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道路运输车辆电子档案管理指南

一、引言

道路运输车辆档案是道路运输管理的基础性信息资源，详实、准确、规范的车辆档案对于保障运输安全、提升行业管理水平、优化运输市场秩序具有至关重要的意义。随着信息技术的飞速发展和行业数字化转型的深入推进，传统纸质档案管理模式在存储、查询、流转、共享等方面的局限性日益凸显。推行道路运输车辆电子档案管理，是适应新时代道路运输发展要求，实现管理精细化、服务便捷化、监管智能化的必然趋势。本指南旨在为道路运输经营者、管理者提供一套系统、规范、实用的电子档案管理操作指引，以期推动道路运输车辆档案管理工作的科学化、标准化和高效化。

二、电子档案的内容构成

道路运输车辆电子档案的内容应全面、真实、准确反映车辆从购置到退出市场的整个生命周期的关键信息。其基本构成应包括但不限于以下几个方面：

（一）车辆基本信息

这是电子档案的基础核心部分，主要涵盖车辆的身份标识及权属信息。具体应包含车辆号牌、车辆类型、厂牌型号、车辆识别代号（VIN）、发动机号、注册日期、使用性质、所有人信息（名称、统一社会信用代码或身份证号、联系方式、地址）、初次登记证书、机动车行驶证等扫描件或数字化信息。确保这些信息与车辆实际情况及相关法定证件保持一致，是档案管理的首要要求。

（二）车辆技术档案

车辆技术状况是保障运输安全的核心要素，技术档案应详细记录车辆的技术参数和维护保养情况。内容包括：整车技术参数（如轴距、总质量、整备质量、核定载质量/载客人数、外廓尺寸等）、主要部件（如发动机、变速箱、车桥等）型号及技术参数、车辆购置发票或来历凭证、机动车安全技术检验合格证明（即年检记录）、车辆维护保养记录（包括各级维护的时间、项目、承修单位、更换的主要零部件等）、车辆修理记录（包括故障原因、维修项目、维修过程、竣工检验等）、车辆改装、改型、修理的相关批准文件及技术资料（如涉及）、车辆的主要技术性能检测报告（如动力性、经济性、制动性等，如进行过此类检测）。

（三）运营管理档案

针对投入运营的道路运输车辆，运营管理档案是监控其合规运营的重要依据。主要包括：道路运输证（含副业）的扫描件及相关信息、车辆年度审验记录、包车客运标志牌（如适用）、车辆运营线路或区域信息（如适用）、车辆调度记录、燃料消耗记录（可与监控系统数据对接）、车辆通行费记录、运输合同或协议关键信息摘要（涉及商业秘密的部分可做脱敏处理）等。

（四）安全监管档案

安全是道路运输的生命线，安全监管档案应系统记录车辆在安全方面的表现和管理痕迹。具体有：车辆投保机动车交通事故责任强制保险、承运人责任险及其他商业保险的保单信息（保险种类、保险金额、保险期限、承保公司等）、车辆交通事故记录（包括事故时间、地点、原因、责任认定、损失情况、处理结果等）、交通违法记录、车辆动态监控系统（如GPS/北斗）安装、使用及监控记录（包括平台接入证明、在线率、超速、疲劳驾驶等违规报警及处理记录）、车辆安全检查记录（包括日常安全检视、专项安全检查等）、驾驶员与车辆匹配信息（即哪些驾驶员可以驾驶该车辆）、车辆安全隐患排查及整改记录。

（五）其他相关材料

除上述主要类别外，还应包括车辆达到报废标准或因故退出道路运输市场的相关证明材料、以及其他按规定应存入档案的具有凭证意义或参考价值的电子文件和数据。

三、电子档案的管理流程与要求

电子档案的管理是一个系统性的过程，需要规范的流程和严格的要求来保障其质量和效用。

（一）档案的建立与录入

车辆电子档案应在车辆投入道路运输经营前或相关信息产生时及时建立。档案信息的录入应坚持“谁产生、谁录入、谁负责”的原则，确保信息的及时性、准确性、完整性和规范性。录入的数据应进行必要的校验，如格式校验、逻辑校验等，防止错误信息进入系统。原始纸质凭证在转化为电子档案时，应采用高清扫描或拍摄等方式，保证电子影像的清晰、完整、不失真，扫描分辨率建议不低于一定标准以保证可读性，并对电子影像进行命名和分类。

（二）档案的日常维护与更新

（三）档案的查询与利用

（四）档案的保管与销毁

电子档案的保管应依托安全可靠的档案管理系统和存储介质。档案数据应定期进行备份，包括本地备份和异地备份，以防止数据丢失或损坏。备份介质应妥善保管，并定期进行恢复测试，确保备份数据的可用性。明确电子档案的保管期限，一般应自车辆退出道路运输市场后至少保存一定年限。对于达到保管期限且无继续保存价值的电子档案，应按照规定的程序进行鉴定和审批后，方可进行销毁。销毁过程应有记录，并确保数据无法恢复。

四、电子档案管理的保障措施

为确保道路运输车辆电子档案管理工作的顺利开展并取得实效，必须建立健全相应的保障措施。

（一）组织领导与人员保障

运输企业或管理单位应明确分管领导负责电子档案管理工作，指定专门的部门或岗位（档案管理员）具体承担电子档案的日常