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采购流程规范指南

一、指南适用范围与核心目标

本指南适用于企业内部各部门（如行政部、生产部、市场部、研发部等）开展采购活动的全流程规范，旨在统一采购标准、明确职责分工、降低采购风险、提高采购效率，保证采购物资/服务的质量、成本及时效符合业务需求。核心目标包括：规范采购行为、保障采购合规、优化资源配置、支持企业战略落地。

二、采购全流程操作步骤详解

（一）需求提出与确认

需求发起

业务部门根据工作计划或实际需求，填写《采购申请单》（模板见第三章），详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付日期、预算科目等信息。

对技术参数复杂的采购需求（如设备、软件等），需附《技术规格说明书》，由技术部门或专业工程师确认参数的合理性与可行性。

需求审核

部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，签署意见后提交至采购部。

采购部对需求进行复核，重点核查：是否存在重复采购、是否可通过内部调配满足、预算是否在部门额度内，必要时与需求部门沟通调整采购方案。

（二）采购方式确定与审批

根据采购金额、物资类型及企业《采购管理制度》，选择合适的采购方式，履行审批程序：

公开招标/邀请招标：适用于单次采购金额达到招标标准（如人民币50万元以上）或纳入集中采购目录的物资，需按《招标采购管理细则》组织招标流程。

竞争性谈判/询价：适用于金额未达招标标准（如1万-50万元）或技术规格复杂、市场价格波动大的物资，需邀请至少3家合格供应商参与报价或谈判。

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品）、发生不可预见的紧急情况或必须保证原有采购项目一致性等特殊情形，需提交《单一来源采购申请表》，经采购负责人及分管副总审批。

零星采购：适用于金额较小（如1万元以下）、零星急需的物资，可由需求部门填写《零星采购审批单》，经部门负责人审批后，交采购部执行采购。

（三）供应商选择与管理

供应商寻源

采购部通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业展会、推荐等方式收集供应商信息，优先选择具备资质齐全、信誉良好、供货稳定、服务优质的供应商。

对新供应商，需进行资质审查（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证、财务状况等），必要时进行现场考察（生产能力、仓储条件、品控流程等），填写《供应商资质评估表》。

供应商比选与确定

采用招标/询价/谈判方式的，采购部组织相关部门成立评审小组（含需求部门、技术部门、财务部、审计部代表），按“符合性审查+商务技术评分”方式确定候选供应商，评分标准需提前公示。

评审结果经采购部负责人确认后，报分管领导审批，最终确定中标/成交供应商，发出《中标通知书》或《成交通知书》。

供应商档案管理

采购部建立《供应商信息台账》，记录供应商基本信息、资质文件、合作历史、供货业绩、评估结果等，定期更新（如每年复核一次）。

对合作中出现质量不达标、延迟交货、违规违约等问题的供应商，及时记录并启动供应商淘汰机制。

（四）合同签订与执行

合同拟定

采购部根据采购结果及双方谈判条款，使用企业标准《采购合同模板》（模板见第三章），拟定合同文本，明确：采购物品/服务详情、价格及付款方式、交付时间与地点、质量标准与验收方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。

技术部门需审核合同中的技术参数与需求一致，财务部审核付款条款与预算匹配，法务部（或指定法务人员）审核合同合规性。

合同审批与签订

合同文本按审批权限逐级审核（如采购部负责人→分管副总→总经理），审批通过后，由授权代表（如采购负责人或总经理）与供应商签订合同，双方加盖公章（或合同章）。

合同签订后，原件交采购部、财务部、需求部门各留存一份，扫描件同步至企业OA系统存档。

合同执行跟踪

采购部负责跟踪供应商生产/备货进度，保证按合同约定时间交付；如需变更交付日期、数量等，需双方签订《合同变更协议》，履行内部审批程序。

需求部门配合供应商进行必要的技术交底或现场准备，保证采购物资顺利接收。

（五）物资验收与入库

到货初步验收

物资送达后，需求部门与采购部共同进行到货核对，检查：外包装是否完好、数量与合同一致、型号规格是否符合需求，初步判断是否存在明显破损或短缺。

质量与技术验收

对技术参数简单的物资（如办公用品、低值易耗品），由需求部门直接验收并签字确认。

对设备、原材料等复杂物资，需组织技术部门、质检部门（或第三方检测机构）进行专业验收，出具《验收报告》，重点检测：功能指标、质量标准、安全认证等，验收合格方可入库。

验收不合格的，采购部需及时与供应商沟通，启动退换货、索赔或重新采购流程，保留相关证据（如照片、检测报告、沟通记录）。

入库登记

验收合格的物资，由仓库管理员办理入库手续，填写《入库单》，注明物资信息、验收数量、入库日期、供应商等信息，同步更新库存台账；需求部门凭《入库单