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采购流程标准化操作与审核手册

一、手册适用范围与应用背景

本手册适用于企业内部所有采购活动，涵盖原材料、办公用品、设备采购、服务外包等各类采购场景，旨在规范采购全流程操作，保证采购活动的合规性、效率性与成本可控性。手册适用于需求部门、采购部、财务部、审计部及相关审批人员，为日常采购工作提供标准化指引，同时满足企业内部审计与合规管理要求。

二、采购全流程标准化操作步骤

（一）采购需求发起与确认

操作主体：需求部门、采购专员

操作说明：

需求提报：需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（详见模板一），明确物料/服务名称、规格型号、数量、预计单价、预算金额、用途、交付日期等关键信息，并附相关技术参数或需求说明（如技术图纸、服务要求等）。

需求初审：需求部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部。

需求复核：采购专员收到需求后，重点核对以下内容：

需求是否清晰、完整，技术参数是否明确；

预算金额是否符合公司预算标准（超出预算需附预算调整申请）；

是否存在可替代的现有资源（如库存物料、内部服务能力）。

复核通过后进入下一环节；不通过则退回需求部门补充或调整。

（二）采购审批流程

操作主体：需求部门、采购部、财务部、分管领导/总经理

审批权限（根据企业规模与采购金额分级，示例）：

采购金额（元）

审批人

≤5,000

需求部门负责人*

5,001-50,000

需求部门负责人*+采购经理*

50,001-200,000

需求部门负责人*+采购经理*+财务经理*

＞200,000

需求部门负责人*+采购经理*+财务经理*+总经理*

操作说明：

需求部门提交《采购需求申请表》后，按上述权限逐级审批；

审批人需在1个工作日内完成审批，逾期未视为默认通过；

审批通过后，采购部启动采购执行；审批不通过，由采购部反馈需求部门，说明原因并退回。

（三）供应商选择与管理

操作主体：采购专员、供应商评审小组（由采购、技术、质量人员组成）

操作说明：

供应商寻源：

通用物料/服务：从《合格供应商名录》（详见模板二）中筛选≥3家供应商进行询价；

新供应商/特殊物料：通过行业展会、招标平台、推荐等方式寻源，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）。

资质审核：采购专员填写《供应商资质审核表》（详见模板三），重点审核供应商的：

主体资格（是否在有效期内、经营范围是否符合需求）；

供货能力（生产规模、产能、库存情况）；

质量保障（质量体系认证、过往供货质量记录）；

财务状况（近1年财务报表，无严重失信记录）。

审核通过后纳入《合格供应商名录》。

询比价与议价：

向合格供应商发出《询价单》（详见模板四），明确需求规格、数量、交付时间、报价要求（含税率、运费等）；

收到报价后，采购专员整理《询比价记录表》（详见模板五），对比价格、质量、交期、服务等因素，形成初步供应商建议；

金额≥50,000元的采购需组织供应商评审会议（可线上/线下），集体评议后确定最终供应商。

（四）采购合同签订

操作主体：采购专员、法务部（如有）、分管领导

操作说明：

合同拟定：采购专员根据双方协商结果，使用公司标准《采购合同模板》（详见模板六），明确以下条款：

标的物名称、规格、数量、单价、总金额；

质量标准与验收方式；

交付时间、地点与方式；

付款方式与周期；

违约责任、争议解决方式；

其他特殊约定（如保密条款、知识产权等）。

合同审核：

采购部经理审核合同条款的合规性与商务条款合理性；

法务部（如有）审核法律风险，提出修改意见；

金额≥100,000元的合同需经总经理最终审批。

合同签订与盖章：审核通过后，由授权人签字并加盖公司公章，供应商需提供合法有效的签约文件（如授权委托书）。

（五）订单执行与交付跟踪

操作主体：采购专员、需求部门

操作说明：

订单下达：采购专员根据审批通过的合同，向供应商发出《采购订单》（详见模板七），同步抄送需求部门与财务部；

交付跟踪：

采购专员定期与供应商沟通生产/备货进度，保证按期交付；

若需延期，供应商需提前3个工作日书面说明原因，采购部评估影响后通知需求部门，协商解决方案；

异常处理：若供应商无法满足交付要求，采购部需启动备选供应商预案，保证需求不受影响。

（六）验收与入库

操作主体：需求部门、仓库管理员、质量部（如有）

操作说明：

到货通知：供应商交付物料后，采购专员通知需求部门与仓库管理员到货；

初步验收：

数量核对：清点物料数量是否与订单一致；

外观检查：检查包装是否完好，有无破损、潮湿等异常；

规格核对：确认物料名称、型号、规格是否与订单一致。

质量验收：

通用物料：需求部门根据技术标准进行质量检验，填写《验收单》（详见模板八）；

特殊物料/设备：可邀请质量部或第三方机