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办公室文秘工作规范操作指南

前言

办公室文秘工作是机关、企事业单位日常运转中不可或缺的重要组成部分，是承上启下、联系内外、协调左右的关键枢纽。其工作质量直接关系到单位决策部署的贯彻落实、工作效率的高低以及对外形象的树立。为进一步提升办公室文秘工作的规范化、制度化、科学化水平，确保各项工作有条不紊、高效运转，特制定本指南。本指南旨在为办公室文秘人员提供一套清晰、实用的操作规范，以期更好地履职尽责，服务大局。

一、文书处理规范

文书处理是文秘工作的核心内容，包括公文的起草、审核、校对、印发、归档等环节，必须做到准确、规范、高效、保密。

（一）公文起草

1.领会意图，明确要求：接到起草任务后，首先要认真领会领导意图、工作目标和核心要求，明确公文的种类、行文对象、主要内容和预期效果。必要时，应与领导进行充分沟通，确保理解无误。

2.调研梳理，占有材料：围绕公文主题，搜集相关政策法规、上级指示、实际情况和数据资料，进行分析研究，确保公文内容言之有物、依据充分。

3.谋篇布局，逻辑清晰：根据公文种类和内容需要，合理安排结构层次，做到思路清晰、重点突出、条理分明。标题应准确概括公文主旨，简明扼要；正文应围绕主题展开，观点明确，论据充分，论证有力。

4.语言精炼，表述准确：使用规范的书面语，力求文字精炼、表达准确、通俗易懂，避免使用生僻词汇、模糊语言和空话套话。注意使用公文常用语和规范格式。

5.符合体例，格式规范：严格按照国家及本单位关于公文格式的规定，正确使用文种、文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词（如需）、抄送机关等要素。

（二）公文审核与校对

1.审核重点：审核是确保公文质量的关键环节，应重点审核行文必要性、内容真实性与准确性、政策合规性、格式规范性、文字表达流畅性以及涉密情况等。

2.校对职责：校对工作要坚持“三校一读”制度（撰稿人自校、校对人员一校二校、科室负责人或指定人员三校，重要文件需通读），确保无错字、漏字、多字，语句通顺，标点符号使用正确，图表数据准确无误，格式排版规范。

3.校对方法：可采用通读、对读、折校等多种方法相结合，注意力要高度集中，不放过任何细节。对不确定的内容，要及时查阅工具书或向相关人员核实。

（三）公文印发与归档

1.印发流程：公文经审核、签发后，应及时进行排版、印制。印制过程中要注意纸张规格、印刷质量。正式印发前，需再次核对版面格式。

2.分发登记：根据主送和抄送范围，准确、及时地分发公文，并做好分发登记，确保送达。涉密公文应通过机要渠道传递。

3.立卷归档：公文办理完毕后，应按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，及时收集齐全公文的正本、定稿、附件、领导批示、承办意见等材料，整理立卷，定期向档案管理部门移交，确保档案的完整与安全。

二、会议组织规范

会议是传达信息、研究问题、部署工作、协调行动的重要方式。文秘人员在会议组织中应做到周密安排、细致服务、规范有序。

（一）会前准备

1.明确会议需求：准确理解会议的目的、议题、规模、参会人员范围、会议形式、时间、地点等核心要素。

2.制定会议方案：根据会议需求，拟定详细的会议方案，包括会议议程、日程安排、参会人员名单、会议材料准备、会场布置、设备保障、后勤服务、经费预算等，并按程序报批。

3.下发会议通知：会议方案批准后，及时印发会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员、主要议程、需携带材料及其他注意事项。重要会议可通过电话、短信等方式进行提醒确认。

4.准备会议材料：根据会议议程，提前准备或督促相关部门准备会议所需的文件、报告、汇报材料、议程表、签到表等，并确保材料准确、规范、整洁，按需分装。

5.会场布置与检查：根据会议类型和规模，提前布置会场，包括台型摆放、座签制作与摆放、会标悬挂、横幅标语、音响设备、投影设备、灯光、空调、饮用水、文具等。会前需进行全面细致的检查调试，确保一切正常。

6.后勤保障：落实参会人员的交通、住宿、餐饮等后勤服务，特别是对特邀嘉宾和远道而来的参会者要给予妥善安排。

（二）会中服务

1.现场组织：会议开始前，文秘人员应提前到达会场，组织签到、引导就座，分发会议材料。

2.设备保障：安排专人负责会议期间音响、投影、灯光等设备的运行，及时处理突发故障。

3.会议记录：指定专人做好会议记录，力求准确、完整地记录会议的主要内容、讨论情况、形成的决议、领导讲话要点等。重要会议可进行录音录像存档。

4.服务协调：及时掌握会议进程，做好会议期间的各项协调服务工作，如传递文件、茶水供应、临时通知、应对突发情况等，确保会议顺利进行。

（三）会后工作

1.整理会议纪要：会后应尽快整理会议