团队会议记录与决策跟踪模板通用版.docVIP

团队会议记录与决策跟踪模板通用版

一、适用场景与价值

本模板适用于各类团队协作场景，包括但不限于：

常规团队例会：如周会、月度复盘会，用于同步进度、解决问题、明确下一步计划；

项目专项会议：如项目启动会、需求评审会、风险排查会，聚焦项目目标落地与关键决策；

跨部门协调会：如资源对接会、流程优化会，用于打破部门壁垒、明确协作分工；

突发问题处理会：如紧急故障复盘、客诉应对会，快速定位问题、制定解决方案。

通过标准化记录与跟踪，可保证会议信息不遗漏、决策责任到人、执行进度可视，提升团队协作效率与决策落地率。

二、模板使用全流程指南

（一）会前准备：明确会议目标与框架

确定会议必要性：若可通过其他方式（如文档同步、即时沟通）解决，则避免开会；若必须召开，需明确会议要解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决跨部门资源冲突”）。

提前发送会议通知：至少提前1天通知参会人，包含以下信息：

会议主题、时间、地点（线上需注明会议/平台）；

参会人员（主持人、记录人、核心决策人、执行接口人）；

会议议程（按优先级排序，每个议题预估时间，避免超时）；

会前准备材料（如项目数据、需求文档、待讨论问题清单）。

准备记录工具：指定记录人提前熟悉本模板，准备好会议签到表（若需）、投影设备（线上会议测试软件稳定性）。

（二）会中记录：聚焦关键信息与决策

核对基本信息：会议开始后，记录人首先填写模板中的“会议基本信息”（会议名称、时间、地点等），确认参会人、缺席人及原因。

按议程逐项记录：

讨论内容：记录每个议题的核心观点（避免逐字记录，提炼关键词）、争议焦点（如“技术团队认为需2周开发，市场部希望1周上线”）、共识结论（如“优先开发核心功能，次要功能延后”）；

决策事项：对会议达成的明确决策，需记录“决策编号”（按会议顺序编号，如01”）、“决策内容”（具体、可执行，避免模糊表述如“尽快推进”）、“负责人”（明确到人，如“技术部*经理”）、“完成时间”（具体日期或里程碑节点）、“资源支持”（如“需市场部提供用户调研数据”）；

行动项：对需要执行的任务，单独记录“任务描述”（如“完成用户画像初稿”）、“负责人”（如“产品部*专员”）、“截止日期”（如“2023-10-15”）、“优先级”（高/中/低）。

实时同步确认：记录过程中，主持人可定期同步记录要点（如“刚才关于A议题的决策是：由*负责，10月20日前完成，大家是否有补充？”），避免信息偏差。

（三）会后整理：分发与归档

24小时内完成记录整理：记录人根据会中笔记，补充完善模板内容，保证信息完整（如遗漏的发言要点、未明确的决策细节）。

内部审核与分发：

会议记录整理完成后，先发送给主持人审核，确认关键信息（尤其是决策与行动项）准确无误；

审核通过后，在24小时内分发至所有参会人及相关干系人（如项目组全员、协作部门负责人），抄送上级领导（若需）。

归档留存：将会议记录（含原始签到表、会议材料）按“年份-月份-会议类型”分类存档（如“2023-10-常规周会”），便于后续查阅。

（四）决策跟踪：闭环管理

建立跟踪机制：指定专人（如项目助理、会议记录人）每周更新“决策执行状态”，通过模板中的“状态”列跟踪（如“未开始/进行中/已完成/延期”）。

定期同步进度：在下次会议中，优先回顾上次会议的“决策事项”与“行动项”，由负责人汇报执行情况（如“已完成用户画像初稿，正在等待市场部反馈”），对延期任务说明原因及调整计划。

闭环确认：任务完成后，负责人需在模板中更新状态，并提交相关成果（如文档、数据），记录人存档后关闭该任务，保证“决策-执行-反馈-归档”全流程闭环。

三、会议记录与决策跟踪模板（通用版）

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

（例：项目Q3需求评审会）

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（例：公司3号会议室/线上会议）

主持人

记录人

应到参会人

（列出所有应参会人员姓名，如“产品部经理、技术部主管、市场部*专员”）

实到参会人

（列出实际参会人员姓名）

缺席参会人及原因

（例：“设计部*主管：因客户拜访缺席，已提前提交书面意见”）

（二）会议议程与讨论内容

议程编号

议题名称

发言要点（提炼核心观点，注明发言人）

争议点/未决事项

共识结论

1

Q3产品迭代优先级确定

经理：“用户反馈A功能需求最高，需优先开发”；主管：“B技术架构调整可提升后续效率，建议同步推进”

是否需同时开发A、B功能？资源是否充足？

优先开发A功能（核心用户需求），B功能调整延后至Q4，资源向A功能倾斜

2

跨部门协作流程优化

专员：“当前需求审批需5个部门签字，平均耗时3天，建议简化为2个关键节点”；主管：“需明确各部门响应时限”

简化流程后，责任如何划分？是否需增加线