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采购合同审核及签订流程模板
一、适用范围与核心价值
本模板适用于各类企业（中小型企业为主）在开展采购业务时，规范合同从需求发起至最终签订的全流程管理。涵盖原材料采购、设备采购、服务外包、办公用品采购等多元化采购场景，特别适用于需要跨部门协作（如采购部、财务部、法务部、业务部）的合同管理场景。
通过标准化流程设计，本模板旨在解决采购合同管理中常见的“条款不合规”“审批效率低”“履约风险高”等问题，实现三大核心价值：
流程规范化：明确各环节职责分工，避免操作随意性；
风险可控化：通过多级审核与条款把控，降低法律、财务及运营风险；
效率提升化：标准化表单与审批路径，缩短合同周期，保障采购时效。
二、全流程操作指南
（一）采购需求发起与供应商筛选
操作步骤：
需求提报：业务部门根据生产/运营需求，填写《采购需求申请表》（见表1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预算金额、技术参数、期望交付日期等关键信息，经部门负责人*经理签字确认后提交至采购部。
供应商信息收集：采购部根据需求类型，通过公开招标、邀请招标、询价比价、供应商库筛选等方式确定候选供应商。涉及金额较大或关键物料的采购，需至少选择3家供应商进行对比，形成《供应商比价分析表》（可作为《采购需求申请表》附件）。
供应商资质初审：采购部对候选供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO认证、生产许可证、行业准入许可等）、过往业绩、履约能力等进行初步审查，剔除不满足基本要求的供应商。
关键控制点：需求描述需清晰、无歧义，避免后续合同条款争议；供应商资质审查需留存复印件或扫描件，保证“证照齐全、真实有效”。
（二）合同文本起草
操作步骤：
模板选择：优先使用公司标准化合同模板（如《采购合同标准模板》），若模板未覆盖特殊需求，可由采购部牵头，联合法务部、业务部门共同起草。
核心条款填写：根据采购需求及供应商谈判结果，填写合同核心条款，包括但不限于：
当事人信息：采购方与供应商的准确名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表人；
标的物描述：名称、规格型号、品牌、数量、质量标准（需明确执行国家标准、行业标准或双方约定标准）；
价款与支付：含税总价、单价、币种、支付方式（如电汇、承兑汇票）、付款条件（如“验收合格后30日内支付”）、发票类型；
交付与验收：交付时间、地点、运输方式及费用承担，验收流程（如“到货后3个工作日内完成外观验收，10个工作日内完成功能验收”）、验收标准；
违约责任：明确逾期交货、质量不达标、逾期付款等情形的违约金计算方式（通常为合同总额的5%-10%）及合同解除条件；
争议解决：约定由采购方所在地法院诉讼或仲裁机构仲裁（如“提交采购方所在地有管辖权的人民法院诉讼”）。
内部会签：起草完成后，采购部需将合同文本发送至业务部门（确认技术参数）、财务部门（确认价格及支付条款）、法务部门（确认合法性）进行会签，各部门需在2个工作日内反馈意见，无异议后进入审核环节。
关键控制点：合同条款需完整、无歧义，避免使用“大概”“左右”等模糊表述；涉及技术附件的，需作为合同组成部分，与具有同等法律效力。
（三）合同审核与审批
操作步骤：
法务审核：重点审查合同主体资格、条款合法性、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决方式等，对不合规条款提出修改建议（如“违约金过低，建议调整为合同总额的8%”）。
财务审核：重点审查价格合理性（对比历史采购价、市场价）、付款方式与公司资金政策匹配度、税务条款（发票类型、税率）是否符合财务要求，防范资金风险。
业务审核：重点审查标的物技术参数、交付周期、验收标准是否满足业务需求，保证合同内容与采购需求一致。
分级审批：根据合同金额及重要性，履行不同层级的审批权限（见表2）：
金额≤5万元：采购部负责人审批；
5万元＜金额≤20万元：分管副总审批；
金额＞20万元：总经理审批；
重大战略采购（如年度框架协议、金额＞50万元）：需提交总经理办公会审议。
审批人需在《采购合同审批表》（见表3）中签署明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明理由），严禁“口头审批”或“事后补批”。
关键控制点：审核环节需闭环管理，所有修改意见需落实至合同文本；审批流程不可逆，严禁越级审批。
（四）合同签署与用印
操作步骤：
文本定稿：所有审核部门无异议后，采购部根据审批意见修改最终版合同文本，打印一式三份（采购方、供应商、财务部各执一份，可根据需要增加份数）。
授权签署：采购方由法定代表人或其授权代表（需提供《授权委托书》，见表4）签字，供应商需由法定代表人或授权签字人签字，并加盖公司公章或合同专用章（骑缝章需同时覆盖合同首页与末页）。
用印管理：采购部持审批完成的《采购合同审批表》及最终版合同文本，至行政部门申请用印。行政部门需核对审批手续是否齐全、合同
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