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企业文档存档与信息管理制度

一、制度目的与依据

为规范企业各类文档的收集、整理、归档、保管及使用流程，保证文档信息的完整性、安全性及可追溯性，提高信息资源利用效率，防范信息泄露风险，依据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》及公司管理要求，制定本制度。

二、适用范围与管理目标

（一）适用范围

本制度适用于公司各部门（含子公司、分支机构，下同）在业务运营、管理活动中形成的各类纸质文档、电子文档（含邮件、即时通讯记录、电子表格等）及声像资料（含照片、录音、录像等），覆盖但不限于以下类型：

业务类：合同协议、项目方案、招投标文件、客户资料、销售数据、产品说明等；

行政类：会议纪要、制度文件、通知公告、工作计划、总结报告、公章使用记录等；

人事类：员工招聘资料、劳动合同、薪酬记录、培训档案、绩效考核结果等；

财务类：财务报表、发票、审计报告、预算方案、费用报销凭证等；

其他：涉及公司权益的法律文书、知识产权资料、对外合作文件等。

（二）管理目标

规范统一：建立标准化的文档分类、编码及归档流程，保证文档管理有章可循；

安全可控：通过权限管理、加密存储、备份机制等手段，保障文档信息不丢失、不泄露；

高效利用：实现文档快速检索与共享，支持业务决策与管理优化；

合规追溯：满足法律法规及监管要求，保证文档在保管期限内的完整性与法律效力。

三、职责分工

（一）行政部（或档案管理部门）

负责本制度的制定、修订及监督执行；

统筹公司文档归档工作的规划、指导与培训；

负责档案室（或服务器存储空间）的管理，包括文档接收、保管、借阅审批、销毁组织等工作；

定期组织文档管理检查，对各部门归档情况进行考核。

（二）各部门负责人

负责本部门文档管理的第一责任，督促员工按制度要求完成文档的整理与归档；

审核本部门重要文档的内容真实性与完整性；

配合行政部开展文档管理培训与检查工作。

（三）全体员工

按制度规定及时整理、提交本岗位产生的各类文档；

保证文档内容准确、格式规范，电子文档命名清晰、存储路径正确；

严格遵守保密规定，严禁擅自复制、传播或销涉密文档；

按规范办理借阅手续，按时归还文档，保证文档完好。

四、文档分类与编码规则

（一）分类维度

按部门：业务部、行政部、人事部、财务部、研发部等；

按业务性质：综合管理、市场营销、生产运营、技术研发、财务管理等；

按保密级别：公开级（可对外公开）、内部级（仅限内部使用）、秘密级（仅限相关部门及授权人员）、机密级（仅限高层管理人员及授权人员）；

按载体类型：纸质文档、电子文档、声像资料。

（二）编码规则

文档编号采用“部门代码-类别代码-年份-流水号”格式，示例：

业务部2023年销售合同：YW-HT-2023-001（YW=业务部，HT=合同，2023=年份，001=流水号）；

行政部2023年会议纪要：XZ-YJ-2023-015（XZ=行政部，YJ=会议纪要）。

五、文档管理全流程操作规范

（一）文档产生与审核

文档起草：员工根据工作需求起草文档，内容需真实、准确，格式符合公司模板要求（如合同使用标准合同模板，报告使用统一排版格式）。

部门审核：文档完成后，提交至部门负责人*审核，重点检查内容完整性、逻辑性及合规性，审核通过后签字确认。

跨部门会签：涉及多部门协作的文档（如项目方案、跨部门制度），需经相关部门负责人*会签，保证职责清晰、无争议。

审批生效：重大文档（如年度预算、重要合同、公司级制度）需提交分管领导或总经理审批，审批通过后方可正式使用或归档。

（二）文档归档准备

纸质文档整理

清理：去除无关附件（如草稿、重复文件），保证文档内容最终版本；

排序：按时间顺序或流程逻辑排列，页码连续（如多页需在右上角标注页码）；

装订：使用订书机或装订机装订，厚度超过3厘米的需拆分装订，加装封面（注明文档名称、编号、日期、部门、页数）。

电子文档整理

命名：按“文档编号-文档标题-版本号-日期”规则命名，如“YW-HT-2023-001-销售合同V1”；

存储：存储至公司指定服务器路径（如“\服务器名称\2023”），禁止存储在个人电脑或非加密U盘；

格式：电子文档优先采用PDF、Word、Excel等通用格式，特殊格式需同时保存原始文件及转换后的通用格式，保证可读性。

声像资料整理

照片：按“事件名称-日期-序号”命名，如“2023年度客户答谢会001”，并附文字说明（时间、地点、人物、事件）；

录音/录像：标注内容主题、录制时间、参与人员，存储至指定服务器“声像资料”文件夹。

（三）文档归档移交

归档时间

纸质文档：每月最后一个工作日，各部门将整理完成的文档移交至行政部；

电子文档：实时至指定服务器，每月底由部门负责人*确认完整性；

声像资料：事件发生后3个工作日内