点差异处理：如发觉盘盈或盘亏，需分析原因（如领用登记错误、库存损耗、采购异常等），形成《库存差异报告》，报行政部负责人审批后调整台账，涉及责任人的需追究相应责任。

输出成果：《月度库存盘点表》、《库存差异报告》（审批版）。

（六）报废处置

责任人：行政部仓库管理员、行政部负责人。

操作说明：

（1）对于损坏、过期或失去使用价值的办公用品，由仓库管理员填写《办公用品报废申请表》，注明物品名称、规格、数量、报废原因及残值评估。

（2）行政部负责人审核报废申请，确认无法修复或使用后，报公司总经理审批。

（3）审批通过后，由行政部统一处置：可回收物品（如纸箱、金属配件等）联系废品回收公司变卖，收入计入行政部其他收入；不可回收物品按环保要求妥善处理。

（4）处置完成后，在《办公用品库存台账》中标注“已报废”，并更新库存状态。

输出成果：《办公用品报废申请表》（审批版）、处置记录及收入凭证。

三、配套表单模板

表1：办公用品需求申请表

申请部门

申请日期

年月日

需求人

联系方式

物品名称

规格型号

预估数量

用途说明

部门负责人审批：

（签字）

日期：年月日

行政部审核：

（签字）

日期：年