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企业文件管理规范及操作手册

一、总则

（一）编制目的

为规范企业内部文件全生命周期管理，保证文件内容的完整性、准确性、安全性及可追溯性，提高文件管理效率，降低运营风险，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于[企业名称]各部门（含子公司、分支机构）在文件创建、审核、存储、借阅、销毁等环节的管理活动，覆盖行政、人事、财务、项目、合同等各类企业文件。

二、文件分类与管理职责

（一）文件分类标准

根据文件性质、用途及保密级别，企业文件分为以下四类：

行政管理文件：包括通知、会议纪要、公司制度、工作计划等；

人力资源管理文件：包括劳动合同、员工手册、考勤记录、培训资料等；

财务管理文件：包括财务报表、预算方案、费用报销单、审计报告等；

业务管理文件：包括项目方案、合同协议、技术图纸、客户资料等。

（二）部门职责分工

行政部门：统筹文件管理制度建设，监督各部门执行；负责行政管理文件的归档保管及全公司文件管理培训；

业务部门：负责本部门业务文件的起草、审核、提交及初步整理；保证文件内容真实、准确；

IT部门：提供电子文件存储系统（如企业云盘、OA系统）的技术支持，保障电子文件数据安全及系统稳定运行；

档案管理部门（若设置）：负责所有文件的最终归档、保管、借阅审批及销毁鉴定；未设置档案管理部门的，由行政部门兼任该职责。

三、文件全生命周期操作流程

（一）文件创建与命名

创建要求：

文件内容需符合企业业务需求，表述清晰、数据准确，避免错别字或歧义表述；

电子文件优先使用公司统一模板（见“四、常用管理模板”），纸质文件需使用公司标准纸张（A4）及字体（宋体小四，行距1.5倍）。

命名规则：

电子文件命名格式：[部门简称]-[文件类型]-[年份]-[序号]-[版本号]，示例：行政部-会议纪要-2024-001-V1.0；

纸质文件命名需与电子文件一致，并在右上角标注“部门-文件名称-日期”，示例：行政部-2024年度工作计划

（二）文件审核与批准

审核流程：

起草人：完成文件内容后，提交至部门负责人*初审；

部门负责人：审核文件内容是否符合部门工作需求、数据是否准确，通过后提交至分管领导审核；

分管领导：审核文件是否符合公司战略、制度及合规要求，重大文件（如年度预算、重要合同）需提交至总经理最终批准。

审核要点：

内容完整性：是否涵盖必要信息（如时间、责任人、执行标准等）；

流程合规性：是否需跨部门会签（如财务文件需财务部*会签）；

风险评估：是否存在法律风险、数据泄露风险等。

（三）文件存储与保管

电子文件存储：

存储路径：统一存放至公司指定电子系统（如OA系统“文件管理”模块或企业云盘“部门共享文件夹”），禁止存储在个人电脑本地或非公司授权云盘；

权限设置：根据文件密级分配访问权限（如“公开”“部门内可见”“仅管理员可见”），敏感文件（如财务报表、合同）需加密存储；

备份要求：IT部门每周对电子文件进行异地备份，各部门每月对重要文件进行本地备份。

纸质文件存储：

归档范围：已审核批准的纸质文件（如签批版合同、红头文件）需在完成审批后3个工作日内提交至档案室或行政部门统一保管；

存放要求：按“部门-文件类型-年份”分类存放，档案柜需标注清晰，并配备防火、防潮、防虫设备；

期限管理：根据文件类型确定保管期限（如合同保管期限为合同终止后10年，会议纪要保管期限为5年）。

（四）文件借阅与归还

借阅申请：

内部员工借阅文件需填写《文件借阅申请表》（见模板2），经部门负责人*签字后，提交至档案管理部门或行政部门审批；

外部单位借阅文件需持单位介绍信，经分管领导*批准，并由公司员工全程陪同。

借阅规范：

借阅期限：一般文件不超过3个工作日，特殊文件（如历史档案）不超过5个工作日，到期需办理续借手续；

使用要求：借阅文件不得涂改、转借、复制，确需复制的，需经文件管理部门批准并登记；

归还检查：归还时，文件管理部门需检查文件完整性，如有损坏或丢失，借阅人需承担相应责任。

（五）文件更新与销毁

文件更新：

当文件内容需修订时，由原起草部门填写《文件变更申请表》（见模板3），说明变更原因及内容，重新履行审核批准流程；

更新后的文件需替换原文件（电子文件删除旧版本，纸质文件回收作废），并在文件封面标注“最新版本”及更新日期。

文件销毁：

销毁鉴定：保管期限届满的文件，由档案管理部门会同业务部门、行政部门共同鉴定，确认无保存价值后，编制《文件销毁清单》（见模板4）；

销毁审批：《文件销毁清单》需经分管领导*批准，由档案管理部门监督执行；

销毁记录：销毁完成后，监销人及执行人需在清单上签字，销毁记录保存期限不少于3年。

四、常用管理模板

模板1：文件审批表

文件名称

文件编号

起草部门

起草人

文件类型

□行政□人事□财务□业务

版本号