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企业人力资源管理系统用户手册

前言

本手册旨在为企业人力资源部门及相关岗位人员提供人力资源管理系统（以下简称“系统”）的标准化操作指引，帮助用户快速掌握系统功能，规范人力资源管理流程，提升工作效率。手册适用于系统管理员、HR专员、部门负责人等角色，内容涵盖系统核心功能模块的操作方法、适用场景及注意事项。请用户在使用前仔细阅读，保证操作规范。

一、系统概述

1.1系统定位与核心功能

本系统是一体化人力资源管理平台，覆盖员工全生命周期管理，包括用户权限管理、员工信息维护、考勤数据统计、薪酬核算、招聘流程跟踪、培训管理、异动管理及报表分析等功能。系统支持多角色协同操作，数据实时同步，助力企业实现人力资源管理的数字化、规范化。

1.2登录与界面说明

登录方式：通过企业内部网址访问系统登录页，输入工号（或用户名）及密码即可进入（首次登录需修改初始密码）。

界面布局：顶部导航栏包含“首页”“员工管理”“考勤管理”“薪酬管理”“招聘管理”“报表中心”“系统设置”等模块；左侧为功能菜单栏；中部为操作区域；右侧可显示待办事项及快捷入口。

二、员工信息管理模块

2.1员工信息建档适用场景

适用于新员工入职时，HR专员为其创建电子档案，记录基本信息、岗位信息、合同信息等，保证员工数据完整、准确，为后续考勤、薪酬、异动等模块提供数据支撑。

2.2员工信息建档操作步骤

步骤1：进入员工信息管理界面

登录系统后，左侧菜单栏【员工管理】→【员工信息维护】，进入员工列表页。

步骤2：新增员工档案

【新增员工】按钮，弹出“员工信息登记”表单。

步骤3：填写基础信息

按表单要求依次填写：姓名（小张）、性别、出生日期、身份证号（110，仅示例）、联系电话（1385678）、邮箱（zhang*company）、政治面貌、现居住地址等。

步骤4：填写岗位信息

选择所属部门（如“技术研发部”）、岗位名称（“前端开发工程师”）、入职日期、汇报上级（*李经理）、用工形式（“劳动合同制”）、合同期限（如“3年”）等。

步骤5：附件

“附件”区域，员工身份证复印件、学历证书、劳动合同扫描件等（支持PDF、JPG格式，单个文件不超过5MB）。

步骤6：提交与审核

填写完毕后，【提交】按钮，系统自动提交至部门负责人审核（若企业设置审核流程）。审核通过后，员工档案正式生效；若驳回，HR专员需根据驳回意见修改后重新提交。

2.3员工信息登记表示例

字段名称

填写内容示例

工号

EMP2024001

姓名

*小张

部门

技术研发部

岗位

前端开发工程师

入职日期

2024-03-01

合同期限

2024-03-01至2027-02-28

身份证号

110*（隐藏部分）

联系电话

1385678

2.4信息建档操作注意事项

信息准确性：身份证号、联系方式等关键信息需反复核对，避免因数据错误导致社保、薪酬核算异常。

附件完整性：劳动合同、学历证书等必备附件必须，否则影响员工入职流程。

权限控制：普通员工仅可查看本人信息，HR专员拥有新增、修改权限，部门负责人可审核本部门员工信息。

数据保密：严禁泄露员工隐私信息（如身份证号、家庭住址等），违规者将按企业规定处理。

三、考勤管理模块

3.1考勤数据统计适用场景

适用于HR专员每月统计员工考勤情况，包括迟到、早退、旷工、加班、请假等数据，为薪酬核算提供依据；同时支持员工查看个人考勤记录，保证考勤数据透明。

3.2考勤统计操作步骤

步骤1：进入考勤管理界面

【考勤管理】→【月度考勤统计】，选择统计月份（如“2024年3月”）。

步骤2：导入考勤原始数据

若企业已对接考勤机，【同步考勤数据】，系统自动读取打卡记录；若未对接，【手动导入】，模板（Excel格式），填写员工工号、姓名、打卡日期、打卡时间、考勤状态（“正常”“迟到”“早退”“旷工”“加班”“请假”）等信息后。

步骤3：异常数据调整

系统自动标记异常记录（如未打卡、迟到超过30分钟），HR专员需核对并调整：

针对未打卡员工，联系其提交补卡申请（需审批通过的纸质证明），审核通过后修改考勤状态为“正常补卡”。

针对加班记录，确认员工是否提交加班申请（通过【加班管理】模块审核），未申请的需补流程。

步骤4：考勤报表

数据核对无误后，【报表】，系统自动导出《月度考勤汇总表》（含各部门考勤数据）及《员工个人考勤明细表》（支持按部门、姓名筛选）。

步骤5：审核与归档

将报表提交至部门负责人审核，确认无异议后提交HR主管审批，审批通过后归档至系统“考勤档案”模块。

3.3考勤数据导入模板示例

工号

姓名

考勤日期

上班打卡时间

下班打卡时间

考勤状态

备注

EMP2024001

*小张

2024-03-01

09:00

18:30

正常

EMP2024002

*

2024-03-02

0