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合同管理审核及执行标准手册

前言

本手册旨在规范企业合同全生命周期管理流程，明确合同审核、执行、变更及终止各环节的责任主体与操作标准，通过标准化流程降低合同风险、提升履约效率，保证企业合法权益得到有效保障。手册适用于企业各部门合同管理人员、业务经办人及相关审批人员，是合同管理工作的核心指导文件。

一、手册适用范围与核心价值

（一）适用场景

日常合同签订：包括采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等常规业务合同的审核与管理。

重大合同专项审核：对金额较大、条款复杂或涉及核心业务的合同（如战略合作协议、知识产权合同等）进行多部门联合审核。

跨部门协作管理：当合同涉及业务、法务、财务、人力资源等多个部门时，明确各部门职责分工与协作机制。

合同履约跟踪：对已签署合同的履行进度、付款节点、验收标准等进行全程监控与管理。

合同纠纷处理：在合同履行过程中出现争议、违约或变更需求时，提供标准化处理流程。

（二）核心价值

风险防控：通过前置审核识别合同条款漏洞、法律风险及履约隐患，避免企业经济损失。

效率提升：标准化流程减少重复沟通与审批延误，缩短合同从发起至签署的周期。

合规保障：保证合同内容符合《民法典》《公司法》等法律法规及企业内部管理制度要求。

责任明确：清晰界定各部门在合同管理中的职责，避免推诿扯皮，保证问题可追溯。

二、合同审核全流程规范

（一）合同发起与准备

需求提出

业务部门根据业务需求（如采购物资、委托服务等），明确合同标的、数量、价格、履行期限等核心要素，填写《合同需求申请表》（见附件1）。

涉及重大事项（如对外担保、资产转让）需附专项说明，由部门负责人签字确认后提交至法务部门。

资料收集

业务部门收集合作方主体资格材料（如营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书等），保证合作方合法存续且具备履约能力。

涉及特殊行业（如医疗、建筑）的，需收集合作方行业资质许可证件。

合同初拟

业务部门根据需求及合作方提供的资料，参考企业标准合同模板（或起草合同文本），明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。

合同文本应包含以下必备要素：合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方法、签订日期等。

（二）多部门联合审核

业务部门初审

审核重点：合同内容是否符合业务需求、标的物信息是否准确、履行条件是否具备、合作方履约能力是否充分。

审核完成后，在《合同审核表》（见附件2）中填写初审意见，签字确认后传递至法务部门。

法务部门审核

审核重点：

合同主体是否适格（如是否具备民事行为能力、是否超越经营范围）；

条款是否合法合规（是否符合法律法规、是否存在无效情形）；

权利义务是否对等、违约责任是否明确且合理、争议解决方式是否约定明确；

合同文本是否完整、表述是否清晰无歧义。

法务部门需在3个工作日内完成审核，对存在问题的条款提出修改建议，退回业务部门调整；无问题则签署审核意见，传递至财务部门。

财务部门审核

审核重点：

价款或报酬的计算方式是否准确、支付条件是否明确；

涉及税费、发票开具的条款是否符合财务规定；

企业资金支付能力是否匹配合同履约要求；

是否存在潜在财务风险（如预付款比例过高、质保金约定缺失）。

财务部门在2个工作日内完成审核，签署意见后传递至分管领导或审批人。

最终审批

根据合同金额及重要性分级审批：

金额≤10万元：由分管业务领导审批；

10万元＜金额≤50万元：由总经理审批；

金额＞50万元：提交总经理办公会集体审议。

审批人重点审核合同是否符合企业战略目标、风险是否可控，审批通过后签署《合同审批表》，合同文本进入签署环节。

（三）合同签署与归档

文本核对

业务部门在签署前，法务部门需再次核对最终版本与审批版本是否一致，保证条款无修改、无遗漏。

签署形式

合同签署需采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖合同专用章。

授权代表签署的，需提供有效的《授权委托书》（见附件3），载明授权范围、权限及期限。

印章管理

合同专用章由法务部门专人保管，签署前需核对授权权限及审批手续，保证“审批-用印”分离，严禁违规用印。

归档管理

合同签署后3个工作日内，业务部门将合同正本（至少2份）提交至档案管理部门，同时扫描电子版存档。

档案管理部门按“一合同一档”原则归档，档案内容包括：合同文本、审批表、合作方资质材料、补充协议、变更文件、履约证明等。

三、合同执行与履约管理

（一）合同交底

交底组织

合同签署后，业务部门负责人组织召开合同交底会，参会人员包括业务经办人、法务人员、财务人员及相关执行人员。

交底内容

明确合同核心条款（如履行期限、质量标准、付款节点、违约责任）；

分配各部门履约职责（如业务部门负责交付、财务部门负责付款、法务部门负责争议处理）；

提示潜在风险点及应对措施。

（二