合同管理标准化文件与工具集.docVIP

合同管理标准化文件与工具集

一、适用范围与核心目标

本工具集适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）的合同全生命周期管理场景，覆盖合同起草、审批、签署、履行、变更、归档等核心环节。通过标准化流程与工具模板，旨在实现三大目标：

规范管理：统一合同格式与审批流程，避免条款遗漏或合规风险；

提升效率：减少跨部门沟通成本，缩短合同处理周期；

风险控制：通过关键节点审核与条款校验，降低违约、法律纠纷等潜在风险。

二、标准化操作流程

（一）合同准备与起草阶段

目标：明确合同需求，保证基础信息完整、条款合规。

操作步骤：

需求梳理

业务部门根据合作需求（如采购、销售、服务等），填写《合同需求确认单》，明确合同标的、数量、质量标准、价款、履行期限、双方权利义务等核心要素。

涉及跨部门协作的（如采购需对接供应链、销售需对接法务），需提前召开需求沟通会，确认关键条款一致。

资料收集

收集合作方主体资质材料：营业执照（加盖公章复印件）、法定代表人身份证明、授权委托书（若由非法定代表人签署）、履约能力证明（如财务报表、业绩案例等）。

整理历史合作记录（如有），重点关注对方过往履约情况、是否存在违约记录。

模板选择与起草

根据合同类型（如买卖合同、服务合同、保密协议等），从《企业合同标准模板库》中选择对应模板（模板需经法务部门预先审核备案）。

按模板要求填写内容，重点标注【】中的可变条款（如合同金额、履行地点、争议解决方式等），保证无空白项（无内容的需划“/”或注明“无”）。

起草完成后，业务负责人需对内容真实性、完整性进行初审，签字确认。

（二）内部审批阶段

目标：通过多部门协同审核，保证合同合法、合规、合理。

操作步骤：

发起审批

起草人在OA系统或合同管理平台中创建审批流程，合同草案、《合同需求确认单》、合作方资质材料等附件，填写《合同审批表》（模板见第三章）。

明确审批节点及审批人：业务部门负责人→法务部门→财务部门→分管领导→总经理（根据合同金额分级审批，如金额≤5万元可止步分管领导，＞5万元需总经理审批）。

部门审核

业务部门负责人：审核合同内容是否符合业务需求，价款、履行期限等是否与谈判一致，资源是否可落实。

法务部门：重点审核条款合法性（如是否符合《民法典》等法律法规）、公平性（是否存在单方面免责条款）、完整性（是否约定违约责任、争议解决方式等），提出修改意见并反馈至起草人。

财务部门：审核价款支付方式、发票开具要求、财务条款是否符合公司财务制度，评估对方收款账户风险（如是否为对公账户、是否存在异常转账）。

高层审批

分管领导/总经理根据合同金额、战略重要性等，从整体经营风险、资源匹配度角度进行最终审批。

审批通过后，系统自动《合同审批意见汇总表》，列明各部门审核意见及最终审批结论；审批不通过的，需明确退回原因，起草人修改后重新发起审批。

（三）合同签署阶段

目标：完成合同法律效力确认，保证签署主体、文本内容准确无误。

操作步骤：

文本核对

起草人收到审批通过意见后，最终核对合同文本与审批版本是否一致，重点检查修改条款是否落实，页码、份数（通常一式两份或三份，双方各执一份，公司存档一份）是否准确。

签署准备

打印合同文本（需使用公司带logo的合同纸，关键页如金额页、签字页需加盖“合同专用章”骑缝章）。

准备合作方授权委托书（若非法定代表人签署）、身份证复印件（签署人签字并按手印），核实签署人权限是否与委托书一致。

签署与盖章

双方授权代表当面签署合同，签字需清晰可辨（不得代签），注明签署日期（日期需一致，不得早于审批日期或晚于实际签署日期3天）。

公司方加盖“合同专用章”（不得用公章代替，除非合同明确约定），骑缝章需覆盖合同所有连接页；合作方需加盖其公章或合同专用章（核对公章与营业执照名称是否一致）。

（四）履行与监控阶段

目标：跟踪合同执行进度，及时发觉并解决履约异常。

操作步骤：

履行交底

业务部门收到签署完成的合同后，3个工作日内组织内部交底会（涉及生产、采购、财务等相关部门），明确履行节点、责任人及输出成果（如交付时间、验收标准等）。

进度跟踪

业务部门指定专人作为合同履行负责人，按《合同履行跟踪表》（模板见第三章）记录履行进度（如“2024年3月1日：完成首批货物交付，附送货单”），每周更新一次状态，同步至OA系统。

涉及分阶段履行的合同，需在每阶段完成后由对方签署《履约确认书》，作为阶段性验收凭证。

异常处理

若对方出现违约（如延迟交付、质量不达标等），履行负责人需第一时间收集证据（沟通记录、检测报告等），填写《合同违约处理申请表》，提交法务部门评估责任，按合同约定采取协商、索赔或法律诉讼等措施。

（五）变更与解除阶段

目标：规范合同内容调整或终止流程，避免后续纠纷。

操作步骤：

变更申请

因市场变化、需求调整等原因需变