会议纪要撰写与执行任务分配模板.docVIP

会议纪要与执行任务分配模板工具包

一、模板适用场景与价值

本工具适用于各类企业内部会议场景，包括但不限于项目启动会、周/月度工作例会、跨部门协调会、问题复盘会、阶段性总结会等。通过标准化会议纪要撰写与任务分配流程，可帮助团队实现以下价值：

信息沉淀：保证会议关键信息（议题、决议、待办）不遗漏，形成可追溯的会议记录；

责任明确：通过任务分配表清晰界定负责人、时间节点与交付标准，避免职责推诿；

执行落地：配套任务跟踪机制，推动会议决议从“共识”转化为“行动”，提升会议效率与成果转化率。

二、会议纪要与任务分配全流程操作指南

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标

会议组织者需提前明确本次会议的核心目标（如“确定Q3项目推进计划”“解决跨部门协作问题”），并告知参会人员，保证讨论聚焦。

收集会议议题

提前3-5天向参会人员收集需讨论的议题，整理后形成《会议议程》，明确每个议题的预计时长、负责人，随会议通知一同发送。

确认参会人员与分工

根据议题内容确定必要参会人（决策人、执行人、相关方），并指定会议记录人（建议由非核心发言人员担任），提前告知记录人需重点关注“决议事项”“待办任务”“责任人”“截止时间”。

准备会议工具

准备会议签到表、投影设备、纪要模板（可提前导入电子文档），若为线上会议，提前测试会议软件功能并分享。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

记录会议基本信息

按模板要求记录会议名称、时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人等基础信息，保证可追溯。

跟踪议题讨论过程

按议程顺序逐项记录议题讨论内容，重点记录：

不同观点的争议点与共识点；

关键数据、案例或决策依据；

暂未达成一致的问题及后续处理建议。

提炼决议与待办任务

对每个议题的讨论结果进行总结，明确“决议事项”（需达成一致的结论）和“待办任务”（需后续执行的行动），待办任务需包含以下核心要素：

任务名称（简洁明确，如“完成市场调研报告”）；

负责人（具体到个人，避免“相关部门”等模糊表述）；

截止时间（精确到日期，如“2023年10月15日下班前”）；

交付标准（如“报告需包含3个竞品分析、2份用户调研问卷”）。

实时确认记录准确性

会议结束前，记录人需快速梳理纪要内容，重点核对决议事项与待办任务的准确性，由主持人及关键参会人员当场确认，避免信息偏差。

（三）会后整理与分发：推动任务落地

完善会议纪要

会后2个工作日内，记录人根据会议记录补充完善纪要内容，保证语言简洁、条理清晰，重点突出“决议事项”与“待办任务”，避免冗余的讨论细节。

分发与归档

将最终版会议纪要通过企业内部沟通工具（如钉钉、企业）发送至所有参会人员，抄送相关领导，并同步至公司文档管理系统（如飞书文档、SharePoint）归档，标题格式建议为“【会议纪要】会议。

任务跟踪与提醒

任务负责人收到纪要后，需在1个工作日内确认任务接收情况，若有疑问及时反馈。会议组织者或指定协调人需通过任务管理工具（如Teambition、Trello）或定期（如每周例会）跟踪任务进度，提前3天提醒负责人截止时间，保证按时交付。

三、核心模板工具包

模板一：会议基本信息表

会议名称

项目周例会（2023年第X周）

会议时间

2023年10月10日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）

主持人

*经理（项目部）

记录人

*专员（行政部）

应参会人员

经理、主管、专员、工程师等8人

实参会人员

经理、主管、专员、工程师等7人（*主管因公出差）

缺席人员及原因

*主管：赴客户现场对接项目

会议议程

1.上周任务完成情况回顾2.当前项目进度汇报3.跨部门协作问题讨论4.下周工作计划确认

模板二：议题讨论与决议记录表

议题序号

议题名称

讨论要点摘要

决议事项

1

上周任务完成情况回顾

工程师：功能模块开发完成80%，因技术难点延迟2天；专员：市场调研报告已完成初稿，待数据补充。

1.工程师需在10月12日前完成剩余开发工作并提交测试；2.专员协调市场部于10月11日前补充用户画像数据。

2

当前项目进度汇报

项目整体进度滞后5%，主要因供应链到货延迟；*主管提出与供应商协商交期方案。

1.由*主管牵头，10月13日前与供应商确定最终到货时间；2.若延迟超过3天，需启动备选供应商方案。

3

跨部门协作问题讨论

设计部与开发部对UI界面需求理解存在分歧，导致返工；需明确需求确认流程。

1.设计部经理需在10月14日前组织UI需求评审会，邀请开发部工程师参与；2.评审通过后由双方负责人签字确认，作为开发依据。

模板三：任务分配与跟踪表

任务ID

任务名称

所属议题

负责人

协同人

截止时间

交付标准

当前