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机关事业单位档案管理工作规范

档案作为机关事业单位各项工作的历史记录，是承载信息、传承经验、维护权益的重要载体。科学规范地做好档案管理工作，对于提升单位治理能力、保障工作连续性、服务决策与社会发展具有不可替代的作用。本规范旨在结合机关事业单位工作实际，从基础工作、利用服务、信息化建设及安全保密等方面，系统梳理档案管理的核心要点与操作准则，以期为相关单位提供具有指导性和操作性的工作遵循。

一、档案管理基础工作规范

档案管理的基础工作是整个档案事业的基石，其质量直接决定了档案的价值和后续利用的效率。

（一）文件材料的收集与归档

文件材料的收集归档是档案工作的起点，必须坚持“应归尽归、及时准确”的原则。各部门应明确专人负责本部门文件材料的收集、积累和预整理工作。对于本单位在职能活动中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种门类和载体的文件材料，均应纳入归档范围。归档时限应严格遵守，一般应在办理完毕后的规定时间内完成。收集过程中要特别注意电子文件的齐全性和完整性，包括其元数据和相关的支持软件。对于重要会议、重大活动、重点工作形成的文件材料，应实行“跟踪收集”，确保不遗漏关键材料。

（二）档案的整理与编目

档案整理是将零散的文件材料系统化、条理化的过程，应遵循“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的基本原则。整理工作包括分类、排列、编号、编目等环节。分类应依据国家或行业标准，结合本单位实际情况制定科学合理的分类方案，并保持相对稳定。排列要按照一定的顺序，体现文件的内在联系。编号应规范统一，具有唯一性。编目是档案管理的重要环节，应编制规范的案卷目录、卷内文件目录等检索工具，著录项目要齐全、准确，便于快速查找。对于不同载体的档案，如声像档案、实物档案等，应参照相应的整理规范进行。

（三）档案的保管与防护

档案保管工作的任务是维护档案的完整与安全，延长档案的寿命。应设立符合《档案馆建筑设计规范》要求的专门档案库房，配备必要的温湿度调控、防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等设备。严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得入内。档案入库前应进行必要的检查和消毒处理。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对于破损、褪变的档案，应按照修复原则和程序及时进行抢救。同时，要做好档案装具的规范化管理，选用符合标准的档案盒、卷皮等。

二、档案利用与服务规范

档案工作的最终目的是提供利用，服务于单位中心工作和社会需求。

（一）档案利用的原则与程序

档案利用应遵循“依法利用、方便利用、保守秘密”的原则。建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和审批权限。单位内部人员查阅一般档案，须履行相应的借阅手续；查阅涉密档案或重要档案，须经单位分管领导批准。外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，并经本单位相关负责人批准。利用档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。档案一般不得带出阅档室，确因特殊情况需要借出的，须严格履行审批手续，并限期归还。

（二）档案利用的方式与服务

积极拓展档案利用服务方式，除传统的查阅、复制、摘录外，应逐步开展档案咨询、档案证明、档案编研等深层次服务。编制必要的档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题索引等，方便利用者查找。对于利用频率高、社会需求大的档案，可以进行数字化加工，通过档案管理系统提供在线查询服务。在提供利用服务时，档案管理人员应热情周到，耐心解答利用者的疑问，提高服务效率和质量。同时，要做好档案利用效果反馈工作，了解利用需求，改进服务方式。

（三）档案保密与信息安全

档案保密是档案工作的生命线。严格执行国家保密法律法规，加强对涉密档案和敏感信息的管理。建立健全档案保密制度，明确涉密档案的范围、密级划分、保管措施和传递程序。档案管理人员应增强保密意识，严守保密纪律，不得泄露档案内容。在档案数字化和网络利用过程中，要采取严格的安全保密技术措施，确保档案信息不被非法获取、篡改或泄露。定期开展保密检查和教育，防范泄密事件发生。

三、档案信息化建设规范

档案信息化是档案事业发展的必然趋势，是提升档案管理现代化水平的重要手段。

（一）档案数字化工作规范

档案数字化应坚持“统筹规划、分步实施、安全第一、确保质量”的原则。制定详细的数字化工作方案，明确数字化范围、技术标准、工作流程和质量要求。选择符合国家规范的扫描设备和图像处理软件，确保扫描图像的清晰度、完整性和准确性。数字化过程中，应对档案进行著录标引，建立规范的元数据库。数字化成果应进行严格的质量检查和验收，合格后方可入库管理。同时，要做好数字化档案的备份工作，防止数据丢失。

（二）档案管理系统的建设与应用

档案管理系统是档案信息化建设的核心。应根据单位实际需求，选择或开发功能完善、安全可靠、操作便捷