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财务费用申请单规范格式资金申请流程指导

一、适用范围与常见应用场景

本流程适用于公司各部门员工因公产生的各项费用申请，旨在规范资金使用审批，保证费用合规、合理。常见应用场景包括但不限于：

日常办公费用：如办公用品采购、打印复印费、通讯费等；

差旅费用：如员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通补助、伙食补助等；

业务招待费用：如接待客户、合作伙伴的餐费、礼品费等；

市场推广费用：如展会参展费、宣传物料制作费、广告投放费等；

其他合理费用：如固定资产小额采购、培训费、快递费等，需符合公司财务管理制度。

二、资金申请全流程操作步骤

（一）申请前准备：明确费用需求与合规性

确认费用必要性：根据工作需要，判断费用是否与业务直接相关，是否符合公司预算管理规定（如部门年度预算、专项费用预算等）。

收集合规票据：提前取得合法有效的费用凭证（如增值税发票、行程单、收据等），发票抬头需为“公司全称”，税号准确，且与实际业务内容一致（如“办公用品”发票不得开具为“耗材”）。

预估费用金额：根据市场标准或历史数据，合理预估费用总额，保证金额与实际支出基本一致，避免大幅调整。

（二）填写财务费用申请单：信息完整、准确无误

登录系统/模板：通过公司OA系统或财务部门官网《财务费用申请单》模板（或在线填写电子表单）。

填写基础信息：

申请人*：填写本人姓名，不得代填；

所属部门：填写申请费用所在的部门全称；

申请日期：填写提交申请的当天日期；

费用归属项目/编号：如涉及具体项目（如“展会”“客户开发”），需填写项目名称及编号，便于财务核算。

填写费用明细：

按费用类型分项填写（如“交通费”“住宿费”“餐费”等），不得合并填写（如“差旅费”需拆分为“交通费”“住宿费”“补助”等子项）；

每项费用需注明“费用期间”（如“2024年X月X日-X月X日”）、“金额”（大写+小写，大小写必须一致）、“事由说明”（如“北京出差往返高铁票”“客户接待餐费（3人，人均200元）”）；

大额费用（如单笔超过5000元）需附简要费用测算依据（如报价单、合同摘要）。

附件清单：在申请单中注明所附票据名称及数量（如“增值税发票1张，金额1200元；行程单1份”），并保证附件与申请单信息一致。

（三）部门内部审批：确认费用合理性

提交部门负责人审核：将填写完整的申请单及附件提交至直接部门负责人*（如部门经理/主管），说明费用用途及业务背景。

部门负责人审批要点：

核查费用是否符合部门年度预算；

判断费用支出是否必要、金额是否合理；

涉及多人参与的（如业务招待），需确认参与人员及标准是否符合公司规定（如招待客户人均不超过300元）。

审批结果反馈：部门负责人审核通过后，在申请单“部门负责人意见”栏签字并注明日期；若不通过，需注明驳回原因（如“超预算”“事由不清晰”），退回申请人修改。

（四）财务部门审核：合规性与票据把关

提交财务审核：部门审批通过后，将申请单及附件提交至财务部门审核岗*（如费用会计）。

财务审核要点：

票据合规性：发票真伪（通过“全国增值税发票查验平台”查验）、抬头/税号、开具日期、内容是否与业务一致，有无涂改、盖章不全等问题；

金额准确性：申请单金额与发票、附件金额是否一致，计算是否正确；

预算符合性：核查费用是否在预算范围内，超预算费用是否已履行额外审批流程（如提交《超预算申请表》）；

政策符合性：判断费用是否符合公司《财务管理制度》《费用报销细则》（如差旅补助标准、招待费审批权限等）。

审核结果处理：审核通过后，财务在“财务审核意见”栏签字并流转至下一环节；若不通过，注明具体问题（如“发票抬头错误”“未附行程单”），退回申请人补充或重填。

（五）领导审批：按权限分级审批

根据公司“分级授权”规定，不同金额/类型费用需由对应层级领导审批：

小额费用（如单笔≤5000元，日常办公费、差旅费等）：由财务审核通过后，提交至分管业务领导*（如业务总监）审批；

大额费用（如单笔＞5000元，或市场推广、固定资产采购等）：需经分管业务领导审批后，再提交至总经理*审批；

特殊费用（如单笔＞2万元，或涉及重大投资、战略合作等）：需提交至总经理办公会集体审议。

领导审批需在“分管领导/总经理意见”栏明确签署“同意”或“不同意”，并注明日期，不同意时需说明理由。

（六）出纳付款：资金拨付与登记

审批通过后通知出纳：申请人需通过OA系统或邮件通知出纳*，确认最终审批流程已完成。

出纳付款操作：

核查申请单及附件审批手续是否齐全（所有责任人签字完整）；

按公司付款方式安排资金拨付（银行转账、备用金支取等）：

银行转账：需提供准确的收款方账户信息（户名、账号、开户行），原则上以对公账户支付；

备用金支取：适用于小额零星费用，申请人需填写《备用金借款单》，金额不超过3000元，出差返回后5